Checklist para organizar una boda clásica sin olvidar nada

Organizar una boda clásica requiere coordinar decisiones que dependen unas de otras: primero la fecha, los invitados y el presupuesto; después los espacios y los proveedores. Esta checklist reúne 73 tareas para avanzar por orden, desde reservar la ceremonia y la celebración hasta confirmar el menú, las mesas, la música y el transporte. También contempla detalles que suelen llegar tarde, como las preferencias dietéticas, los programas impresos, los anillos y las entregas del día de la boda.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha de la boda
2 personas
Elaborar la lista de invitados
2 personas
Distribuir el presupuesto
2 personas
Reservar el lugar de la ceremonia
2 personas
Reservar el lugar de la fiesta
2 personas
Reservar el catering
2 personas
Reservar fotógrafo
2 personas
Gestionar la música
2 personas
Diseñar invitaciones de boda
2 personas
Enviar las invitaciones de boda
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Organizar la disposición de las mesas
2 personas
Definir el menú
2 personas
Preparar el programa de la ceremonia
2 personas
Seleccionar canciones
2 personas
Organizar transporte para los invitados
2 personas
Encargar el ramo de novia
Pedir tarta
2 personas
Comprobar los anillos
2 personas
Imprimir el programa
2 personas
Imprimir menús
2 personas
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Confirmar entregas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Actualizar la lista de invitados
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Recoger la tarta
2 personas
Recoger flores
2 personas
Clasificar la decoración
2 personas
Preparar el programa de la ceremonia
Colocar los anillos
Abrir la ubicación
2 personas
Recibir las entregas
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar la disposición de la ceremonia
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar arreglos florales
2 personas
Poner la mesa
4 personas
Colocar las tarjetas con nombres
2 personas
Preparar la restauración
3 personas
Preparar las bebidas
2 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Comprobar los baños
Recibir a los novios
2 personas

Evento

Dar la bienvenida a los invitados
3 personas
Coordinar la ceremonia
3 personas
Servir champán
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Coordinar la foto de grupo
2 personas
Servir la cena
5 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Cortar la tarta
2 personas
Servir café y té
3 personas
Coordinar la música y el baile
2 personas
Servir aperitivos nocturnos
2 personas
Despedir a los invitados
2 personas

Seguimiento

Refrigerar los sobrantes
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Recoger los artículos prestados
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Guardar los víveres no utilizados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas redondascant. 8
Mesas largas de bufécant. 4
Sillascant. 90
Mesas altascant. 6
Manteleríacant. 12
Fundas para sillascant. 90

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Tazas de cafécant. 90
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 100
Copas de champáncant. 90
Cucharillas de cafécant. 100
Cuchillos de mesacant. 100
Tenedores de mesacant. 100
Cucharas de mesacant. 100
Cucharonescant. 16
Cuchillo para tarta
Bandejas de servircant. 12
Fuentes para postrescant. 6

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neverascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Reproductor de música
Mesa de mezclas

Iluminación

Guirnalda de lucescant. 6
Lámparas de mesacant. 8
Velas LEDcant. 40

Decoración

Arreglos floralescant. 10
Cartel de bienvenida
Arco de ceremonia
Cintascant. 6
Decoraciones de mesacant. 8
Portavelascant. 40
Cojín para anillos
Libro de visitas
Bolígrafoscant. 6
Números de mesacant. 8
Cartas del menúcant. 90
Tarjetas de nombrecant. 90
Programas de ceremoniacant. 100

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 3
Jarras medidorascant. 2
Cuencos para mezclarcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Termoscant. 4
Abrebotellascant. 4
Sacacorchoscant. 4
Base para tartas
Espátula para tartas

Limpieza

Papeleracant. 6
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la fecha, la lista provisional de invitados y el presupuesto: el número de personas condiciona el lugar, el catering, las mesas, las sillas y la vajilla.
Reserva cuanto antes los servicios con disponibilidad limitada, como la ceremonia, el espacio de la fiesta, el catering y el fotógrafo. No esperes a tener todos los detalles del menú para bloquear estas fechas.
Envía las invitaciones con suficiente margen para recoger las confirmaciones y las preferencias dietéticas antes de distribuir las mesas y cerrar el número final con el catering.
Revisa por separado el equipo técnico y la electricidad: micrófonos inalámbricos, altavoces, reproductor, mesa de mezclas, cables alargadores y regletas deben estar disponibles y probados antes de la ceremonia.
Haz una comprobación final de entregas y del pronóstico del tiempo durante la última semana. Confirma especialmente la tarta, el ramo, la mantelería, la vajilla, las bebidas y cualquier transporte de invitados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que empezar a organizar una boda clásica?: Empieza entre 9 y 12 meses antes si quieres elegir con calma la fecha, los espacios y los proveedores principales. Las invitaciones pueden diseñarse después, pero conviene enviarlas con varias semanas de margen para recibir las confirmaciones.
¿Cuándo se envían las invitaciones de boda?: Envíalas aproximadamente 3 meses antes de la boda; si muchos invitados viajan, hazlo con 4 o 5 meses de antelación. Fija una fecha de respuesta que quede al menos 4 semanas antes de la celebración para cerrar el menú y las mesas.
¿Cuándo hay que confirmar el número de invitados al catering?: Confirma el número final entre 2 y 4 semanas antes de la boda, según el plazo que indique el proveedor. Antes de hacerlo, recoge las preferencias dietéticas y comprueba que coincidan con la distribución de las mesas y el menú.
¿Qué hay que revisar la semana antes de una boda?: Durante los 7 días previos, confirma las entregas, el transporte, la tarta, el ramo, los anillos y el material impreso. Consulta también el pronóstico del tiempo y prueba el sonido, los micrófonos y las conexiones eléctricas.

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