Einen Polizeikongress Schritt für Schritt organisieren

Ein Polizeikongress steht und fällt mit einem belastbaren Ablaufplan: Erst legst du Datum, Programm und Räume fest, danach folgen Referenten, Einladungen und Anmeldungen. Plane Technik, Sicherheitsunterlagen und Catering nicht erst für die letzte Woche. Besonders Präsentationen, Namensschilder und Teilnehmerdaten brauchen feste Fristen. Mit einer klaren Reihenfolge vermeidest du Wartezeiten bei der Registrierung und technische Probleme während der Vorträge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Location und Räume reservieren
3
Referenten ansprechen
2 Personen
4
Redner und Themen bestätigen
2 Personen
5
Einladungen erstellen
2 Personen
6
Anmeldeformular einrichten
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Parkinformationen versenden
11
Namensschilder gestalten
12
Programm finalisieren
2 Personen
13
Präsentationen sammeln
14
Catering bestellen
15
Technik reservieren
16
Sicherheitsanweisungen erstellen
2 Personen
17
Evakuierungsplan prüfen
2 Personen
18
Lieferanten bestätigen
19
Teilnehmerliste exportieren
20
Namensschilder drucken
2 Personen
21
Programmhefte drucken
2 Personen
22
Präsentationen testen
2 Personen
23
Einkäufe abholen
2 Personen
24
Getränke kühlen
2 Personen
25
Registrierungsmaterial bereitstellen
2 Personen

Event

26
Raumaufteilung markieren
2 Personen
27
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
28
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
29
Bühne und Rednerpult aufstellen
3 Personen
30
Projektionsleinwand aufstellen
2 Personen
31
Musikanlage anschließen
2 Personen
32
Mikrofone testen
2 Personen
33
Präsentationen auf den Laptop laden
34
Beleuchtung kontrollieren
35
Beschilderung anbringen
2 Personen
36
Namensschilder sortieren
2 Personen
37
Kaffee-Stationen einrichten
2 Personen
38
Mittagsbuffet vorbereiten
3 Personen
39
Referenten empfangen
2 Personen
40
Freiwillige einweisen
2 Personen
41
Anmeldetresen besetzen
3 Personen
42
Teilnehmer begrüßen
3 Personen
43
Programm verteilen
2 Personen
44
Eröffnungssession begleiten
2 Personen
45
Sprecher technisch unterstützen
2 Personen
46
Zeitplan überwachen
47
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
48
Kaffeepause servieren
3 Personen
49
Getränke nachfüllen
2 Personen
50
Benutztes Geschirr abräumen
2 Personen
51
Pausenräume kontrollieren
2 Personen
52
Abendessen servieren
4 Personen
53
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
54
Podiumsdiskussion moderieren
2 Personen
55
Netzwerkempfang vorbereiten
3 Personen
56
Snacks servieren
3 Personen
57
Anwesenheitsregistrierung abschließen
58
Abschluss ankündigen
59
Teilnehmer verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

60
Abfall sammeln
3 Personen
61
Geschirr und Gläser abwaschen
3 Personen
62
Cateringmaterial reinigen
2 Personen
63
Technik ausschalten
2 Personen
64
Präsentationen sichern
65
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
66
Räume reinigen
3 Personen
67
Beschilderung entfernen
2 Personen
68
Technische Geräte zurückgeben
2 Personen
69
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
70
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
71
Fundgegenstände registrieren
72
Dankesnachricht versenden
73
Rechnungen und Belege sammeln
74
Teilnehmerdaten archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KongressstühleAnz. 120
KlappischeAnz. 18
RegistrierungstischeAnz. 3
Rednerpult
BühnenelementeAnz. 4
Lounge-SesselAnz. 8
KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

ProjektorAnz. 2
ProjektionsleinwandAnz. 2
PräsentationslaptopAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 4
TischmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 4
Mischpult
HDMI-KabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
LaserpointerAnz. 3
PowerbanksAnz. 6
Laptop-LadegeräteAnz. 4
WLAN-RouterAnz. 2

Geschirr

WassergläserAnz. 140
KaffeetassenAnz. 120
TeegläserAnz. 60
Dinner-TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 24
ServierzangenAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
BuffetwärmerAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und ServiermesserAnz. 6
SchälchenAnz. 24
EiswürfelbehälterAnz. 4

Dekoration

NamensschildhalterAnz. 120
TischdeckenAnz. 18
KongressbannerAnz. 6
SchildhalterAnz. 20
StiftehalterAnz. 12
Wegweiser-SchilderAnz. 12

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 4
PräsentationsspotsAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum, Räume und Programm zuerst fest. Bestätige Referenten und Themen anschließend schriftlich, damit Einladungen mit verlässlichen Angaben verschickt werden können.
Richte das Anmeldeformular ein, bevor du Einladungen versendest. Erfasse dabei direkt Ernährungswünsche und verschicke Parkinformationen spätestens 7 Tage vor dem Kongress.
Sammle Präsentationen spätestens 3 Tage vor Beginn ein und teste jede Datei auf dem Präsentationslaptop. Prüfe dabei Projektor, Leinwand, HDMI-Kabel, Mikrofone und Lautsprecher gemeinsam.
Bestelle Catering nach der Anmeldefrist und rechne die gemeldeten Ernährungswünsche getrennt aus. Stelle für Registrierung und Pausen ausreichend Tische, Namensschilder, Wassergläser, Kaffeetassen und Teegläser bereit.
Prüfe Sicherheitsanweisungen und Evakuierungsplan vor dem Aufbau mit der Location. Exportiere die Teilnehmerliste, drucke Namensschilder und Programmhefte spätestens am Vortag und lege das Registrierungsmaterial vollständig bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Polizeikongress planen?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Location und Programm. Referenten, Technik und Catering sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Kongress bestätigt sein.
Wann verschickt man die Einladungen zu einem Polizeikongress?: Verschicke die Einladungen etwa 6 Wochen vor dem Termin. Setze die Anmeldefrist auf 7 bis 10 Tage vor dem Kongress, damit Teilnehmerliste, Namensschilder und Catering rechtzeitig fertig werden.
Wie viele Mikrofone braucht ein Polizeikongress?: Plane mindestens ein Funkmikrofon für Referenten und ein Tischmikrofon für Podium oder Moderation ein. Bei mehreren Personen auf der Bühne solltest du pro gleichzeitig sprechender Person ein Mikrofon vorsehen.
Wann müssen Präsentationen für den Polizeikongress vorliegen?: Fordere alle Präsentationen spätestens 3 Tage vor Beginn an. Teste sie danach gesammelt auf dem Präsentationslaptop und prüfe zusätzlich die Verbindung über HDMI sowie die Tonübertragung.

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