Ein Familientanzfest Schritt für Schritt organisieren

Ein Familientanzfest gelingt, wenn Musik, Tanz und Bewirtung früh aufeinander abgestimmt werden. Beginne mit Datum, Ort, Budget und Gästeliste und lege danach den Ablauf fest. Besonders bei Familienveranstaltungen werden Anmeldungen, Allergien und die endgültige Gästezahl oft zu spät erfasst. Plane außerdem Technik, Helfer und Offline-Musik rechtzeitig ein, damit am Veranstaltungstag nicht improvisiert werden muss.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Festbudget festlegen
2 Personen
3
Gästeliste zusammenstellen
2 Personen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen erfassen
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Musikvorlieben sammeln
8
Reservierung der Location bestätigen
9
Soundgenehmigung prüfen
10
Endgültige Gästezahl festlegen
2 Personen
11
Raumaufteilung skizzieren
2 Personen
12
Musikprogramm zusammenstellen
2 Personen
13
Tanzaktivitäten auswählen
2 Personen
14
Cateringmenü festlegen
2 Personen
15
Allergien an die Küche weitergeben
16
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
17
Leihmaterialien reservieren
18
Deko-Vorrat prüfen
2 Personen
19
Freiwillige einteilen
2 Personen
20
Drehbuch ausdrucken
21
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
22
Musikdateien herunterladen
23
Playlist offline testen
24
Einkaufen gehen
3 Personen
25
Getränke kühlen
2 Personen
26
Snacks vorbereiten
4 Personen
27
Desserts vorbereiten
2 Personen
28
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
29
Tanzfläche freiräumen
3 Personen
30
Partyzelte aufbauen
4 Personen
31
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
32
Musikwiedergabe testen
2 Personen
33
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
34
Dekoration aufhängen
3 Personen
35
Buffettische einrichten
3 Personen
36
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
37
Getränkepunkt einrichten
2 Personen
38
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
39
Häppchen auf Platten anrichten
3 Personen
40
Allergenetiketten anbringen
2 Personen
41
Toiletten kontrollieren
42
Müllstationen aufstellen
2 Personen
43
Informationsschild aufhängen
44
Willkommenstisch vorbereiten
2 Personen
45
Letzte Sicherheitsrunde durchführen
2 Personen

Event

46
Gäste empfangen
3 Personen
47
Namensschilder verteilen
2 Personen
48
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
49
Playlist starten
50
Eröffnungsrede halten
51
Tanzfläche betreuen
2 Personen
52
Kinderaktivitäten betreuen
3 Personen
53
Snacks servieren
3 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Buffet eröffnen
2 Personen
56
Warme Speisen servieren
4 Personen
57
Buffet auffüllen
3 Personen
58
Benutztes Geschirr einsammeln
2 Personen
59
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
60
Dessert servieren
3 Personen
61
Tanzwettbewerb begleiten
2 Personen
62
Wunschsongs bearbeiten
63
Fotomoment begleiten
2 Personen
64
Abschiedsmusik starten
65
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

66
Reste sicher kühlen
2 Personen
67
Abfall sammeln
3 Personen
68
Geschirr vorspülen
2 Personen
69
Anlage ausschalten
2 Personen
70
Dekoration abholen
3 Personen
71
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
72
Partyzelte abbauen
4 Personen
73
Boden fegen und wischen
3 Personen
74
Toiletten reinigen
2 Personen
75
Küche reinigen
3 Personen
76
Geschirr abwaschen
3 Personen
77
Kühlboxen leeren
2 Personen
78
Materialien zurückbringen
2 Personen
79
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
80
Fundsachen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 70
BuffetischeAnz. 3
KlappischeAnz. 2
PartyzelteAnz. 2
GarderobenständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

TellerAnz. 80
DesserttellerAnz. 80
TrinkgläserAnz. 100
WeingläserAnz. 40
KaffeetassenAnz. 60
GabelnAnz. 80
MesserAnz. 80
LöffelAnz. 80
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 3
ZangenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
EisbehälterAnz. 3

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofonAnz. 2
Mikrofonständer
AudiokabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Laptop
LadestationenAnz. 2

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 6
DiscolampenAnz. 2
TaschenlampenAnz. 3

Dekoration

BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
PapiergirlandenAnz. 8
TischdeckenAnz. 10
ServiettenhalterAnz. 8
NamensschilderAnz. 70
AllergiekärtchenAnz. 20
Fotowand
FotorequisitenAnz. 20
Willkommensschild
WegweiserAnz. 6
Preise für den TanzwettbewerbAnz. 6

Reinigung

BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum, Ort und Budget zuerst fest und verschicke die Einladungen so früh, dass du mindestens 14 Tage vor dem Fest eine belastbare Rückmeldung erhältst.
Erfasse mit der Anmeldung nicht nur die Personenzahl, sondern auch Ernährungswünsche und Allergien. Gib die vollständigen Angaben spätestens 7 Tage vor dem Fest an die Küche weiter.
Plane Musikblöcke und Tanzaktivitäten für den gesamten Abend und teste die Playlist mindestens 2 Tage vorher offline. So bist du nicht von einer Internetverbindung abhängig.
Skizziere die Raumaufteilung vorab: Tanzfläche, Sitzplätze, Buffet, Garderobe und Lautsprecher dürfen sich nicht gegenseitig behindern. Prüfe außerdem rechtzeitig, ob eine Genehmigung für die Lautstärke nötig ist.
Teile Helfer für Aufbau, Buffet, Musik und Abbau ein und drucke den Ablauf aus. Getränke sollten am Vortag gekühlt werden; Leihmaterial und fehlende Ausstattung organisierst du besser mindestens 7 Tage vorher.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einem Familientanzfest einladen?: Verschicke die Einladungen idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. Bitte um Zu- oder Absagen spätestens 14 Tage vor dem Fest, damit Catering, Sitzplätze und Geschirr passend geplant werden können.
Wie viele Getränke braucht man für ein Familientanzfest?: Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Plane zusätzlich Wasser für alle Altersgruppen sowie Eis und Kühlmöglichkeiten ein.
Wann muss die endgültige Gästezahl feststehen?: Lege die endgültige Gästezahl spätestens 7 Tage vor dem Familientanzfest fest. Dann kannst du Menü, Allergieangaben, Stühle, Teller, Gläser und Namensschilder ohne Zeitdruck anpassen.
Wie plant man die Musik für ein Familientanzfest?: Sammle die Musikvorlieben mit der Anmeldung und stelle daraus mehrere kurze Tanzblöcke zusammen. Lade die Musik spätestens 2 Tage vorher herunter und teste Lautsprecher sowie Playlist vollständig ohne Internet.

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