Ein 40-jähriges Jubiläum Schritt für Schritt organisieren

Bei einem 40-jährigen Jubiläum entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung darüber, ob der Tag entspannt bleibt. Beginne mit der Gästeliste und den Rückmeldungen, bevor du Essen, Sitzplätze und Programm festlegst. Danach koordinierst du Kuchen, Getränke, Buffet, Präsentation und die technische Ausstattung. Am Veranstaltungstag brauchst du vor allem einen klaren Zeitplan: Aufbau, Kühlung, Empfang und der letzte Techniktest dürfen nicht gleichzeitig passieren.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Gästeliste erstellen
2
Einladungen verschicken
3
Anmeldungen bearbeiten
4
Ernährungswünsche erfassen
5
Torte bestellen
6
Zusätzliche Stühle organisieren
7
Musik zusammenstellen
8
Fotos für die Präsentation sammeln
9
Präsentation vorbereiten
10
Programm drucken
11
Einkaufsliste prüfen
12
Einkaufen gehen
2 Personen
13
Kuchen und Gebäck abholen
14
Getränke kalt stellen
2 Personen
15
Geschirr und Glaswaren prüfen
16
Buffet vorbereiten
3 Personen
17
Salate und Snacks zubereiten
3 Personen
18
Tische aufstellen
3 Personen
19
Stühle aufstellen
2 Personen
20
Dekoration aufhängen
2 Personen
21
Licht und Musik testen
2 Personen
22
Buffet und Getränketisch einrichten
3 Personen
23
Willkommenstisch einrichten
24
Abschließende Reinigung durchführen
2 Personen

Event

25
Gäste empfangen
2 Personen
26
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
27
Snacks servieren
2 Personen
28
Getränke nachfüllen
2 Personen
29
Buffet auffüllen
2 Personen
30
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
31
Jubiläumstorte anschneiden
2 Personen
32
Fotos machen
33
Musik organisieren
34
Geschirr abwaschen
2 Personen

Nachbereitung

35
Reste gekühlt aufbewahren
2 Personen
36
Dekoration entfernen
2 Personen
37
Möbel wegräumen
3 Personen
38
Abfall sammeln
2 Personen
39
Location reinigen
3 Personen
40
Materialien prüfen
2 Personen
41
Geliehene Sachen zurückgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 6
StühleAnz. 50
BuffetischeAnz. 2
Tischdecken-TischeAnz. 6
StehtischeAnz. 3

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 50
KuchenplattenAnz. 50
KaffeetassenAnz. 40
WassergläserAnz. 60
WeingläserAnz. 50
BestecksetsAnz. 55
ServierschalenAnz. 12

Küche

ServierbesteckAnz. 12
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
Tortenmesser

Ausstattung

KühlboxenAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Laptop
Beamer
VerlängerungskabelAnz. 3

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 4
LED-LampenAnz. 6

Dekoration

BallonsAnz. 50
Ballonbogen
GirlandenAnz. 6
TischdekorationenAnz. 8
Ziffern 40
FotorahmenAnz. 10
NamensschilderAnz. 50
Grußkartenbox

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 3
MüllbeutelhalterAnz. 3
PutzeimerAnz. 2
WischmopsAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Verschicke die Einladungen früh genug, damit du spätestens zwei bis drei Wochen vor dem Jubiläum mit einer belastbaren Gästezahl rechnen kannst. Frage dabei auch nach Allergien und besonderen Ernährungswünschen.
Plane Sitzplätze und Buffet nicht erst am Veranstaltungstag. Stelle zusätzliche Stühle bereit und prüfe, ob Tische, Buffettafeln, Geschirr, Gläser und Besteck für alle Gäste plus etwa 10 Prozent Reserve vorhanden sind.
Kühle Getränke mindestens zwei bis drei Stunden vor dem Eintreffen der Gäste. Richte die Getränkestation getrennt vom Buffet ein, damit sich keine Schlange direkt am Essen bildet.
Sammle Fotos für die Präsentation spätestens eine Woche vorher und teste Laptop, Beamer, Lautsprecher, Verlängerungskabel und Licht am Vortag. So bleibt Zeit, ein fehlendes Kabel oder ein inkompatibles Format zu ersetzen.
Hole Torte und Gebäck am Veranstaltungstag mit ausreichend Abstand zum Empfang ab und plane für Aufbau, Dekoration und den letzten Reinigungsgang mindestens 90 Minuten ein. Eine Person sollte währenddessen ausschließlich die Gäste begrüßen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einem 40-jährigen Jubiläum einladen?: Verschicke die Einladungen idealerweise sechs bis acht Wochen vorher. Bitte um Rückmeldung spätestens zwei bis drei Wochen vor dem Termin, damit du Essen, Getränke, Sitzplätze und Sonderwünsche verlässlich planen kannst.
Wie viele Getränke braucht man für ein 40-jähriges Jubiläum?: Rechne für die erste Stunde mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person und danach mit ungefähr einem Getränk pro Stunde. Stelle zusätzlich Wasser bereit und plane rund 10 Prozent Reserve ein, besonders wenn das Fest mehrere Stunden dauert.
Wann sollte man die Präsentation für das Jubiläum vorbereiten?: Sammle Fotos und Beiträge spätestens eine Woche vor dem Fest. Teste die Präsentation am Vortag vollständig mit Laptop, Beamer und Lautsprechern und speichere sie zusätzlich auf einem zweiten Datenträger.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor dem Jubiläum?: Plane mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Buffet, Getränketafel, Dekoration, Technik und die letzte Reinigung ein. Getränke sollten zwei bis drei Stunden vorher gekühlt werden, damit sie beim Empfang bereitstehen.

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