So organisierst du einen Weihnachtsmarkt

Ein Weihnachtsmarkt steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst legst du Datum, Öffnungszeiten und Gelände fest, danach klärst du Genehmigungen, Stände, Strom und Verkäufer. Später folgen Standplan, Preise, Musik, Beleuchtung und Einkäufe. Plane nicht nur die Verkaufsflächen, sondern auch Kabelwege, Wechselgeld, Kühlung und wetterfeste Kleidung ein. So erkennst du Engpässe, bevor am Veranstaltungstag die ersten Gäste eintreffen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
2
Ort und Gelände einteilen
3 Personen
3
Genehmigungen und Meldungen prüfen
2 Personen
4
Stände und Materialien reservieren
2 Personen
5
Stromanschlüsse und Kabelroute festlegen
2 Personen
6
Verkaufsstände inventarisieren
2 Personen
7
Teilnehmende Verkäufer kontaktieren
2 Personen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
11
Standorte und Zeiten bestätigen
2 Personen
12
Freiwillige einteilen
2 Personen
13
Materialreservierungen bestätigen
2 Personen
14
Lageplan und Beschilderung erstellen
2 Personen
15
Zahlungsart für den Verkauf festlegen
2 Personen
16
Weihnachtsmusik und Playlist auswählen
2 Personen
17
Preislisten und Speisekarten erstellen
2 Personen
18
Bestandsliste prüfen
2 Personen
19
Einkaufen gehen
3 Personen
20
Lagerbestände sortieren
2 Personen
21
Dekoration und Materialien beschriften
2 Personen
22
Bargeld und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
23
Kühlprodukte gekühlt lagern
2 Personen
24
Weihnachtsbeleuchtung testen
2 Personen
25
Wettervorhersage und Kleidung prüfen
2 Personen
26
Gelände freimachen
4 Personen
27
Stände und Zelte aufbauen
6 Personen
28
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
29
Stromversorgung anschließen
3 Personen
30
Beleuchtung aufhängen
4 Personen
31
Dekoration aufhängen
4 Personen
32
Beschilderung anbringen
2 Personen
33
Cateringstand einrichten
4 Personen
34
Getränkestand einrichten
3 Personen
35
Verkaufsstände nummerieren
2 Personen
36
Kasse und Zahlungsterminal testen
2 Personen
37
Kühlschränke und Kühlboxen auffüllen
3 Personen
38
Snacks vorbereiten
4 Personen
39
Heißgetränke vorbereiten
3 Personen
40
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
41
Müllstationen aufstellen
2 Personen
42
Toiletten kontrollieren
2 Personen

Event

43
Lieferanten empfangen
2 Personen
44
Verkäufer zu den Ständen begleiten
3 Personen
45
Eröffnung des Weihnachtsmarkts übernehmen
2 Personen
46
Besucher empfangen
4 Personen
47
Catering ausgeben
5 Personen
48
Heiße Getränke servieren
3 Personen
49
Getränke nachfüllen
3 Personen
50
Snacks nachfüllen
3 Personen
51
Kasse verwalten
2 Personen
52
Musik abspielen
53
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
54
Mülleimer leeren
2 Personen
55
Toiletten zwischendurch reinigen
2 Personen
56
Vorrat zwischendurch auffüllen
2 Personen
57
Verkäufer unterstützen
2 Personen
58
Letzte Bestellungen bearbeiten
3 Personen
59
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

60
Kasse abschließen
2 Personen
61
Verkäufer auschecken
2 Personen
62
Speisen und Getränke sicher lagern
3 Personen
63
Geschirr sammeln
3 Personen
64
Abfall sammeln und trennen
4 Personen
65
Stände und Zelte abbauen
6 Personen
66
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
67
Beleuchtung und Dekoration entfernen
4 Personen
68
Gelände fegen
3 Personen
69
Cateringmaterial abwaschen
3 Personen
70
Den Veranstaltungsort gründlich reinigen
4 Personen
71
Materialien auf Schäden prüfen
2 Personen
72
Geliehene Materialien zurückgeben
3 Personen
73
Restbestand einlagern
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

VerkaufsständeAnz. 12
PartyzelteAnz. 6
KlappischeAnz. 14
BiertischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 60
BarhockerAnz. 8
TischdeckenAnz. 20
StandplanenAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 18
LED-LampenAnz. 24
BatterielaternenAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
KabelmattenAnz. 12

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 6
WeihnachtskugelnAnz. 120
WeihnachtsgirlandenAnz. 20
WeihnachtskränzeAnz. 8
WeihnachtsfigurenAnz. 10
TischdekorationAnz. 20
WeihnachtsbaumständerAnz. 6
KabelbinderAnz. 200
SeilrollenAnz. 4
PinnwändeAnz. 12
PreisschilderAnz. 150
PermanentmarkerAnz. 12

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
KartenterminalsAnz. 2
SackkarrenAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
TaschenlampenAnz. 6
FunkgeräteAnz. 6
WerkzeugkistenAnz. 2
LeiternAnz. 2
BatterienAnz. 24

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
ServierzangenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8
LebensmittelboxenAnz. 20

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 300
KaffeebecherAnz. 250
SuppenschalenAnz. 150
TellerAnz. 200
BestecksetsAnz. 200
TeelöffelAnz. 100
GlühweintassenAnz. 150
ServiettenhalterAnz. 12

Catering

Einkäufe
KassetteAnz. 2
WechselgeldkassenAnz. 2
Thermobehälter für LebensmittelAnz. 6
GetränkekistenAnz. 12
KühlmattenAnz. 12
EtikettenAnz. 200
AllergenkartenAnz. 20
VorratsboxenAnz. 20

Reinigung

BesenAnz. 4
BlechdosenAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
BodenabzieherAnz. 3
AbfallcontainerAnz. 10
HandschuheAnz. 20
PutzlappenAnz. 30

Tipps

Lege Datum und Öffnungszeiten zuerst fest und teile das Gelände anschließend in Verkaufsstände, Wege und Aufenthaltsbereiche ein. Bestätige Standorte und Aufbauzeiten spätestens 7 Tage vor dem Markt.
Prüfe Genehmigungen und Meldungen frühzeitig, idealerweise mindestens 6 Wochen vor dem Termin. Kläre außerdem, ob Stromanschlüsse, Kabelmatten und Verlängerungskabel für alle Stände ausreichen.
Bestätige Verkäufer, Materialreservierungen und Freiwilligeneinsätze spätestens 7 Tage vorher. Eine aktualisierte Liste mit Stand, Kontaktperson und Einsatzzeit verhindert Lücken beim Aufbau.
Bereite Preislisten, Speisekarten, Preisschilder sowie Bargeld und Wechselgeld am Vortag vor. Sortiere Lagerbestände und beschrifte Dekoration und Materialien, damit morgens nichts gesucht werden muss.
Teste Weihnachtsbeleuchtung, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Warmhaltebehälter spätestens am Vortag. Prüfe die Wettervorhersage 24 Stunden vorher und lege warme, wetterfeste Kleidung sowie einen Plan für Zelte und Beleuchtung bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Weihnachtsmarkt organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Gelände, Genehmigungen und der Suche nach Verkäufern. Spätestens 2 Wochen vor dem Termin sollten Stände, Material und Helfer grundsätzlich bestätigt sein.
Wann sollte man die Genehmigung für einen Weihnachtsmarkt beantragen?: Reiche die Anfrage möglichst 6 bis 8 Wochen vor dem Markt ein, weil Vorgaben je nach Gelände und Verkaufsangebot unterschiedlich sein können. Prüfe dabei auch Strom, Zelte, Musik und mögliche Sicherheitsauflagen.
Wie viele Helfer braucht ein Weihnachtsmarkt?: Plane pro Verkaufsstand mindestens 2 Personen pro Schicht ein und zusätzlich 2 bis 4 Helfer für Aufbau, Nachschub und Abbau. Bei wechselnden Schichten solltest du die Besetzung spätestens 7 Tage vorher festlegen.
Wann muss man die Weihnachtsbeleuchtung testen?: Teste Lichterketten, LED-Lampen, Batterielaternen und Kabel mindestens 24 Stunden vor dem Aufbau. So kannst du defekte Teile ersetzen und die Kabelroute anpassen, bevor Stände und Besucherbereiche belegt sind.

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