Eine Wandelrallye Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Wandelrallye entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung darüber, ob am Veranstaltungstag alles läuft. Lege zuerst Thema, Strecke sowie Start- und Zielort fest und prüfe früh, ob eine Genehmigung nötig ist. Danach planst du Checkpoints, Aufgaben, Helfer und Teamstarts. In den letzten Tagen geht es vor allem um Streckenkontrolle, Ausdrucke, Material und Wetter. So bleiben am Tag selbst nur Aufbau, Einweisung und Durchführung.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Route und Thema festlegen
2 Personen
- 2
Start- und Zielort reservieren
- 3
Erforderliche Genehmigung beantragen
- 4
Route auf der Karte ausarbeiten
2 Personen
- 5
Checkpoint-Standorte festlegen
2 Personen
- 6
Einladungen verschicken
- 7
Anmeldungen bearbeiten
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 10
Checkpoint-Aufgaben verteilen
2 Personen
- 11
Rallye-Fragen und Aufgaben erstellen
2 Personen
- 12
Strecke ablaufen
3 Personen
- 13
Sicherheitspunkte kontrollieren
2 Personen
- 14
Teilnehmerliste finalisieren
- 15
Startzeiten nach Team einteilen
- 16
Bestätigung an Teilnehmer senden
- 17
Karten und Routenhefte drucken
2 Personen
- 18
Checkpoint-Material sortieren
2 Personen
- 19
Preise und Zertifikate bereitstellen
- 20
Einkaufen gehen
2 Personen
- 21
Wegweiser vorbereiten
2 Personen
- 22
Wettervorhersage prüfen
- 23
Teilnehmerliste ausdrucken
- 24
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 25
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 26
Starttheke einrichten
2 Personen
- 27
Ziel- und Essbereich einrichten
3 Personen
- 28
Checkpoint-Materialien auslegen
4 Personen
- 29
Wegweiser aufstellen
3 Personen
- 30
Einweisung für Freiwillige geben
2 Personen
Event
- 31
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 32
Startpakete verteilen
2 Personen
- 33
Teams gestaffelt starten lassen
2 Personen
- 34
Checkpoints besetzen
6 Personen
- 35
Zwischenstände erfassen
2 Personen
- 36
Getränke und Snacks auffüllen
2 Personen
- 37
Zieleinläufe erfassen
2 Personen
- 38
Buffet vorbereiten
3 Personen
- 39
Buffet und Getränke servieren
3 Personen
- 40
Gewinner bekanntgeben
2 Personen
Nachbereitung
- 41
Checkpoint-Materialien sammeln
4 Personen
- 42
Möbel abbauen
3 Personen
- 43
Abfall sammeln
3 Personen
- 44
Geschirr und Materialien reinigen
3 Personen
- 45
Ort sauber übergeben
3 Personen
- 46
Routenschilder entfernen
3 Personen
- 47
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 48
Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 8
- KlappstühleAnz. 40
- PartyzelteAnz. 2
- TischdeckenAnz. 8
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- MegafoneAnz. 2
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 6
- LichterkettenAnz. 4
Sportmaterial
- WegweiserAnz. 30
- AbsperrbandAnz. 4
- Checkpoint-SchilderAnz. 8
- StoppuhrenAnz. 6
- WarnwestenAnz. 10
Büro
- KlemmbretterAnz. 30
- KugelschreiberAnz. 50
- StifteAnz. 12
- DruckpapierAnz. 2
- UmschlägeAnz. 70
- KlebebandAnz. 6
- SchereAnz. 4
- TackerAnz. 2
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- WimpelkettenAnz. 6
- PreistrophäenAnz. 3
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 100
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- SuppenkellenAnz. 4
Küche
- ServierlöffelAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- ServiertablettsAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- EimerAnz. 3
- SchwämmeAnz. 6
- SpülbürstenAnz. 3
- HandfegerAnz. 2
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- TaschenlampenAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Plane die Route nicht nur auf der Karte: Laufe sie spätestens eine Woche vorher vollständig ab und prüfe Sicherheitspunkte, Wegweiser und mögliche Ausweichstellen. Rechne zusätzliche Zeit für Pausen und langsamere Teams ein.
- Beantrage erforderliche Genehmigungen möglichst mehrere Wochen vor dem Termin. Reserviere Start- und Zielort erst verbindlich, wenn du weißt, wie viele Teams und Helfer erwartet werden.
- Teile die Startzeiten nach Teams ein und verschicke die Bestätigung spätestens 3 bis 5 Tage vorher. So verhinderst du Stau am Start und kannst die Teilnehmerliste rechtzeitig finalisieren.
- Sortiere das Material pro Checkpoint in eigene Kisten oder Umschläge. Lege Aufgaben, Klemmbretter, Stifte, Stoppuhr, Beschilderung und Klebeband zusammen, statt alles erst vor Ort zu verteilen.
- Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und noch einmal am Veranstaltungsmorgen. Getränke sollten vor dem Start kalt stehen; Tische, Stühle, Zelte und Beleuchtung brauchen ebenfalls einen festen Aufbauplan.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man eine Wandelrallye organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Route, Thema, Start- und Zielort sowie Genehmigungen. Die Teilnehmerzahl, Helfer und Checkpoint-Aufgaben sollten spätestens 2 Wochen vor dem Termin feststehen.
- Wie viele Checkpoints braucht eine Wandelrallye?
- Für eine Strecke von etwa 2 bis 3 Stunden sind meist 4 bis 6 Checkpoints gut handhabbar. Plane pro Checkpoint eine betreuende Person und zusätzlich mindestens eine Reserve für Ausfälle ein.
- Wann sollte man die Startzeiten der Teams verschicken?
- Sende die konkrete Startzeit 3 bis 5 Tage vor der Rallye zusammen mit Treffpunkt, Streckenhinweisen und Kontaktmöglichkeit. Drucke die Teilnehmerliste zusätzlich am Veranstaltungstag aus.
- Was muss man am Tag vor einer Wandelrallye vorbereiten?
- Bereite Karten und Routenhefte, Checkpoint-Material, Preise, Zertifikate und Wegweiser am Vortag vollständig vor. Stelle Getränke kalt und packe pro Checkpoint ein eigenes Materialpaket, damit der Aufbau am Veranstaltungstag in etwa 60 bis 90 Minuten gelingt.
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