Zo organiseer je een wandelrally

Begin een wandelrally niet met de opdrachten, maar met de route en de praktische randvoorwaarden. Bepaal eerst het thema, de afstand, start- en finishlocatie en controleer of je toestemming nodig hebt. Werk daarna de checkpoints uit, proefloop de route en verdeel de taken over vrijwilligers. Pas wanneer de aanmeldingen binnen zijn, deel je teams en starttijden in. De laatste voorbereiding draait om routeboekjes, checkpointmateriaal, veiligheid en een duidelijke briefing.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en thema bepalen
2 personen
2
Start- en finishlocatie reserveren
3
Benodigde toestemming aanvragen
4
Route op kaart uitwerken
2 personen
5
Checkpointlocaties vastleggen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vrijwilligers werven
2 personen
10
Checkpointtaken verdelen
2 personen
11
Rallyvragen en opdrachten maken
2 personen
12
Route proeflopen
3 personen
13
Veiligheidspunten controleren
2 personen
14
Deelnemerslijst definitief maken
15
Starttijden per team indelen
16
Bevestiging naar deelnemers sturen
17
Kaarten en routeboekjes printen
2 personen
18
Checkpointmateriaal sorteren
2 personen
19
Prijzen en certificaten klaarzetten
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Routebordjes voorbereiden
2 personen
22
Weersverwachting controleren
23
Deelnemerslijst afdrukken
24
Dranken koud zetten
2 personen
25
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
26
Startbalie inrichten
2 personen
27
Finish- en eetruimte inrichten
3 personen
28
Checkpointmaterialen uitzetten
4 personen
29
Routebordjes plaatsen
3 personen
30
Briefing voor vrijwilligers geven
2 personen

Event

31
Deelnemers ontvangen
3 personen
32
Startpakketten uitdelen
2 personen
33
Teams gefaseerd laten starten
2 personen
34
Checkpoints bemannen
6 personen
35
Tussenstanden registreren
2 personen
36
Dranken en snacks bijvullen
2 personen
37
Finishers registreren
2 personen
38
Buffet klaarzetten
3 personen
39
Buffet en drankjes serveren
3 personen
40
Winnaars bekendmaken
2 personen

Nazorg

41
Checkpointmaterialen verzamelen
4 personen
42
Meubilair afbreken
3 personen
43
Afval verzamelen
3 personen
44
Servies en materialen schoonmaken
3 personen
45
Locatie schoon opleveren
3 personen
46
Routebordjes verwijderen
3 personen
47
Geleende materialen retourneren
2 personen
48
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Partytentenaantal 2
Tafelkledenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Megafonenaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 30
Afzetlintaantal 4
Checkpointbordenaantal 8
Stopwatchesaantal 6
Reflectiehesjesaantal 10

Kantoor

Klembordenaantal 30
Balpennenaantal 50
Stiftenaantal 12
Printpapieraantal 2
Enveloppenaantal 70
Plakbandaantal 6
Schaaraantal 4
Nietmachinesaantal 2

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 6
Prijstrofeeënaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Soeplepelsaantal 4

Keuken

Opscheplepelsaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerbladenaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Sponzenaantal 6
Afwasborstelsaantal 3
Handvegersaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Proefloop de volledige route voordat je de uitnodigingen verstuurt. Controleer per checkpoint niet alleen de opdracht, maar ook bewegwijzering, bereikbaarheid, rustplekken en mogelijke gevaarlijke oversteekplaatsen.
Plan checkpoints met voldoende spreiding en geef elke vrijwilliger een complete set materiaal. Sorteer opdrachten, klemborden, balpennen, routepijlen en afzetlint per locatie, zodat er op de dag zelf niets hoeft te worden verzameld.
Verwerk dieetwensen zodra de eerste aanmeldingen binnenkomen en sluit de deelnemerslijst op tijd. Reserveer daarna vaste starttijden per team; bij een grote groep voorkomt een interval van enkele minuten opstopping bij het eerste checkpoint.
Maak naast routeboekjes ook een deelnemerslijst en een korte veiligheidsinstructie. Neem telefoonnummers van vrijwilligers op, controleer de weersverwachting en leg reflectiehesjes, ledlampen of een megafon klaar als delen van de route slecht zichtbaar of rumoerig zijn.
Zet de finish eerder op dan je denkt: plaats tafels en stoelen, zet dranken koud en leg prijzen of certificaten klaar voordat de eerste teams binnenkomen. Gebruik herbruikbare bekers en houd een aparte plek voor ingevulde antwoorden en gevonden voorwerpen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een wandelrally te organiseren?: Reken op minimaal 4 tot 6 weken voorbereiding. In die periode regel je de route, toestemming, locaties, vrijwilligers, inschrijvingen, opdrachten en materiaal; plan de proefloop uiterlijk 1 week voor de rally.
Hoeveel checkpoints heeft een wandelrally?: Voor een wandelrally van ongeveer 2 tot 3 uur werken 5 tot 8 checkpoints meestal goed. Geef vrijwilligers per checkpoint minstens 30 minuten voorbereidingstijd en leg het materiaal uiterlijk de dag ervoor gesorteerd klaar.
Hoeveel tijd moet er tussen de starttijden zitten?: Begin met 3 tot 5 minuten tussen teams. Bij smalle paden, drukke checkpoints of meer dan 10 teams is 5 tot 10 minuten veiliger; test dit tijdens de proefloop op de drukste routeonderdelen.
Wanneer stuur je de bevestiging naar deelnemers?: Stuur de definitieve bevestiging 5 tot 7 dagen voor de wandelrally. Vermeld starttijd, verzamelplaats, verwachte duur, kledingadvies, contactgegevens en wat deelnemers zelf moeten meenemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!