Eine Wald-Radtour gut organisieren

Bei einer Wald-Radtour entscheidet nicht nur die Strecke über den Ablauf. Du brauchst früh eine genehmigte Route, einen klaren Start- und Zielbereich sowie Helfer für Sicherheit, Beschilderung und Verpflegung. Beginne mit Distanz und Teilnehmerzahl und arbeite dich dann von den formalen Fragen zur praktischen Durchführung vor. Besonders häufig werden die Notfallkontakte, eine Ausweichroute und die Fahrradwerkzeuge erst am Veranstaltungstag geprüft.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Route und Distanz festlegen
2 Personen
2
Start- und Zielbereich reservieren
3
Genehmigung für das Naturschutzgebiet beantragen
4
Versicherung und Genehmigung kontrollieren
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
9
Route digital ausarbeiten
10
Route vor Ort erkunden
2 Personen
11
Alternative Route festlegen
2 Personen
12
Teilnehmerliste und Notfallnummern erstellen
13
Praktische Teilnehmerinformationen versenden
14
Routenkarten und Teilnehmerliste ausdrucken
15
Fahrradwerkzeug prüfen
16
Erste-Hilfe-Set und Sicherheitsmaterial prüfen
17
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
18
Einkaufen gehen
2 Personen
19
Getränke kühlen
2 Personen
20
Snacks und Brot vorbereiten
3 Personen
21
Suppe und Buffet vorbereiten
3 Personen
22
Wegweiser entlang der Strecke aufstellen
3 Personen
23
Start- und Zielbereich aufbauen
5 Personen
24
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
25
Buffet und Getränkestation einrichten
3 Personen
26
Beleuchtung und Strom anschließen
2 Personen

Event

27
Teilnehmende empfangen und registrieren
3 Personen
28
Fahrräder und Sicherheitsausrüstung kontrollieren
2 Personen
29
Streckenbriefing geben
2 Personen
30
Fahrradgruppen starten lassen
3 Personen
31
Hinterfahrer über die Route schicken
2 Personen
32
Zwischenstopp einrichten
3 Personen
33
Wasser und Obst ausgeben
3 Personen
34
Pannenfälle unterstützen
2 Personen
35
Eintreffende Teilnehmer registrieren
2 Personen
36
Getränke nachfüllen
2 Personen
37
Buffet servieren
4 Personen
38
Snacks auffüllen
2 Personen
39
Beleuchtung kontrollieren
40
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

41
Wegweiser entfernen
3 Personen
42
Buffet und Getränkestelle abbauen
3 Personen
43
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
44
Müll sammeln und sortieren
3 Personen
45
Geschirr abwaschen
3 Personen
46
Gelände reinigen
4 Personen
47
Geräte ausschalten und einpacken
2 Personen
48
Materialien zurückgeben
2 Personen
49
Übrig gebliebene Einkäufe einlagern

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 50
TischdeckenAnz. 6
Kleiderständer

Geschirr

TellerAnz. 50
SchälchenAnz. 50
TassenAnz. 50
TrinkgläserAnz. 60
BestecksetsAnz. 50
ServierschalenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8

Küche

ThermoskannenAnz. 4
SuppenkesselAnz. 2
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
KühlboxenAnz. 4

Sportmaterial

WegweiserAnz. 35
KegelAnz. 12
FahrradpumpenAnz. 3
Fahrrad-MultitoolsAnz. 3
ReifenheberAnz. 6
ErsatzschläucheAnz. 12
KettenölAnz. 2
KabelbinderAnz. 100
StreckenkaartenhalterAnz. 45

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
WarnwestenAnz. 10
PfeifenAnz. 6
NotfalldeckenAnz. 6

Ausstattung

FunkgeräteAnz. 6
PowerbanksAnz. 6
LadekabelAnz. 8

Beleuchtung

LED-ArbeitslampenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 3

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
BesensetsAnz. 2
SpülbeckenAnz. 3
SchwämmeAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege zuerst Route und Distanz fest und erkunde die Strecke anschließend vor Ort. Plane eine alternative Route ein, falls Waldwege gesperrt, matschig oder nach schlechtem Wetter nicht befahrbar sind.
Kläre Genehmigung, Versicherung und Naturschutzauflagen mehrere Wochen vor dem Termin. Eine digital geplante Strecke ersetzt keine Prüfung vor Ort und keine Freigabe für geschützte Gebiete.
Verschicke die praktischen Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vorher. Nenne darin Startzeit, Treffpunkt, Streckenlänge, Verpflegung, Notfallnummern und Hinweise zu Fahrrad sowie Kleidung.
Teile die Helfer nicht nur für Start und Ziel ein. Entlang der Strecke werden Personen für Wegweiser, Warnwesten und Notfälle gebraucht; halte außerdem Pfeifen, Erste-Hilfe-Koffer und Notfalldecken bereit.
Baue die Verpflegung vor dem Eintreffen der ersten Rückkehrer auf. Getränke gehören gekühlt bereit, Suppe in den Suppenkessel und Brot sowie Snacks in Schalen; rechne zusätzlich Zeit für Tische, Stühle und Zelte ein.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Wald-Radtour planen?: Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Route, Reservierung und Genehmigungen. Spätestens 2 Wochen vor dem Termin sollten Helfer, Anmeldung und Ausweichroute feststehen.
Wie lang sollte die Strecke einer Wald-Radtour sein?: Für eine gemischte Gruppe sind etwa 20 bis 30 Kilometer meist gut handhabbar. Plane zusätzlich Pausen ein und prüfe die tatsächliche Fahrzeit bei einer Erkundung vor Ort.
Was muss ich für Pannen unterwegs dabeihaben?: Mindestens Fahrradpumpen, Multitools, Reifenheber, Ersatzschläuche, Kettenöl und Kabelbinder gehören in die Pannenhilfe. Teile die Ausrüstung auf mehrere Helfer oder Begleitfahrzeuge auf, damit sie nicht nur am Start liegt.
Wann soll ich die Teilnehmerinformationen verschicken?: Sende sie spätestens 7 Tage vor der Tour und aktualisiere sie bei Änderungen sofort. Die Teilnehmerliste mit Notfallnummern sollte am Veranstaltungstag zusätzlich ausgedruckt vorliegen.

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