Zo organiseer je een bosfietstocht zonder verrassingen

Een bosfietstocht organiseren begint niet met hapjes of routebordjes, maar met een haalbare route en toestemming voor het natuurgebied. Leg daarna start en finish vast, regel vrijwilligers en verzamel noodnummers en dieetwensen. Verken de route vooraf op smalle passages, slechte ondergrond en plekken waar deelnemers kunnen verdwalen. Pas als de route definitief is, bereid je deelnemersinformatie, bewegwijzering, fietsreparatie en het buffet voor. Zo voorkom je dat je op de dag zelf nog moet improviseren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en afstand bepalen
2 personen
2
Start- en finishplek reserveren
3
Toestemming natuurgebied aanvragen
4
Verzekering en vergunning controleren
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Vrijwilligers werven
2 personen
9
Route digitaal uitwerken
10
Route ter plaatse verkennen
2 personen
11
Alternatieve route vastleggen
2 personen
12
Deelnemerslijst en noodnummers maken
13
Praktische deelnemersinformatie sturen
14
Routekaarten en deelnemerslijst printen
15
Fietsenmakersmateriaal controleren
16
EHBO-set en veiligheidsmateriaal controleren
17
Routeborden voorbereiden
2 personen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Hapjes en brood voorbereiden
3 personen
21
Soep en buffet voorbereiden
3 personen
22
Routeborden langs de route plaatsen
3 personen
23
Start- en finishterrein opbouwen
5 personen
24
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
25
Buffet en drankpunt inrichten
3 personen
26
Verlichting en stroom aansluiten
2 personen

Event

27
Deelnemers ontvangen en registreren
3 personen
28
Fietsen en veiligheidsuitrusting controleren
2 personen
29
Routebriefing geven
2 personen
30
Fietsgroepen laten vertrekken
3 personen
31
Achterrijder over de route sturen
2 personen
32
Tussenstop inrichten
3 personen
33
Water en fruit uitdelen
3 personen
34
Pechgevallen ondersteunen
2 personen
35
Binnenkomende deelnemers registreren
2 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Buffet serveren
4 personen
38
Hapjes aanvullen
2 personen
39
Verlichting controleren
40
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

41
Routeborden verwijderen
3 personen
42
Buffet en drankpunt afbouwen
3 personen
43
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
44
Afval verzamelen en sorteren
3 personen
45
Servies afwassen
3 personen
46
Terrein schoonmaken
4 personen
47
Apparatuur uitschakelen en inpakken
2 personen
48
Materialen retourneren
2 personen
49
Overgebleven boodschappen opslaan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Tafelkledenaantal 6
Kledingrek

Servies

Bordenaantal 50
Kommetjesaantal 50
Mokkenaantal 50
Drinkglazenaantal 60
Besteksetsaantal 50
Serveerkommenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Soepketelsaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Koelboxenaantal 4

Sportmateriaal

Routebordenaantal 35
Pionnenaantal 12
Fietspompenaantal 3
Fietsmultitoolsaantal 3
Bandenlichtersaantal 6
Reservebinnenbandenaantal 12
Kettingolieaantal 2
Kabelbindersaantal 100
Routekaarthoudersaantal 45

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reflecterende hesjesaantal 10
Fluitjesaantal 6
Nooddekensaantal 6

Apparatuur

Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 6
Oplaadkabelsaantal 8

Verlichting

LED-werklampenaantal 6
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsetsaantal 2
Afwasbakkenaantal 3
Sponzenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route eerst op papier en fiets haar daarna volledig na. Leg een alternatieve route vast voor afgesloten paden, hoog water of modderige stukken en zet beide versies digitaal klaar.
Vraag toestemming voor het natuurgebied en controleer vergunning- en verzekeringseisen voordat je uitnodigingen verstuurt. Houd hiervoor minimaal 6 weken ruimte aan, omdat voorwaarden per gebied kunnen verschillen.
Stuur praktische informatie uiterlijk 7 dagen vooraf: starttijd, afstand, verwachte duur, parkeerplek, kledingadvies en een telefoonnummer voor noodgevallen. Vraag tegelijk dieetwensen en mobiele noodnummers op.
Zet per fietsgroep minstens 1 vrijwilliger in als aanspreekpunt en laat alle vrijwilligers de route, noodprocedure en verzamelpunten kennen. Geef hen een reflecterend hesje en een fluitje.
Test fiets- en veiligheidsmateriaal vóór de start en neem meerdere reservebinnenbanden, fietspompen, bandenlichters en multitools mee. Plaats routeborden pas op de dag zelf en controleer daarna de eerste en laatste kilometers opnieuw.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bosfietstocht organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met route, start- en finishplek, toestemming en verzekering. Verstuur de praktische deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor vertrek.
Hoe lang moet de route van een bosfietstocht zijn?: Kies de afstand op basis van de langzaamste deelnemer en reken naast de fietstijd extra tijd voor pauzes en pech. Een route van 25 kilometer duurt bij een rustig tempo vaak ongeveer 2,5 tot 3,5 uur, exclusief ontvangst en buffet.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een bosfietstocht?: Plan minimaal 1 vrijwilliger per fietsgroep en daarnaast 2 mensen voor start, finish en buffet. Bij meerdere groepen is een extra route- of pechhulp verstandig, zodat een incident niet de hele tocht stillegt.
Wat moet ik meenemen voor pech onderweg tijdens een bosfietstocht?: Neem per groep minstens 1 fietspomp, 1 multitool, bandenlichters en meerdere reservebinnenbanden mee. Voeg kabelbinders en kettingolie toe en spreek vooraf af welk telefoonnummer bij pech gebeld wordt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!