Einen Vortrag Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Vortrag entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Veranstaltungstag. Zuerst stehen Termin, Ort, Referierende und ein realistischer Zeitplan fest. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen und die Abstimmung von Technik und Verpflegung. Plane die letzten Tests nicht erst am Veranstaltungstag: Präsentation, Mikrofon, Projektor und Kabel sollten vorher geprüft werden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Referenten endgültig festlegen
- 3
Programm und Zeiten erstellen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Anmeldebestätigungen versenden
- 8
Technische Anforderungen abstimmen
- 9
Präsentation entgegennehmen
- 10
Präsentation technisch prüfen
- 11
Catering bestellen
- 12
Benötigtes Material prüfen
2 Personen
- 13
Einkaufen gehen
2 Personen
- 14
Raum und Technik testen
2 Personen
- 15
Anwesenheitsliste drucken
- 16
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
2 Personen
- 17
Saal lüften
- 18
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 19
Sprecherbereich einrichten
2 Personen
- 20
Projektor und Leinwand aufstellen
2 Personen
- 21
Ton und Mikrofon testen
2 Personen
- 22
Präsentation vorbereiten
- 23
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 24
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Event
- 25
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 26
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 27
Vortrag eröffnen
- 28
Den Redner begleiten
- 29
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 30
Pausensnacks servieren
2 Personen
- 31
Fragen aus dem Publikum moderieren
- 32
Leichte Mahlzeit servieren
3 Personen
- 33
Geschirr und Abfall einsammeln
2 Personen
- 34
Vortrag abschließen
- 35
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 36
Technik ausschalten
2 Personen
- 37
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 38
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 39
Abfall entsorgen
2 Personen
- 40
Saal und Küche reinigen
2 Personen
- 41
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 42
Präsentation und Anmeldung archivieren
- 43
Dankesnachricht an den Redner senden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 60
- TischeAnz. 8
- TischdeckenAnz. 8
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 70
- GläserAnz. 70
- TellerAnz. 70
- BestecksetsAnz. 70
- ServierschalenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 6
Ausstattung
- Laptop
- Projektor
- Projektionsleinwand
- Kabelloses Mikrofon
- LautsprecherAnz. 2
- Präsentationsklicker
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- WasserkocherAnz. 2
Küche
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- ServierlöffelAnz. 4
- KühlboxenAnz. 2
Dekoration
- NamensschilderAnz. 60
- HinweispfeileAnz. 8
- Anmeldetafel
- Flipchart
- FlipchartblätterAnz. 30
- MarkerAnz. 12
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- SpülbeckenAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 4
- Besen und KehrblechAnz. 2
- WischsetsAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Programm und Zeitplan mindestens zwei Wochen vor dem Vortrag fest. Plane neben Vortrag und Fragen auch 15 bis 30 Minuten für Einlass, Registrierung und mögliche Verzögerungen ein.
- Fordere die Präsentation spätestens drei Tage vorher an und öffne sie auf dem Veranstaltungs-Laptop. Prüfe dabei Schriftgrößen, Videos, Ton und das HDMI-Kabel; ein Test direkt im Saal verhindert Überraschungen.
- Schließe die Anmeldung 48 Stunden vor Beginn oder lege einen festen Bearbeitungszeitpunkt fest. Erfasse dabei Ernährungswünsche und drucke die Anwesenheitsliste am Vortag, nicht erst während des Einlasses.
- Teste Raum und Technik mindestens einen Tag vorher: Projektor, Leinwand, Lautsprecher, kabelloses Mikrofon und Präsentationsklicker. Lege außerdem ein Ersatzkabel und ein Verlängerungskabel griffbereit an den Sprecherbereich.
- Richte den Registrierungstisch 30 bis 45 Minuten vor dem Einlass ein. Namensschilder, Anmeldetafel und Hinweispfeile sollten sichtbar sein; Kaffee und Tee kommen erst kurz vor Beginn in die Thermoskannen, damit sie heiß bleiben.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man einen Vortrag organisieren?
- Beginne idealerweise vier bis sechs Wochen vorher. Spätestens zwei Wochen vor dem Termin sollten Referierende, Ort, Programm und Einladungen feststehen; die Technik prüfst du mindestens einen Tag vorher.
- Wie viel Zeit sollte man für den Einlass einplanen?
- Rechne mit 30 bis 45 Minuten für Registrierung und Empfang. Bei mehr als 50 Teilnehmenden solltest du mindestens zwei Personen am Registrierungstisch einsetzen, damit sich keine lange Schlange bildet.
- Wann sollte die Präsentation des Referenten geprüft werden?
- Fordere die Datei spätestens drei Tage vor dem Vortrag an und teste sie am Veranstaltungsort mindestens einmal. Prüfe zusätzlich am Veranstaltungstag 30 Minuten vor Einlass, ob Bild, Ton und Klicker funktionieren.
- Wie viel Kaffee und Tee braucht man für einen Vortrag?
- Plane für den Empfang etwa zwei Tassen pro Person und zusätzlich eine Tasse pro Person für eine Pause ein. Stelle Kaffee und Tee 10 bis 15 Minuten vor dem Einlass bereit und berücksichtige gemeldete Ernährungswünsche beim Catering.
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