Cómo organizar una conferencia sin dejar cabos sueltos
Organizar una conferencia requiere cerrar primero la fecha, el lugar y el ponente; después puedes construir el programa y abrir las inscripciones. La parte que más se retrasa suele ser la técnica: presentación, proyector, sonido, micrófono y cables deben probarse antes del día del evento. También conviene recoger las preferencias dietéticas desde el registro y confirmar cada inscripción. El día anterior, deja preparada la sala, el material de recepción, el café y la señalización.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Fijar definitivamente al ponente
- 3
Preparar el programa y los horarios
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Enviar confirmaciones de inscripción
- 8
Coordinar las necesidades técnicas
- 9
Recibir la presentación
- 10
Comprobar la presentación técnicamente
- 11
Pedir el catering
- 12
Comprobar los suministros necesarios
2 personas
- 13
Hacer la compra
2 personas
- 14
Probar el espacio y la técnica
2 personas
- 15
Imprimir la lista de asistencia
- 16
Llevar materiales al lugar
2 personas
- 17
Ventilar la sala
- 18
Colocar mesas y sillas
3 personas
- 19
Montar el punto de intervención
2 personas
- 20
Colocar el proyector y la pantalla
2 personas
- 21
Probar el sonido y el micrófono
2 personas
- 22
Preparar la presentación
- 23
Preparar café y té
2 personas
- 24
Montar la mesa de registro
2 personas
Evento
- 25
Recepción de participantes
3 personas
- 26
Registrar la asistencia
2 personas
- 27
Abrir la charla
- 28
Acompañar al ponente
- 29
Rellenar las bebidas
2 personas
- 30
Servir los aperitivos del descanso
2 personas
- 31
Gestionar las preguntas del público
- 32
Servir una comida ligera
3 personas
- 33
Recoger vajilla y residuos
2 personas
- 34
Cerrar la charla
- 35
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Seguimiento
- 36
Apagar la técnica
2 personas
- 37
Recoger mesas y sillas
3 personas
- 38
Lavar la vajilla
2 personas
- 39
Retirar la basura
2 personas
- 40
Limpiar la sala y la cocina
2 personas
- 41
Devolver el material prestado
2 personas
- 42
Archivar la presentación y el registro
- 43
Enviar mensaje de agradecimiento al ponente
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 60
- Mesascant. 8
- Mantelescant. 8
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 70
- Vasoscant. 70
- Platoscant. 70
- Cubiertoscant. 70
- Bandejas de servircant. 8
- Cucharones de servircant. 6
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófono inalámbrico
- Altavocescant. 2
- Clic de presentación
- Cable HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Termoscant. 6
- Teterascant. 2
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Cucharonescant. 4
- Neveras portátilescant. 2
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Flechas para señalizacióncant. 8
- Cartel de inscripción
- Pizarra de hojas
- Hojas de rotafoliocant. 30
- Rotuladores fosforescentescant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Fregaderoscant. 2
- Guantes de limpiezacant. 4
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el espacio y el ponente antes de publicar las invitaciones. Reserva al menos 4 semanas para reunir inscripciones y poder pedir el catering con una cifra realista.
- Envía el programa con horarios concretos y fija una hora límite para recibir la presentación. Comprueba el archivo en el portátil que usarás y prueba el proyector, la pantalla, el HDMI, el micrófono y los altavoces como mínimo el día anterior.
- Calcula las sillas y las tarjetas de nombre a partir de las inscripciones confirmadas, pero prepara entre 5 y 10 plazas adicionales. Imprime la lista de asistencia antes de trasladar los materiales al lugar.
- Pide las preferencias dietéticas al registrarse y pásalas al proveedor del catering al menos 5 días antes. No olvides comprobar platos, vasos, tazas, cubiertos, bandejas y utensilios de servicio antes de hacer la compra.
- Llega entre 90 y 120 minutos antes para ventilar la sala, colocar mesas y sillas, montar el punto de intervención y preparar el registro. Deja café, té, agua y señalización listos antes de recibir a la primera persona.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una conferencia?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes si habrá ponente externo, inscripciones y catering. Reserva las últimas 48 horas para confirmar asistentes, revisar la presentación y comprobar la técnica en el espacio.
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones a una conferencia?
- Envíalas entre 4 y 6 semanas antes, con fecha, ubicación, programa provisional y enlace de inscripción. Cierra el registro entre 5 y 7 días antes para confirmar el catering y preparar la lista de asistencia.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que probar el equipo de una conferencia?
- Haz una prueba completa como mínimo el día anterior y repítela entre 90 y 120 minutos antes de abrir la recepción. Comprueba portátil, proyector, pantalla, HDMI, alargadores, regletas, micrófono y altavoces.
- ¿Cuánto catering necesito para una conferencia?
- Calcula una bebida caliente por persona para cada pausa y añade alrededor de un 10 % de margen. Usa las inscripciones confirmadas y las preferencias dietéticas recibidas 5 días antes para ajustar comida, vasos, tazas, platos y cubiertos.
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