Einen Vortrag organisieren: der praktische Ablauf
Beginne bei einem Vortrag nicht mit der Technik, sondern mit Raum, Referent und Programm. Sobald Termin, Sitzplätze und Ablauf feststehen, verschickst du Einladungen und bearbeitest die Anmeldungen. Plane anschließend Technik, Präsentation, Catering und Registrierung als eigene Arbeitsblöcke. Am Veranstaltungstag brauchst du vor allem einen getesteten Projektor, funktionierende Mikrofone und einen klaren Empfang für die Teilnehmenden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Saal reservieren
- 2
Referent festlegen
- 3
Programm erstellen
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Technik abstimmen
2 Personen
- 8
Präsentation entgegennehmen
- 9
Präsentation prüfen
2 Personen
- 10
Catering bestellen
- 11
Teilnehmerliste aktualisieren
- 12
Erinnerung senden
- 13
Einkaufen gehen
2 Personen
- 14
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 15
Saal kontrollieren
2 Personen
Event
- 16
Möbel bereitstellen
3 Personen
- 17
Registrierungstisch aufstellen
2 Personen
- 18
Technik aufbauen
2 Personen
- 19
Mikrofone testen
2 Personen
- 20
Präsentation vorbereiten
- 21
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 22
Redner empfangen
- 23
Teilnehmer registrieren
3 Personen
- 24
Teilnehmer begrüßen
2 Personen
- 25
Vortrag begleiten
2 Personen
- 26
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 27
Pausensnacks servieren
2 Personen
- 28
Fragen aus dem Publikum sammeln
- 29
Abendbuffet vorbereiten
3 Personen
- 30
Buffet servieren
3 Personen
- 31
Networking-Event betreuen
2 Personen
- 32
Redner verabschieden
Nachbereitung
- 33
Geschirr sammeln
2 Personen
- 34
Technik abbauen
2 Personen
- 35
Abfall sammeln
2 Personen
- 36
Saal reinigen
3 Personen
- 37
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 38
Materialien verstauen
2 Personen
- 39
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 40
Geliehene Sachen zurückgeben
- 41
Ausgaben abrechnen
- 42
Aufnahmen teilen
- 43
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 65
- TischeAnz. 8
- Rednertisch
- Registrierungstisch
- HockerAnz. 4
Ausstattung
- Laptop
- Projektor
- Projektionsleinwand
- FunkmikrofoneAnz. 2
- Mikrofonständer
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Präsentationsklicker
- Flipchart
- Flipchart-MarkerAnz. 4
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 70
- GläserAnz. 70
- TellerAnz. 70
- BestecksetsAnz. 70
- ServierschalenAnz. 8
- ServierzangenAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 2
- ServierlöffelAnz. 4
Dekoration
- NamensschilderAnz. 70
- TischdeckenAnz. 8
- Wegweiser-SchilderAnz. 4
- StifteAnz. 70
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- HandseifenspenderAnz. 2
- ToilettenbürstenAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Saal möglichst 6 bis 8 Wochen vorher und kalkuliere pro Person etwa 0,8 bis 1 m² Sitz- und Bewegungsfläche. Prüfe dabei auch, ob Rednertisch, Registrierungstisch und Projektionsleinwand sinnvoll aufgestellt werden können.
- Fordere die Präsentation spätestens 3 Tage vor dem Vortrag an und öffne sie auf dem vorgesehenen Laptop. Teste HDMI-Kabel, Projektor, Präsentationsklicker und beide Funkmikrofone mit genau diesem Gerät.
- Verschicke die Einladung etwa 4 Wochen vorher und sende 3 bis 5 Tage vor dem Termin eine Erinnerung. Aktualisiere die Teilnehmerliste bis zum Vortag, einschließlich Ernährungswünschen und besonderem Unterstützungsbedarf.
- Plane Kaffee und Tee nicht erst für den Einlass: Stelle Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Thermoskannen mindestens 30 Minuten vorher bereit. Rechne für die erste Pause mit 2 Tassen pro Person und halte zusätzlich Wasser in Gläsern bereit.
- Sei 60 bis 90 Minuten vor Beginn im Saal. Kontrolliere Sitzordnung, Beleuchtung und Präsentation, baue den Registrierungstisch auf und empfange den Redner so früh, dass noch mindestens 20 Minuten für einen kompletten Techniktest bleiben.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Vortrag organisieren?
- Starte idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin mit Saal und Referent. Einladungen sollten etwa 4 Wochen vorher verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche noch rechtzeitig bearbeitet werden können.
- Wann muss die Präsentation für einen Vortrag vorliegen?
- Fordere die Präsentation spätestens 3 Tage vor dem Vortrag an. Öffne und prüfe sie anschließend auf dem Veranstaltungs-Laptop, statt nur die Datei auf Vollständigkeit zu kontrollieren.
- Wie viel Technik braucht man für einen Vortrag?
- Für einen typischen Vortrag solltest du mindestens Laptop, Projektor, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel und einen Präsentationsklicker einplanen. Teste außerdem jedes Mikrofon und verlege Verlängerungskabel so, dass keine Stolperstellen entstehen.
- Wie viel Kaffee braucht man für einen Vortrag?
- Plane für die erste Pause etwa 2 Tassen Kaffee oder Tee pro Person ein. Stelle die Getränke mindestens 30 Minuten vor Beginn bereit und halte zusätzliche Gläser und Wasser für die Registrierung und die Pause bereit.
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