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Einen Vorlese-Nachmittag gut organisieren

Bei einem Vorlese-Nachmittag entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung darüber, ob die Veranstaltung ruhig beginnt. Kläre zuerst Datum, Raum und Vorleser, danach stellst du Bücher und Programm zusammen. Anmeldungen, Ernährungswünsche und eine Erinnerung gehören früh in den Ablauf, damit du Getränke und Snacks passend einplanen kannst. Am Veranstaltungstag brauchst du vor allem einen vorbereiteten Lesekreis, eine gut eingerichtete Vorleseecke und einen Empfangstisch mit Anwesenheitsliste und Namensaufklebern.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • 1

    Datum und Raum bestätigen

  • 2

    Vorleser festlegen

  • 3

    Vorlesebücher auswählen

    2 Personen

  • 4

    Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • 5

    Einladungen verschicken

    2 Personen

  • 6

    Anmeldungen bearbeiten

  • 7

    Ernährungswünsche erfassen

  • 8

    Erinnerung senden

  • 9

    Vorleser einweisen

  • 10

    Einkaufen gehen

    2 Personen

  • 11

    Bücher überprüfen

    2 Personen

  • 12

    Namensaufkleber vorbereiten

  • 13

    Anwesenheitsliste drucken

  • 14

    Raum kontrollieren

    2 Personen

  • 15

    Tische aufstellen

    2 Personen

  • 16

    Stühle im Lesekreis aufstellen

    2 Personen

  • 17

    Vorleseecke einrichten

    2 Personen

  • 18

    Buchpräsentation vorbereiten

  • 19

    Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • 20

    Getränke kalt stellen

  • 21

    Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • 22

    Empfangstisch einrichten

  • 23

    Musik und Mikrofon testen

    2 Personen

Event

  • 24

    Besucher empfangen

    3 Personen

  • 25

    Namensaufkleber verteilen

  • 26

    Programm vorstellen

  • 27

    Erste Geschichte vorlesen

  • 28

    Interaktives Vorlesen begleiten

    2 Personen

  • 29

    Snacks und Getränke servieren

    3 Personen

  • 30

    Getränke nachfüllen

  • 31

    Zweite Geschichte vorlesen

  • 32

    Buchvorstellung begleiten

    2 Personen

  • 33

    Abschied und Büchertausch begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • 34

    Geschirr sammeln

    2 Personen

  • 35

    Essen und Getränke aufräumen

    2 Personen

  • 36

    Abfall trennen und entsorgen

    2 Personen

  • 37

    Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • 38

    Tische und Stühle zurückstellen

    2 Personen

  • 39

    Raum reinigen

    2 Personen

  • 40

    Bücher und Materialien verstauen

    2 Personen

  • 41

    Geliehene Sachen zurückgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 45
  • TischeAnz. 6
  • Bücherregal
  • Garderobenständer
  • KleidAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 40
  • GläserAnz. 50
  • TellerAnz. 50
  • TeelöffelAnz. 40
  • GabelnAnz. 40
  • ServierschalenAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 4

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • Tragbarer Lautsprecher
  • Kabelloses Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Küche

  • ThermoskannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2
  • ServierzangenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 2

Dekoration

  • BüchertischdeckenAnz. 3
  • GirlandeAnz. 4
  • TischdekorationAnz. 6
  • Namenskartenständer

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • Reinigungs-EimerAnz. 2
  • Bodenabzieher
  • Besen und Kehrblech

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege das Programm fest, bevor du die Einladungen verschickst. Plane pro Vorleser etwa 15 bis 20 Minuten und füge zwischen den Lesungen 5 Minuten für Wechsel oder Fragen ein.
  • Überprüfe die Vorlesebücher spätestens eine Woche vorher: Sind alle Titel vorhanden, lesbar und für die angekündigte Altersgruppe geeignet? Lege die Bücher in der Reihenfolge des Programms bereit.
  • Schließe die Anmeldung 3 bis 5 Tage vor dem Termin ab. Dann kannst du Ernährungswünsche erfassen, Snacks einkaufen und die Anzahl der Stühle im Lesekreis sinnvoll festlegen.
  • Richte am Veranstaltungstag zuerst den Lesekreis und die Vorleseecke ein, bevor du Kaffee, Tee und Snacks vorbereitest. Teste Musik, Lautsprecher und Mikrofon mindestens 30 Minuten vor dem Empfang.
  • Schicke den Vorlesern am Vortag eine kurze Einweisung mit Beginnzeit, Reihenfolge und Dauer ihrer Beiträge. Am Empfang helfen eine gedruckte Anwesenheitsliste und vorbereitete Namensaufkleber, damit der Einlass nicht ins Stocken gerät.

Häufige Fragen

Wie lange dauert ein Vorlese-Nachmittag?
Plane für die Lesungen etwa 60 bis 90 Minuten ein. Mit Empfang, Getränkepause und Verabschiedung solltest du insgesamt 2 bis 3 Stunden Raumzeit rechnen.
Wann sollte man zu einem Vorlese-Nachmittag einladen?
Verschicke die Einladungen ungefähr 3 Wochen vorher. Bitte um Rückmeldung bis 3 bis 5 Tage vor dem Termin, damit du Plätze, Snacks und Ernährungswünsche planen kannst.
Wie viele Bücher braucht man für einen Vorlese-Nachmittag?
Für ein Programm von 60 bis 90 Minuten reichen meist 3 bis 5 Vorlesebücher, abhängig von der Länge der Texte. Wähle zusätzlich höchstens 1 bis 2 Ersatzbücher aus, falls ein Titel kurzfristig ausfällt.
Wie früh muss der Raum vorbereitet werden?
Beginne mindestens 90 Minuten vor dem Eintreffen der Gäste mit dem Aufbau. Plane weitere 30 Minuten für Techniktest, Getränke und die Kontrolle von Anwesenheitsliste und Namensaufklebern ein.

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