Eine Unterschriftenrunde Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Unterschriftenrunde entscheidet der Ablauf darüber, ob Besucher entspannt warten oder sich vor dem Tisch stauen. Lege zuerst Termin, Ort, Kapazität und die verbindlichen Unterzeichner fest. Danach öffnest du die Anmeldung, teilst Besucher in Zeitfenster ein und planst Empfang, Wartebereich sowie die Ausgabe der Signaturkarten. In den letzten Tagen geht es vor allem um Listen, Namensschilder, Beschilderung, Technik und Catering.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Uhrzeit bestätigen
2
Location reservieren
3
Kapazität des Veranstaltungsorts prüfen
4
Unterzeichner bestätigen
5
Teilnehmerregistrierung öffnen
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Besucherfragen beantworten
2 Personen
10
Zeitfenster für Besucher einteilen
2 Personen
11
Bestätigungen an Besucher senden
2 Personen
12
Wegbeschreibung versenden
13
Zugang und Wartebereich planen
2 Personen
14
Materialreservierungen erstellen
15
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
16
Teilnehmerliste ausdrucken
17
Armbänder sortieren
2 Personen
18
Signaturkarten sortieren
2 Personen
19
Catering bestellen
20
Technik testen
2 Personen
21
Beschilderung entwerfen
22
Beschilderung drucken
23
Einkaufen gehen
2 Personen
24
Materialien zusammenstellen
3 Personen

Event

25
Empfangsmitarbeiter begrüßen
2 Personen
26
Location öffnen
2 Personen
27
Tische aufstellen
4 Personen
28
Stühle aufstellen
3 Personen
29
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
30
Signiertisch einrichten
2 Personen
31
Warteschlangen absperren
2 Personen
32
Beschilderung anbringen
2 Personen
33
Dekoration aufhängen
2 Personen
34
Beleuchtung anschließen
2 Personen
35
Musikanlage anschließen
2 Personen
36
Mikrofon testen
2 Personen
37
Getränke kalt stellen
2 Personen
38
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
39
Snacks vorbereiten
3 Personen
40
Geschirr und Gläser bereitstellen
2 Personen
41
Briefing für Mitarbeitende abhalten
4 Personen
42
Anmeldetresen besetzen
2 Personen
43
Besucher empfangen
2 Personen
44
Armbänder verteilen
2 Personen
45
Besucher an die Warteschlange verweisen
2 Personen
46
Autogrammkarten verteilen
2 Personen
47
Unterschriften betreuen
2 Personen
48
Fotoecke betreuen
49
Getränke servieren
2 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Snacks servieren
2 Personen
52
Geschirr sammeln
2 Personen
53
Mülleimer leeren
54
Toilettenbereich prüfen
55
Warteschlange voranbringen
2 Personen
56
Pause für den Autogrammgeber einplanen
57
Letzte Besucher einlassen
2 Personen
58
Letzte Unterschriften abschließen
2 Personen
59
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

60
Geräte ausschalten
2 Personen
61
Dekoration entfernen
2 Personen
62
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
63
Geschirr abwaschen
2 Personen
64
Übrig gebliebenes Catering verpacken
2 Personen
65
Abfall sammeln
2 Personen
66
Location reinigen
3 Personen
67
Materialien zählen
2 Personen
68
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
69
Übrig gebliebene Drucksachen archivieren
70
Fundgegenstände registrieren
71
Fundgegenstände aufbewahren
72
Besucher über Fundsachen informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 36
BarhockerAnz. 4
WarteschlangenpfostenAnz. 12
AbsperrbandständerAnz. 8
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

MikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
Wiederaufladbare PowerbanksAnz. 4
Laptop
Drucker
KartenterminalAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
StiftesetsAnz. 12
PermanentmarkerAnz. 20
PapierkörbeAnz. 6
TackerAnz. 2
LocherAnz. 2
Papierschneider
Laminiergerät
LaminierhüllenAnz. 100
GewebeklebebandAnz. 4
Gaffer TapeAnz. 4
ScherenAnz. 6
MessbänderAnz. 2
ErsatzbatterienAnz. 24

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 4
StehlampenAnz. 4
SchreibtischlampenAnz. 3

Dekoration

Rückwand
Fototuch
WegweiserAnz. 10
Willkommensschild
TischdeckenAnz. 8
BallonsAnz. 40
BallongewichteAnz. 6
KlebestreifenAnz. 2
NamensschilderAnz. 150
ArmbänderAnz. 150
AutogrammkartenAnz. 180
ProgrammhefteAnz. 150
Klebebare BodenmarkierungenAnz. 40
TischnummernAnz. 12
FotorahmenAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 120
TellerAnz. 120
GabelnAnz. 120
TeelöffelAnz. 60
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
ServierschalenAnz. 8
ServierzangenAnz. 8
GetränkespenderAnz. 3

Catering

Einkäufe

Reinigung

MülleimerAnz. 6
AbfalltrennbehälterAnz. 3
EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
Besen und KehrblechAnz. 2
MikrofasertücherAnz. 12
HandseifeAnz. 4
HandtuchrollenAnz. 6
SchmutzfangmattenAnz. 2

Tipps

Bestätige Termin, Ort und Unterzeichner mindestens 4 Wochen vorher. Prüfe dabei nicht nur die Raumkapazität, sondern auch, wie viele Personen gleichzeitig im Wartebereich stehen können.
Öffne die Registrierung erst, wenn die Kapazität und die Zeitfenster feststehen. Verschicke die Bestätigungen spätestens 3 Tage vor der Runde zusammen mit Wegbeschreibung und Einlasshinweisen.
Plane die Warteschlange getrennt vom Signiertisch: Absperrbandständer oder Warteschlangenpfosten verhindern, dass sich Besucher vor dem Empfang kreuzen. Rechne pro Zeitfenster mit 10 bis 15 Minuten Puffer für verspätete Ankünfte.
Sortiere Namensschilder, Armbänder und Signaturkarten am Vortag nach Zeitfenster. Drucke zusätzlich eine Teilnehmerliste aus; ein Laptop allein ist bei langsamem WLAN oder leerem Akku keine verlässliche Anmeldung.
Teste Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Verlängerungskabel und Kartenterminal spätestens am Vortag. Stelle Powerbanks bereit und kontrolliere am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten vor Einlass, ob Empfang, Beschilderung und Technik funktionieren.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Unterschriftenrunde organisieren?: Beginne etwa 6 Wochen vorher mit Termin, Location und Kapazitätsprüfung. Vier Wochen vor dem Termin sollten die Unterzeichner bestätigt und die Anmeldung geöffnet sein.
Wie teilt man Besucher bei einer Unterschriftenrunde ein?: Vergib feste Zeitfenster und begrenze die Zahl der Personen pro Slot anhand der Signiergeschwindigkeit und der Raumkapazität. Plane zusätzlich 10 bis 15 Minuten Puffer zwischen den stärksten Besuchergruppen ein.
Was braucht der Empfang bei einer Unterschriftenrunde?: Am Empfang sollten Teilnehmerliste, Namensschilder, Armbänder, Signaturkarten und ein Kartenterminal bereitliegen. Richte den Empfang mindestens 60 Minuten vor dem Einlass ein und teste Laptop sowie Drucker vorab.
Wann verschickt man die Informationen an die Besucher?: Sende die Bestätigung spätestens 3 Tage vor der Veranstaltung. Sie sollte Zeitfenster, Adresse, Anreise, Wartebereich und Hinweise zum Einlass enthalten.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.