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Umweltplanabend organisieren: die praktische Checkliste

Ein Umweltplanabend braucht mehr Vorbereitung als nur einen Raum und eine Präsentation. Du koordinierst Anmeldung, Programm, Referierende, Technik, Catering und Informationen für die Teilnehmenden. Plane zuerst Termin, Ort und Ablauf, danach Einladungen und Anmeldungen. In der letzten Woche prüfst du Präsentationen, Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche und alle Ausdrucke. Am Veranstaltungstag bleiben dann vor allem Aufbau, Techniktest und Registrierung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Saalkapazität prüfen

  • Programm und Zeitplan erstellen

    2 Personen

  • Sprecher und Gesprächsleiter festlegen

  • Präsentationen und Dokumente sammeln

    2 Personen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anwohner informieren

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Fragen von Teilnehmern sammeln

    2 Personen

  • Endgültige Teilnehmerliste erstellen

  • Catering bestellen

  • Technik reservieren

  • Drucksachen anfertigen lassen

  • Wegbeschreibung versenden

  • Präsentationen technisch prüfen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Anwesenheitsliste drucken

  • Informationsblätter ausdrucken

    2 Personen

  • Fragenkarten vorbereiten

  • Einkäufe abholen

    2 Personen

  • Standortschlüssel abholen

  • Saal öffnen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Präsentationstisch einrichten

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Informationstische einrichten

    3 Personen

  • Projektor und Leinwand anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Präsentation öffnen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Begrüßung und Eröffnung übernehmen

  • Geländeplan erläutern

    2 Personen

  • Fragen aus dem Publikum sammeln

    2 Personen

  • Infotische betreuen

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Rückmeldungen und Anmerkungen notieren

    2 Personen

  • Pause ankündigen

  • Pausencatering nachfüllen

    2 Personen

  • Abendprogramm eröffnen

  • Themenhinweise geben

    3 Personen

  • Panelfragen moderieren

    3 Personen

  • Letzte Fragen beantworten

    2 Personen

  • Feedbackformulare verteilen

    2 Personen

  • Abschied und nächste Schritte erläutern

  • Informellen Austausch moderieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Feedbackformulare einsammeln

  • Teilnehmer verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall trennen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Präsentationsmaterialien einpacken

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Sanitäranlagen prüfen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Anwesenheitsliste archivieren

  • Rückmeldungen und Notizen zusammenführen

    2 Personen

  • Folgefragen beantworten

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

  • Dokumente online bereitstellen

  • Rückmeldung an die Teilnehmenden senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 10
  • StühleAnz. 90
  • Registrierungstisch
  • InformationstischeAnz. 4
  • StehtischeAnz. 4

Ausstattung

  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • Präsentationsklicker

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 90
  • GläserAnz. 100
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 90
  • KaffeelöffelAnz. 50
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 6

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 3
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2
  • KüchenmesserAnz. 2
  • TablettsAnz. 6

Dekoration

  • NamensschildhalterAnz. 90
  • TischdeckenAnz. 10
  • WegweiserAnz. 8
  • Informationsschild
  • SprecherkärtchenAnz. 6

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Programm und Zeitplan spätestens 3 Wochen vorher fest. Plane für Begrüßung, Impulsvorträge, Diskussion und Fragen jeweils eigene Zeitblöcke ein, damit der Abend nicht aus dem vorgesehenen Rahmen läuft.
  • Schließe die Anmeldung 3 bis 5 Tage vor dem Umweltplanabend. Erst dann kannst du Catering, Namensschilder, Anwesenheitsliste und Informationsblätter mit verlässlichen Zahlen vorbereiten.
  • Teste Präsentationen und Technik nicht erst beim Einlass. Öffne Laptop, Projektor, Leinwand, HDMI-Kabel, Mikrofone und Lautsprecher mindestens 60 Minuten vor Beginn und halte eine Ersatzlösung für die Präsentation bereit.
  • Sammle Fragen der Teilnehmenden bereits vor dem Termin und stelle zusätzlich Fragenkarten bereit. So können sich auch Personen beteiligen, die ihre Frage nicht direkt im Plenum stellen möchten.
  • Informiere Anwohner und versende die Wegbeschreibung spätestens 2 Tage vorher. Vergiss außerdem nicht, den Standortschlüssel abzuholen und Zugang, Saalöffnung sowie Rückgabe am selben Tag zu klären.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Umweltplanabend organisieren?
Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Ort, Saalkapazität und Programm. Einladungen sollten spätestens 3 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Wann muss die Anmeldung für einen Umweltplanabend geschlossen werden?
Schließe die Anmeldung 3 bis 5 Tage vorher. So bleiben genug Zeit für Teilnehmerliste, Ernährungswünsche, Catering, Namensschilder und Drucksachen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Umweltplanabend?
Plane mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Registrierung, Informationstische und Technik ein. Der Techniktest sollte spätestens 60 Minuten vor Beginn abgeschlossen sein.
Was muss man für die Technik eines Umweltplanabends prüfen?
Prüfe mindestens Projektor, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Präsentationsklicker, Mikrofone und Lautsprecher. Starte die Prüfung 60 Minuten vor Beginn und kontrolliere jede Präsentation einmal vollständig.

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