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Übernachtungsparty organisieren: die Checkliste

Bei einer Übernachtungsparty müssen nicht nur Essen und Spiele bereitliegen. Du brauchst frühzeitig verlässliche Ankunftszeiten, Notfallkontakte und einen Schlafplatz für jede Person. Plane außerdem Bad, Technik und Abendprogramm so, dass nach der Ankunft nichts mehr gesucht werden muss. Diese Checkliste führt dich von den ersten Einladungen bis zum Empfang und zur vorbereiteten Nacht.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Diätwünsche sammeln

  • Kontaktdaten prüfen

  • Ankunftszeiten bestätigen

  • Notfallkontakte notieren

  • Schlafplätze einteilen

  • Aktivitätenplanung erstellen

  • Film und Spiele auswählen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkäufe erledigen

    2 Personen

  • Betten und Schlafplätze vorbereiten

    2 Personen

  • Badezimmer vorbereiten

  • Aktivitätenmaterial bereitlegen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

  • Snacks vorbereiten

    2 Personen

  • Abendessen vorbereiten

    2 Personen

  • Musik und Film testen

  • Empfangsbereich vorbereiten

Event

  • Gäste begrüßen

    2 Personen

  • Gepäck und Schlafsachen zuweisen

  • Hausregeln und Ablauf erklären

  • Willkommensgetränke servieren

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Spielaktivitäten betreuen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Abendessen servieren

    2 Personen

  • Tisch zwischendurch abräumen

    2 Personen

  • Geburtstagstorte anschneiden

  • Filmabend begleiten

  • Abendsnacks bereitstellen

  • Zähneputzen und Schlafenszeit begleiten

    2 Personen

  • Eltern bei Besonderheiten informieren

  • Frühstück vorbereiten

    2 Personen

  • Frühstück servieren

    2 Personen

Nachbereitung

  • Schlafplätze abbauen

    2 Personen

  • Sachen an die Gäste mitgeben

  • Geschirr spülen

    2 Personen

  • Küche aufräumen

    2 Personen

  • Badezimmer reinigen

  • Abfall einsammeln

  • Reste sicher aufbewahren

  • Möbel zurückstellen

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

  • Räume staubsaugen

  • Verlorene Sachen prüfen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Möbel

  • KindertischeAnz. 2
  • StühleAnz. 10
  • LuftmatratzenAnz. 4
  • SchlafmattenAnz. 4
  • Klapp-Tisch

Geschirr

  • TellerAnz. 12
  • SchüsselnAnz. 12
  • TrinkgläserAnz. 12
  • BecherAnz. 10
  • BestecksetsAnz. 12

Küche

  • SchneidebretterAnz. 2
  • KüchenmesserAnz. 2
  • ServierplattenAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 3
  • Tortenmesser

Technik

  • Bluetooth-Lautsprecher
  • VerlängerungskabelAnz. 2
  • SteckdosenleistenAnz. 2
  • Laptop
  • Beamer
  • Leinwand

Dekoration

  • LuftballonsAnz. 30
  • GirlandenAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 2
  • PartyhüteAnz. 10
  • ServiettenhalterAnz. 2

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 2

Sportmaterial

  • GesellschaftsspieleAnz. 5
  • KartenspieleAnz. 3
  • KissenAnz. 10

Reinigungsmittel

  • MülleimerAnz. 3
  • Staubsauger
  • Wischmopp
  • Eimer
  • ReinigungshandschuheAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen mindestens zwei bis drei Wochen vorher und frage direkt nach Zu- oder Absage, Allergien, Ernährungswünschen und Notfallkontakten.
  • Bestätige die Ankunftszeiten spätestens zwei Tage vorher. So kannst du den Empfang, die Begrüßungsgetränke und die Einteilung der Schlafplätze ohne Wartezeiten vorbereiten.
  • Plane pro Gast einen festen Schlafplatz und halte Luftmatratze oder Schlafmatte, Kissen und Bettzeug vor der Ankunft bereit. Prüfe außerdem, ob Steckdosen und Verlängerungskabel sicher erreichbar sind.
  • Lege für den Abend höchstens zwei bis drei Hauptaktivitäten fest, zum Beispiel Spiele und einen Film. Teste Laptop, Beamer, Projektionsfläche und Bluetoothspeaker am selben Tag, statt erst nach dem Essen.
  • Stelle Snacks, Getränke und das Abendessen so bereit, dass du nicht ständig in die Küche musst. Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und prüfe vor dem Einkauf Geschirr, Besteck und Servierschalen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich zu einer Übernachtungsparty einladen?
Verschicke die Einladungen idealerweise zwei bis drei Wochen vorher. Bitte um eine Rückmeldung innerhalb von fünf bis sieben Tagen, damit du Schlafplätze, Essen und Aktivitäten passend planen kannst.
Wie viele Schlafplätze brauche ich für eine Übernachtungsparty?
Plane für jede angemeldete Person einen eigenen Schlafplatz und zusätzlich einen freien Platz als Reserve. Kläre spätestens eine Woche vorher, wer Luftmatratze, Schlafmatte oder eigenes Bettzeug mitbringt.
Wie viel Essen und Trinken brauche ich pro Gast?
Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und plane danach etwa ein Getränk pro Stunde ein. Für Snacks und Abendessen solltest du außerdem eine Portion pro Gast plus zwei bis drei Reserveportionen einplanen.
Wann soll ich die Technik für eine Übernachtungsparty testen?
Teste Laptop, Beamer, Projektionsfläche und Lautsprecher am Tag der Party, spätestens zwei Stunden vor der Ankunft. Lege Verlängerungskabel und Steckerleisten vorher aus und prüfe, ob alle Geräte gleichzeitig funktionieren.

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