Was du für eine Überflugzeremonie brauchst

Für eine Überflugzeremonie brauchst du mehr als Dekoration und Getränke: Die Stationen, der Weg und die technische Ausstattung müssen vor Beginn bereitstehen. Plane Sitzplätze für alle angemeldeten Überflieger, Eltern und Begleitpersonen ein und passe die Einkaufsliste an die endgültige Teilnehmerzahl an. Getränke sollten beim Aufbau bereits gekühlt sein, während Lautsprecher, Mikrofon und Verlängerungskabel vor Ort getestet werden. Für wechselhaftes Wetter gehören außerdem Partyzelte, LED-Lampen und eine Indoor-Alternative zur Vorbereitung.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 6
StühleAnz. 40
PartyzelteAnz. 2
BiertischgarniturenAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 50
TellerAnz. 50
BestecksetsAnz. 50
ServierschalenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 3

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 3
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 6
LichterkettenAnz. 4
TaschenlampenAnz. 6

Dekoration

WimpelketteAnz. 6
PfadfinderflaggenAnz. 3
BallonsAnz. 50
TischdeckenAnz. 6

Sportmaterial

KegelAnz. 20
SeilAnz. 100
HolzpfähleAnz. 12
ReifenAnz. 6
BälleAnz. 6
AugenbindenAnz. 10
AufgabenkartenAnz. 20
StifteAnz. 20
MedaillenbänderAnz. 12

Küche

SchneidebretterAnz. 3
MesserAnz. 6
ServierlöffelAnz. 6
KannenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
Besen und KehrblechAnz. 2
WischsetsAnz. 2
SchwämmeAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 3
DesinfektionsgelAnz. 3

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 3 Packungen
- Tee - 2 Kartons
- Zucker - 1 Kilogramm
- Milch - 6 Liter
- Hafermilch - 2 Liter
- Cola - 6 Flaschen
- Cola Zero - 4 Flaschen
- Orangenlimonade - 4 Flaschen
- Eistee - 4 Flaschen
- Spa Blauw - 8 Flaschen
- Sprudelndes Mineralwasser - 4 Flaschen
- Apfelsaft - 3 Packungen
- Orangensaft - 3 Packungen
- Brötchen - 50 Stück
- Butter - 500 Gramm
- Junger Käse - 1,5 Kilogramm
- Hinterschinken - 1 Kilogramm
- Hähnchenbrustaufschnitt - 750 gram
- Hummus - 4 Becher
- Gurke - 6 Stück
- Tomaten - 2 Kilogramm
- Salat - 4 Köpfe
- Mayonnaise - 1 Flasche
- Ketchup - 1 Flasche
- Senf - 1 Glas
- Chips natur - 5 Tüten
- Paprikachips - 5 Tüten
- Salzgebäck-Mix - 3 Tüten
- Popcorn - 3 Tüten
- Äpfel - 30 Stück
- Bananen - 20 Stück
- Trauben - 3 Kilogramm
- Kekse - 5 Packungen
- Brownies - 40 Stück
- Vegetarische Wraps - 20 Stück
- Wrap-Füllung - 2 Kilogramm
- Servietten - 100 Stück
- Aluminiumfolie - 1 Rolle
- Frischhaltefolie - 1 Rolle
- Backpapier - 1 Rolle
- Müllsäcke - 30 Stück
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 12 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Toilettenreiniger - 2 Flaschen

Tipps

Plane pro erwachsener Person etwa zwei bis drei Getränke für die erste Stunde und zusätzlich Wasser ein. Kühlboxen und Thermoskannen solltest du spätestens am Vortag bereitstellen, damit beim Aufbau nichts fehlt.
Rechne bei Geschirr und Sitzplätzen mit mindestens einem Set pro angemeldeter Person plus fünf zusätzlichen Bechern, Tellern und Bestecksets. So hast du Reserve für Nachschlag, Verluste oder kurzfristige Gäste.
Teste Lautsprecher und Mikrofon mindestens 60 Minuten vor Beginn am tatsächlichen Standort. Lege außerdem zwei Verlängerungskabel und Taschenlampen bereit, falls Anschlüsse oder Wege anders liegen als geplant.
Baue die Stationen mit Kegeln, Seilen, Holzpfählen und Reifen so auf, dass der Weg eindeutig erkennbar ist. Lege Aufgabenkarten und Stifte an jeder Station in Reserve aus, statt sie erst während der Zeremonie zu verteilen.
Hänge Wimpelkette, Pfadfinderflaggen und Ballons erst nach der Sicherheitskontrolle auf. Für den Fall von Regen solltest du Partyzelte oder ein Indoor-Programm spätestens am Vortag festlegen und das benötigte Material dorthin bringen.

Häufige Fragen

Wie viele Getränke brauche ich für eine Überflugzeremonie?: Plane für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro erwachsener Person ein, zusätzlich Wasser für alle Teilnehmenden. Bei warmem Wetter solltest du pro Person mindestens einen weiteren halben bis ganzen Liter Wasser vorsehen.
Wie viel Geschirr brauche ich für die Zeremonie?: Rechne mit je einem Becher, Teller und Besteckset pro Person und halte mindestens fünf zusätzliche Sets bereit. Bei mehr als 50 Gästen sind zehn Reserve-Sets praktischer, weil beim Aufbau oder Essen immer etwas fehlt.
Wann muss ich Technik und Material für die Überflugzeremonie prüfen?: Kontrolliere den Materialbestand zwei bis drei Tage vorher und reserviere fehlende Ausstattung spätestens dann. Lautsprecher, Mikrofon und Verlängerungskabel testest du am Veranstaltungstag mindestens eine Stunde vor Beginn.
Was brauche ich bei Regen für eine Überflugzeremonie?: Plane spätestens am Vortag ein Indoor-Programm und kläre, welches Material dafür benötigt wird. Für den Außenbereich sind Partyzelte sinnvoll; nimm zusätzlich LED-Lampen und Taschenlampen mit, wenn der Aufbau bei schlechtem Licht stattfindet.

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