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Tierfilmabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Tierfilmabend steht und fällt mit zwei Dingen: funktionierender Technik und einem klaren Ablauf. Wähle den Film früh aus, prüfe die Aufführungsrechte und reserviere den Saal, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Einkauf und der Techniktest. Am Veranstaltungstag brauchst du genug Zeit für Leinwand, Projektor, Ton, Sitzplätze, Snackbuffet und Eingang.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Filme auswählen

    2 Personen

  • Aufführungsrechte überprüfen

  • Veranstaltungsort und Saal reservieren

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Besucherinformationen versenden

  • Technik testen

    2 Personen

  • Filme herunterladen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Filmdateien überprüfen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Projektionsleinwand aufbauen

    2 Personen

  • Projektor anschließen

    2 Personen

  • Ton anschließen

    2 Personen

  • Licht einstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Snackbuffet vorbereiten

    3 Personen

  • Infotisch einrichten

  • Eingang und Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Programm vorstellen

  • Ersten Film starten

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pause betreuen

    3 Personen

  • Zweiten Film starten

  • Snackbuffet auffüllen

    2 Personen

  • Besucherfragen beantworten

  • Dritten Film starten

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 50
  • TischeAnz. 6
  • TischdeckeAnz. 6
  • Garderobenständer

Ausstattung

  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • LautsprecherAnz. 2
  • Audiomischpult
  • Laptop
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • SteckdosenleisteAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 60
  • SchälchenAnz. 12
  • TellerAnz. 50
  • BestecksetsAnz. 50
  • ServierschalenAnz. 10
  • ServierlöffelAnz. 10

Küche

  • KühlboxenAnz. 3
  • WasserkanneAnz. 3
  • Kaffeemaschine
  • Wasserkocher
  • SchneidebretterAnz. 2
  • MesserAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 10

Dekoration

  • TierposterAnz. 12
  • TierfigurenAnz. 20
  • TischdekorationAnz. 6

Beleuchtung

  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4
  • BatterienAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Prüfe die Aufführungsrechte direkt nach der Filmauswahl und lade die Filmdateien spätestens einige Tage vor dem Abend herunter. So bleibt Zeit, inkompatible Dateien oder fehlende Tonspuren zu klären.
  • Teste Projektor, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel und Lautsprecher einmal mit genau der Datei, die später gezeigt wird. Plane dafür mindestens 60 Minuten ein und lege Verlängerungskabel sowie Steckdosenleisten bereit.
  • Bearbeite Anmeldungen und Ernährungswünsche nicht erst am Veranstaltungstag. Verschicke die Besucherinformationen spätestens 2 Tage vorher, damit Beginn, Einlass und Hinweise zum Ablauf klar sind.
  • Kühle die Getränke mehrere Stunden vor dem Einlass und stelle Wasser sichtbar bereit. Für ein Snackbuffet brauchst du außerdem Schälchen, Teller, Besteck und Servierlöffel – diese Kleinteile werden häufig vergessen.
  • Baue Eingang, Garderobe und Infotisch vor dem Saal auf und stelle die Sitzplätze danach aus. Eine freie Laufroute zwischen Eingang, Snackbuffet und Sitzreihen verhindert Gedränge beim Einlass.

Häufige Fragen

Wie lange vorher muss ich einen Tierfilmabend organisieren?
Beginne idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher mit Filmauswahl, Aufführungsrechten und der Reservierung des Saals. Einladungen können danach verschickt werden; für Anmeldungen und Ernährungswünsche solltest du mindestens 7 Tage einplanen.
Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau eines Tierfilmabends?
Plane etwa 2 bis 3 Stunden für Reinigung, Tische, Stühle, Leinwand, Projektor, Ton, Licht, Dekoration und Buffet ein. Der Techniktest sollte zusätzlich mindestens 60 Minuten vor dem Einlass abgeschlossen sein.
Was muss ich bei der Technik für einen Filmabend testen?
Teste Filmdatei, Laptop, HDMI-Verbindung, Projektor, Leinwand und Lautsprecher gemeinsam. Starte den Test spätestens am Vortag und prüfe am Veranstaltungstag noch einmal Bild, Ton und Stromversorgung.
Wie viele Snacks und Getränke brauche ich für einen Tierfilmabend?
Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und ergänze Wasser. Plane Snacks für mindestens 1,5 Portionen pro angemeldeter Person ein, damit Nachzügler und Nachschlag berücksichtigt sind.

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