Theaterlesung organisieren: der praktische Ablauf
Eine Theaterlesung gelingt, wenn Inhalt, Raum und Technik früh zusammenpassen. Beginne mit Termin, Ort, Textrechten und dem Programm, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Sitzplatzkapazität, Verpflegung und die genaue Technikplanung. Am Veranstaltungstag brauchst du vor allem einen klaren Aufbauplan: Saal prüfen, Stühle und Empfang aufstellen, Mikrofone testen und die Leseecke einrichten.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort reservieren
- 2
Einlaufträger befestigen
- 3
Text und Rechte prüfen
2 Personen
- 4
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Technik und Mikrofone testen
2 Personen
- 9
Sitzplätze und Kapazität festlegen
2 Personen
- 10
Cateringmengen berechnen
- 11
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 12
Route und Parkinformationen versenden
- 13
Programmhefte drucken
- 14
Namensschilder vorbereiten
- 15
Einkaufen gehen
2 Personen
- 16
Getränke kühlen
2 Personen
- 17
Snacks und Obst vorbereiten
3 Personen
- 18
Ort öffnen und kontrollieren
2 Personen
- 19
Den Saal sauber und sicher machen
3 Personen
- 20
Stühle aufstellen
3 Personen
- 21
Tische und Empfangstresen aufstellen
2 Personen
- 22
Leseecke einrichten
2 Personen
- 23
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 24
Beleuchtung einrichten
2 Personen
- 25
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 26
Programmhefte bereitlegen
- 27
Technische Generalprobe
3 Personen
Event
- 28
Vordränger empfangen
- 29
Besucher registrieren
3 Personen
- 30
Besucher zur Halle begleiten
2 Personen
- 31
Theaterlesung eröffnen
- 32
Erste Lesung begleiten
3 Personen
- 33
Pausebuffet servieren
3 Personen
- 34
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 35
Zweiten Vortrag begleiten
3 Personen
- 36
Fragerunde moderieren
2 Personen
- 37
Besucher verabschieden
2 Personen
- 38
Übrig gebliebenes Catering abdecken
2 Personen
Nachbereitung
- 39
Saal und Ausstattung abbauen
4 Personen
- 40
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 41
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
- 42
Saal und Toiletten reinigen
3 Personen
- 43
Fundsachen sammeln
- 44
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 45
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 46
Übrig gebliebene Materialien verstauen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 90
- TischeAnz. 8
- Rednerpult
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- GläserAnz. 100
- TassenAnz. 100
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- KaffeelöffelAnz. 100
Küche
- ThermoskannenAnz. 6
- WasserkannenAnz. 6
- ServiertablettsAnz. 6
- ServierlöffelAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- MesserAnz. 6
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- Audiomischpult
- Laptop
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 4
- KabelmattenAnz. 8
Beleuchtung
- LeselampenAnz. 3
- StimmungsleuchtenAnz. 6
Dekoration
- WegweiserAnz. 8
- Programmtafel
- TischdeckeAnz. 8
- NamensschilderAnz. 100
- KlemmbretterAnz. 4
Catering
- KühlboxenAnz. 4
- GetränkespenderAnz. 3
- KaffeemaschinenAnz. 2
- ServierschalenAnz. 8
- Einkäufe
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- SortierboxenAnz. 3
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
Tipps
- Klär Text und Aufführungsrechte mindestens 4 bis 6 Wochen vor der Lesung. Erst wenn feststeht, welche Texte gelesen werden dürfen, solltest du das Programmheft und die Einladung finalisieren.
- Lege die Sitzplatzkapazität anhand der tatsächlich stellbaren Stühle fest und plane 10 bis 15 Prozent Reserve für Helfende, Technik oder kurzfristige Änderungen ein. So wird der Einlass nicht durch Nachbestuhlung verspätet.
- Teste Lautsprecher, Funkmikrofone, Mischpult, Laptop und HDMI-Kabel spätestens am Vortag gemeinsam. Lege Verlängerungskabel und Kabelmatten so, dass kein Kabel durch Laufwege oder vor dem Empfang liegt.
- Berechne Getränke für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und ergänze Wasser für die Lesenden. Kühle Getränke frühzeitig und stelle Thermoskannen, Tassen, Gläser sowie Servierbesteck vor dem Einlass bereit.
- Schicke Angemeldeten 2 bis 3 Tage vorher Programm, Route und Parkinformationen. Erfasse Ernährungswünsche mit der Anmeldung und bereite Namensschilder, Wegweiser und die Programmtafel vor Öffnung des Saals vor.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man eine Theaterlesung organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Ort, Textrechten und Programm. Einladungen sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
- Wie viele Sitzplätze brauche ich für eine Theaterlesung?
- Plane pro erwarteter Person einen Sitzplatz und zusätzlich 10 bis 15 Prozent Reserve ein. Bei 40 Anmeldungen stellst du also etwa 44 bis 46 Stühle auf, sofern der Raum das zulässt.
- Wie viel Technik braucht eine Theaterlesung?
- Für einen kleinen Raum reichen meist ein bis zwei aktive Lautsprecher, ein bis zwei Mikrofone, ein Mikrofonständer und ein Audiomischpult. Der vollständige Funktionstest sollte spätestens am Vortag und noch einmal 60 Minuten vor Beginn erfolgen.
- Wann sollte das Catering für eine Theaterlesung vorbereitet werden?
- Getränke kannst du am Veranstaltungstag mehrere Stunden vorher kühlen. Snacks und Obst bereitest du etwa 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass vor, damit das Buffet rechtzeitig steht, aber frisch bleibt.
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