Technikmesse organisieren: Der richtige Ablauf

Eine Technikmesse steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Lege zuerst Termin, Ort und Flächenaufteilung fest, bevor du Aussteller oder Technik verbindlich einplanst. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen und das Programm; technische Anforderungen wie Strom, WLAN und Präsentationsdateien müssen parallel erfasst werden. Plane die letzten 48 Stunden für Tests, Beschilderung und den Aufbau ein, damit am Messetag nicht noch Kabel, Sitzplätze oder Ausstellerdaten fehlen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Messeaufteilung ausarbeiten
2 Personen
3
Aussteller kontaktieren
2 Personen
4
Aussteller erfassen
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldeformular öffnen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Lieferanten reservieren
10
Programm zusammenstellen
2 Personen
11
Demonstrationen planen
2 Personen
12
Ausstellerinformationen versenden
13
Lageplan finalisieren
2 Personen
14
Stromanschlüsse erfassen
2 Personen
15
Sicherheitswege kontrollieren
2 Personen
16
Namensschilder gestalten
17
Programm drucken lassen
18
Ausstellerschilder erstellen
2 Personen
19
Präsentationen sammeln
20
Technische Dateien testen
2 Personen
21
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Materialien zusammenstellen
3 Personen
24
Location öffnen
2 Personen
25
Boden und Eingang kontrollieren
2 Personen
26
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
27
Ausstellerstände aufbauen
6 Personen
28
Stromverteilung anschließen
3 Personen
29
Computer und Bildschirme aufstellen
4 Personen
30
Demonstrationsausrüstung testen
4 Personen
31
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
32
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
33
Namensschilder sortieren
2 Personen
34
Beschilderung anbringen
2 Personen
35
Dekoration aufhängen
3 Personen
36
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
37
Getränke kalt stellen
2 Personen
38
Snacks vorbereiten
3 Personen
39
Technische Endkontrolle durchführen
3 Personen
40
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

41
Türen öffnen
2 Personen
42
Besucher registrieren
4 Personen
43
Besucherausweise ausgeben
2 Personen
44
Aussteller empfangen
2 Personen
45
Besucher zu den Ständen leiten
2 Personen
46
Vorführungen betreuen
3 Personen
47
Präsentationen ankündigen
48
Präsentationen technisch unterstützen
2 Personen
49
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
50
Snacks servieren
3 Personen
51
Getränke nachfüllen
2 Personen
52
Buffet sauber und gefüllt halten
2 Personen
53
Mülleimer leeren
2 Personen
54
Toiletten kontrollieren
55
Stände zwischendurch kontrollieren
2 Personen
56
Besucherfragen beantworten
2 Personen
57
Letzten Programmpunkt begleiten
2 Personen
58
Messeende ankündigen
59
Besucher verabschieden
3 Personen
60
Aussteller auschecken
2 Personen

Nachbereitung

61
Technik ausschalten
3 Personen
62
Demonstrationsausrüstung einpacken
4 Personen
63
Ausstellerstände abbauen
6 Personen
64
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
65
Geschirr sammeln
3 Personen
66
Geschirr abwaschen
3 Personen
67
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
68
Location reinigen
4 Personen
69
Dekoration entfernen
2 Personen
70
Stromkabel aufrollen
3 Personen
71
Geliehene Materialien prüfen
2 Personen
72
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
73
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
74
Fundgegenstände registrieren
75
Dankesnachricht versenden
76
Foto- und Videomaterial archivieren
77
Abrechnungen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MessetischeAnz. 24
BarhockerAnz. 24
Besucher-StühleAnz. 80
Registrierungstheke
Lounge-SesselAnz. 8
KlappischeAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 10

Ausstattung

LaptopsAnz. 4
PräsentationsbildschirmeAnz. 4
Beamer
Projektionsleinwand
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
WebcamsAnz. 2
VR-BrillenAnz. 3
DemonstrationsroboterAnz. 2
PowerbanksAnz. 8
USB-HubsAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 16
VerlängerungskabelAnz. 20
KabeltrommelnAnz. 6
HDMI-KabelAnz. 8
USB-C-KabelAnz. 12
NetzwerkkabelAnz. 12
WLAN-RouterAnz. 2
LaserpointerAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
WassergläserAnz. 100
WeingläserAnz. 60
TellerAnz. 100
GabelnAnz. 100
MesserAnz. 100
LöffelAnz. 100
ServierschalenAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4

Dekoration

Aussteller-SchilderAnz. 24
WegweiserAnz. 12
Programmatische PosterAnz. 12
WimpelkettenAnz. 8
TischdeckenAnz. 24
NamensschildhalterAnz. 180

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-BaustrahlerAnz. 6
NotlampenAnz. 4

Reinigung

PutzeimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 24
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort und Messeaufteilung. Erst wenn Standflächen und Besucherwege feststehen, kannst du Aussteller verlässlich kontaktieren.
Fordere von jedem Aussteller spätestens 3 Wochen vor der Messe die Standgröße, den Strombedarf, Präsentationen und besondere Demonstrationen an. So lassen sich Tische, Bildschirme, Kabel und Sicherheitswege gemeinsam prüfen.
Schließe die Anmeldung 7 bis 10 Tage vor dem Termin oder lege ein klares Enddatum fest. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche, damit die Verpflegung nicht erst am Vortag angepasst werden muss.
Teste technische Dateien, Beamer, Mikrofone, Lautsprecher, WLAN und Webcams mindestens 24 Stunden vor Beginn. Eine Präsentation kann auf dem Laptop funktionieren und am Präsentationsbildschirm trotzdem falsch dargestellt werden.
Plane für den Aufbau einen festen Rundgang von Eingang bis Ausgang ein. Kontrolliere dabei Boden, Registrierungstheke, Lageplan, Namensschilder, Abfallbehälter und alle Kabelwege, bevor die ersten Besucher eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Technikmesse organisieren?: Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Größere Ausstellerlisten, Demonstrationen oder aufwendige Technik brauchen eher 12 Wochen, damit Rückmeldungen und Lieferanten rechtzeitig feststehen.
Wann sollte man die Aussteller einer Technikmesse anschreiben?: Die erste Kontaktaufnahme sollte etwa 8 Wochen vorher erfolgen. Fordere spätestens 3 Wochen vor der Messe alle Standdaten, technischen Anforderungen und Präsentationsdateien an.
Wann muss der Lageplan für eine Technikmesse fertig sein?: Finalisiere den Lageplan spätestens 10 bis 14 Tage vorher. Danach sollten nur noch kleine Änderungen erfolgen, weil Ausstellerschilder, Einladungen und Sicherheitswege darauf abgestimmt werden.
Wie viel Zeit braucht der Techniktest vor einer Messe?: Plane mindestens einen vollständigen Testblock von 3 bis 4 Stunden ein, idealerweise am Vortag. Prüfe jedes Gerät mit den tatsächlichen Dateien und Kabeln, einschließlich Stromversorgung, WLAN und Ton.

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