Eine Tauschbörse Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Tauschbörse entscheidet ein klarer Ablauf darüber, ob das Tauschen entspannt bleibt oder am Empfang und an den Tischen ins Stocken gerät. Beginne mit Ort, Datum und Zeitfenster, bevor du Einladungen verschickst. Danach brauchst du verbindliche Anmeldungen, verständliche Tauschregeln und eine Tischordnung, die Waren und Wege übersichtlich hält. Plane den Aufbau so, dass Empfangstheke, nummerierte Tauschtische, Beschilderung und gekühlte Getränke vor dem Einlass fertig sind.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Datum und Uhrzeiten festlegen
- 3
Genehmigungen prüfen
- 4
Tische und Stühle reservieren
- 5
Einladungen erstellen
- 6
Einladungen verschicken
- 7
Anmeldungen bearbeiten
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Teilnehmer bestätigen
- 10
Tauschregeln teilen
- 11
Tischordnung erstellen
2 Personen
- 12
Beschilderung entwerfen
- 13
Namensschilder vorbereiten
- 14
Tauschgutscheine drucken
- 15
Bestand prüfen
- 16
Einkaufsliste prüfen
- 17
Einkaufen gehen
2 Personen
- 18
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 19
Getränke kühlen
- 20
Snacks vorbereiten
2 Personen
Event
- 21
Location öffnen
2 Personen
- 22
Tische aufstellen
4 Personen
- 23
Stühle aufstellen
2 Personen
- 24
Tauschtische nummerieren
2 Personen
- 25
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 26
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 27
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 28
Tauschware prüfen
3 Personen
- 29
Teilnehmer registrieren
2 Personen
- 30
Tauschregeln erklären
2 Personen
- 31
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 32
Snacks servieren
2 Personen
- 33
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 34
Tauschtafeln betreuen
3 Personen
- 35
Fundbüro verwalten
- 36
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 37
Letzte Tauschrunde ankündigen
- 38
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
- 39
Tauschware zurückgeben
3 Personen
Nachbereitung
- 40
Tische abräumen
4 Personen
- 41
Stühle stapeln
2 Personen
- 42
Dekoration entfernen
2 Personen
- 43
Abfall sammeln
3 Personen
- 44
Location reinigen
3 Personen
- 45
Materialien einpacken
2 Personen
- 46
Schlüssel zurückbringen
- 47
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 48
Unbenutzte Einkäufe verstauen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 12
- StühleAnz. 40
- Empfangstresen
- KleiderständerAnz. 2
- HockerAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 4
Ausstattung
- WasserkocherAnz. 2
- KaffeemaschinenAnz. 2
- KühlboxenAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
Dekoration
- TischdeckenAnz. 12
- BallonsAnz. 50
- WimpelketteAnz. 3
- NamensschilderAnz. 50
- WegweiserAnz. 10
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 80
- TellerAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 40
- ServierschalenAnz. 8
Küche
- ThermoskannenAnz. 4
- AusgießkannenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 2
- KüchenmesserAnz. 3
Reinigung
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 4
- LichterkettenAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum, Öffnungszeit und Abbauzeit zuerst fest und reserviere den Ort samt Tischen und Stühlen, bevor du Einladungen erstellst. Prüfe dabei früh, ob Genehmigungen erforderlich sind.
- Setze für die Anmeldung eine klare Frist, zum Beispiel 7 Tage vor der Tauschbörse. Erfasse dabei Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche und bestätige anschließend jede Anmeldung schriftlich.
- Teile die Tauschregeln spätestens 3 Tage vor dem Termin mit. Erkläre insbesondere, was angenommen wird, wie Tauschgutscheine funktionieren und wo die Teilnehmer ihre Sachen ablegen.
- Plane Empfangstheke, nummerierte Tauschtische und Wegweiser in einem einfachen Rundlauf. Bereite Namensschilder, Tischordnung und Tauschgutscheine bereits am Vortag vor, damit am Veranstaltungstag nur noch aufgebaut werden muss.
- Kühle Getränke rechtzeitig und stelle Wasser, Kaffee und Snacks an einem festen Platz bereit. Rechne außerdem mit zusätzlichem Reinigungsaufwand: Abfallbehälter, Eimer, Wischmop, Besen und Kehrblech sollten vor dem Einlass griffbereit sein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Tauschbörse organisieren?
- Beginne etwa 4 bis 6 Wochen vorher mit Ort, Datum und Uhrzeit. Spätestens 2 Wochen vor dem Termin sollten Einladungen verschickt und Anmeldungen erfasst werden.
- Wie viele Helfer braucht man für eine Tauschbörse?
- Für eine kleine Tauschbörse sind mindestens 3 Helfer sinnvoll: eine Person am Empfang und zwei für Aufbau, Orientierung und Nachsortierung. Bei mehr als 50 Teilnehmern solltest du 1 zusätzliche Person je 25 Gäste einplanen.
- Wann sollte man die Tauschregeln verschicken?
- Schicke die Regeln spätestens 3 Tage vor der Veranstaltung und wiederhole die wichtigsten Punkte am Empfang. So können Teilnehmer ungeeignete Gegenstände noch vor dem Einlass aussortieren.
- Wie lange dauert der Aufbau einer Tauschbörse?
- Plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten ein. Tische, Stühle, Kleiderständer, Beschilderung, Empfangstheke, Namensschilder und Getränke brauchen meist länger als erwartet.
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