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Tauschbörse organisieren: die Checkliste

Eine Tauschbörse steht und fällt mit klaren Regeln, verlässlichen Anmeldungen und einem Aufbau, der am Veranstaltungstag nicht improvisiert werden muss. Lege zuerst Datum und Ort fest, reserviere Saal und Tische und öffne danach das Anmeldeformular. In den letzten Tagen prüfst du Teilnehmerdaten, Ernährungswünsche, Tischordnung und alle Drucksachen. Plane für den Aufbau außerdem feste Zeit für Anmeldung, beschriftete Tauschtische und die Kontrolle von Geschirr, Getränken und Technik ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Saal und Tische reservieren

  • Veranstaltung online ankündigen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Tauschregeln festlegen

    2 Personen

  • Teilnehmer bestätigen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Tischordnung erstellen

    2 Personen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Tauschkarten und Formulare drucken

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Geschirr und Gläser prüfen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Saal kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tischnummern aufstellen

    2 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

    2 Personen

  • Tauschtische markieren

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Cateringbereich einrichten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Besucher registrieren

    2 Personen

  • Teilnehmer zu den Tischen führen

    2 Personen

  • Tauschregeln erläutern

  • Tauschbörse begleiten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

  • Fundgegenstände registrieren

  • Letzte Tauschrunde ankündigen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Tauschmaterialien sammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Materialien einpacken

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 18
  • StühleAnz. 85
  • Anmeldetisch
  • KleiderständerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 6
  • HockerAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 80
  • GläserAnz. 100
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 80
  • ServiertablettsAnz. 6

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • Kasse
  • Geldkassette
  • TaschenrechnerAnz. 2

Küche

  • ThermoskannenAnz. 4
  • KaffeefilterAnz. 100
  • SchneidebretterAnz. 2
  • MesserAnz. 4
  • ZangenAnz. 4
  • SchälchenAnz. 12
  • MessbecherAnz. 2
  • Thermometer

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 20
  • GirlandenAnz. 8
  • BallonsAnz. 50
  • TischschilderAnz. 20
  • WegweiserAnz. 10
  • TischnummernAnz. 20

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Tauschregeln fest, bevor du Einladungen verschickst. Nenne dabei konkret, wie viele Gegenstände jede Person mitbringen darf, wann die Anmeldung schließt und wie der Tausch abläuft.
  • Schließe die Anmeldung spätestens 5 bis 7 Tage vor der Tauschbörse. So kannst du Teilnehmer bestätigen, Anmeldungen bearbeiten, Ernährungswünsche erfassen und die Tischordnung ohne Zeitdruck erstellen.
  • Drucke Tauschkarten, Formulare und Namensschilder nicht erst am Veranstaltungstag. Rechne pro angemeldeter Person mit einem vollständigen Satz und lege zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve zurück.
  • Plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten ein. In dieser Zeit müssen Tische und Stühle stehen, Tischnummern und Wegweiser sichtbar sein, der Anmeldetisch bereitstehen und die Tauschtische markiert werden.
  • Stelle Getränke und Snacks erst nach der Raumkontrolle bereit. Prüfe vorher Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Thermoskannen, Gläser und Verlängerungskabel; Getränke können anschließend 1 bis 2 Stunden vor Beginn kalt gestellt werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich eine Tauschbörse organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Datum, Ort, Saal und Tischen. Die Online-Ankündigung und Einladungen sollten spätestens 3 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Wann sollte die Anmeldung für eine Tauschbörse schließen?
Schließe das Anmeldeformular etwa 5 bis 7 Tage vor der Veranstaltung. Dann bleiben noch mehrere Tage für Teilnehmerbestätigungen, Ernährungswünsche, Tischordnung und Drucksachen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Tauschbörse?
Plane mindestens 90 Minuten für den Aufbau ein, bei vielen Tischen eher 2 Stunden. Tische, Stühle, Anmeldetisch, Tischnummern und Tauschkarten sollten vor dem Eintreffen der Teilnehmer fertig sein.
Wie viele Getränke brauche ich für eine Tauschbörse?
Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person, einschließlich Wasser, Kaffee und anderen angebotenen Getränken. Kaufe zusätzlich ungefähr 10 Prozent Reserve ein, damit Nachschub nicht während des Tauschs fehlt.

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