Einen Tauf-Infoabend Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Tauf-Infoabend müssen Programm, Referenten, Anmeldung und Raum früh zusammenpassen. Lege zuerst Datum und Ablauf fest, reserviere den Gemeindesaal und bestätige alle Mitwirkenden. Danach folgen Einladungen, Anmeldeformular und die Erfassung von Ernährungswünschen. Am Veranstaltungstag zählen ein getesteter Beamer, klare Wegweiser und ein vorbereiteter Empfang mehr als aufwendige Dekoration.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Gemeindesaal reservieren
- 3
Referenten bestätigen
- 4
Programm und Zeiten ausarbeiten
2 Personen
- 5
Einladungen erstellen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldeformular öffnen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
- 9
Anmeldungen bearbeiten
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Anmeldungen bestätigen
- 12
Infobroschüren zusammenstellen
2 Personen
- 13
Präsentation prüfen
2 Personen
- 14
Fragebögen vorbereiten
- 15
Einkaufsliste prüfen
- 16
Einkaufen gehen
2 Personen
- 17
Getränke kühlen
2 Personen
- 18
Materialien bereitstellen
2 Personen
Event
- 19
Kirchenraum öffnen
2 Personen
- 20
Saal und Eingang kontrollieren
2 Personen
- 21
Tische aufstellen
3 Personen
- 22
Stühle aufstellen
3 Personen
- 23
Empfangstisch einrichten
2 Personen
- 24
Präsentation testen
2 Personen
- 25
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 26
Snacks vorbereiten
2 Personen
- 27
Flyer und Namensschilder bereitlegen
2 Personen
- 28
Gäste empfangen und registrieren
3 Personen
- 29
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 30
Begrüßung und Eröffnung betreuen
- 31
Informationen zur Taufe geben
2 Personen
- 32
Pausengetränke nachfüllen
2 Personen
- 33
Snacks servieren
2 Personen
- 34
Fragerunde moderieren
2 Personen
- 35
Praktische nächste Schritte erläutern
- 36
Persönliche Fragen beantworten
3 Personen
- 37
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 38
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 39
Kaffeestation aufräumen
2 Personen
- 40
Tische und Stühle zurückstellen
3 Personen
- 41
Abfall sammeln
2 Personen
- 42
Saal reinigen
2 Personen
- 43
Geräte ausschalten
- 44
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 45
Übrig gebliebene Materialien verstauen
2 Personen
- 46
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 47
Unbeantwortete Fragen nachtelefonieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 50
- TischeAnz. 6
- Empfangstisch
- Rednertisch
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 50
- WassergläserAnz. 50
- TellerAnz. 50
- BestecksetsAnz. 50
- ServiertablettsAnz. 4
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- AusgießkannenAnz. 3
- KühlboxenAnz. 2
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- Laserpointer
Dekoration
- TischdeckenAnz. 6
- NamensschilderAnz. 50
- StifteAnz. 30
- Wegweiser-SchilderAnz. 4
- PfeilaufkleberAnz. 12
Catering
- InformationsbroschürenAnz. 50
- FragebögenAnz. 50
- Einkäufe
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- Besen und Kehrblech
- Wischmopp und Eimer
- ReinigungshandschuheAnz. 4
Beleuchtung
- TischlampenAnz. 4
Tipps
- Lege Programm und Zeiten mindestens vier Wochen vorher fest und bestätige die Referenten schriftlich. Plane neben Vortrag und Fragen auch feste Zeit für Empfang und Ausgabe der Informationsbroschüren ein.
- Öffne das Anmeldeformular direkt mit dem Versand der Einladungen. Bearbeite Anmeldungen fortlaufend, frage Ernährungswünsche ab und verschicke die Bestätigung spätestens drei Tage vor dem Abend.
- Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Laserpointer und Verlängerungskabel am Vortag gemeinsam. Prüfe dabei nicht nur das Bild, sondern auch Präsentation, Stromanschlüsse und den Standort des Rednertischs.
- Richte den Empfangstisch 30 bis 45 Minuten vor Beginn ein. Lege Namensschilder, Stifte, Fragebögen und Informationsbroschüren bereit und stelle Wegweiser vom Eingang bis zum Kirchenraum beziehungsweise Saal auf.
- Bereite Kaffee und Tee erst kurz vor dem Einlass vor und stelle Wasser sichtbar bereit. Rechne bei einem zweistündigen Abend mit mindestens einer Tasse Kaffee oder Tee und einem Wasserglas pro angemeldeter Person, plus etwa 10 Prozent Reserve.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Tauf-Infoabend planen?
- Beginne etwa sechs Wochen vorher mit Datum, Programm und der Reservierung des Gemeindesaals. Vier Wochen vor dem Termin sollten Referenten bestätigt und Einladungen versendet sein.
- Wie lange dauert ein Tauf-Infoabend?
- Plane normalerweise 90 bis 120 Minuten ein, einschließlich Vortrag, Fragen und Ausgabe der Unterlagen. Öffne den Empfang 30 Minuten vorher, damit Anmeldungen und Namensschilder nicht den Beginn verzögern.
- Was muss man für einen Tauf-Infoabend an Technik vorbereiten?
- Du brauchst mindestens Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Laserpointer und passende Verlängerungskabel. Teste die komplette Präsentation am Vortag und führe am Veranstaltungstag 30 Minuten vor Beginn einen kurzen Funktionstest durch.
- Wie viele Getränke braucht man bei einem Tauf-Infoabend?
- Rechne bei einem zweistündigen Abend mit mindestens einem Kaffee oder Tee und einem Wasserglas pro Person. Stelle zusätzlich rund 10 Prozent Reserve bereit, besonders wenn keine verbindliche Anmeldung vorliegt.
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