Ein Tanzwochenende Schritt für Schritt organisieren

Ein Tanzwochenende steht und fällt mit einem klaren Ablauf für beide Tage. Lege zuerst Datum und Ort fest, kläre Tanzlehrer und Programm und erfasse frühzeitig Anmeldungen, Tanzstufen sowie Ernährungswünsche. Danach folgen Reservierungen, Helferplanung, Technikprüfung und die Teilnehmerinformationen. Am Veranstaltungstag entscheidet ein rechtzeitiger Aufbau darüber, ob Tanzfläche, Ton, Wege und Verpflegung pünktlich bereit sind.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Programm für beide Tage erstellen
2 Personen
3
Tanzlehrer ansprechen
2 Personen
4
Musikprogramm zusammenstellen
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Tanzstufen erfassen
9
Reservierungen vornehmen
2 Personen
10
Lehrerplan bestätigen
2 Personen
11
Freiwillige einteilen
2 Personen
12
Musikdateien prüfen
2 Personen
13
Technik testen
2 Personen
14
Lageplan und Laufwege erstellen
2 Personen
15
Teilnehmerinformationen versenden
16
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
17
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
18
Vorräte und Materialien prüfen
2 Personen
19
Einkaufen gehen
3 Personen
20
Kühlwaren abholen
2 Personen
21
Location öffnen
2 Personen
22
Böden kontrollieren
2 Personen
23
Tanzfläche freiräumen
4 Personen
24
Tische aufstellen
3 Personen
25
Stühle aufstellen
3 Personen
26
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
27
Garderobe einrichten
2 Personen
28
Dekoration aufhängen
3 Personen
29
Lichtanlage aufbauen
2 Personen
30
Beschallungsanlage aufstellen
3 Personen
31
Mikrofone anschließen
2 Personen
32
Musik abspielen und testen
2 Personen
33
Getränke kalt stellen
3 Personen
34
Kaffee- und Teestation vorbereiten
2 Personen
35
Snacks vorbereiten
4 Personen
36
Allergeninformationen bereitlegen
37
Toiletten kontrollieren
2 Personen
38
Einweisung für Freiwillige geben
2 Personen

Event

39
Teilnehmende empfangen
3 Personen
40
Namensschilder verteilen
2 Personen
41
Eröffnungsprogramm begleiten
2 Personen
42
Tanzworkshops begleiten
4 Personen
43
Wasser und Getränke nachfüllen
2 Personen
44
Snacks servieren
3 Personen
45
Pausenraum ordentlich halten
2 Personen
46
Musik und Licht bedienen
2 Personen
47
Abendprogramm ankündigen
48
Freies Tanzen betreuen
2 Personen
49
Abschluss ankündigen
50
Garderobe verwalten
2 Personen
51
Abfall sammeln
2 Personen
52
Teilnehmer erneut empfangen
3 Personen
53
Tagesprogramm erläutern
54
Tanzworkshops begleiten
4 Personen
55
Mittagsbuffet aufbauen
4 Personen
56
Mittagsbuffet auffüllen
3 Personen
57
Geschirr sammeln
2 Personen
58
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
59
Getränke nachfüllen
2 Personen
60
Finale des Tanzprogramms begleiten
4 Personen
61
Freies Tanzen betreuen
2 Personen
62
Abschluss und Dankesmoment begleiten
2 Personen

Nachbereitung

63
Anlage ausschalten
2 Personen
64
Lichtanlage ausschalten
2 Personen
65
Dekoration entfernen
3 Personen
66
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
67
Garderobe leeren
2 Personen
68
Abfall zu den Containern bringen
3 Personen
69
Geschirr abwaschen
3 Personen
70
Küche reinigen
3 Personen
71
Toiletten reinigen
2 Personen
72
Tanzfläche reinigen
3 Personen
73
Materialien inventarisieren
2 Personen
74
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
75
Reste sicher verstauen
2 Personen
76
Fundsachen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 90
BarhockerAnz. 8
GarderobenständerAnz. 4
KleiderbügelAnz. 100
AbsperrpfostenAnz. 8

Geschirr

TrinkgläserAnz. 120
WeingläserAnz. 60
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 120
SchälchenAnz. 60
GabelnAnz. 120
MesserAnz. 120
LöffelAnz. 100
ServiertablettsAnz. 12

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
Laptop
Musik-Backup
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
KabelmattenAnz. 10
KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
Bain-MariesAnz. 2

Beleuchtung

LichtspotsAnz. 6
LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 6

Dekoration

TanzfahnenAnz. 8
Hintergrundtuch
BallonbögenAnz. 2
TischdeckenAnz. 12
NamensschilderAnz. 100
WegweiserAnz. 12
StehtischhussenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 3
ServierlöffelAnz. 8
ZangenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
LebensmittelboxenAnz. 12
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2
KühlelementeAnz. 20

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane das Programm für beide Tage, bevor du Einladungen verschickst. So können Teilnehmer Dauer, Tanzstufe und Inhalte einschätzen und du erkennst früh, ob Pausen und Raumwechsel realistisch sind.
Erfasse Tanzstufen und Ernährungswünsche direkt mit der Anmeldung. Prüfe die Anmeldungen mindestens zweimal pro Woche und bestätige den Lehrerplan spätestens 7 Tage vor Beginn.
Teste Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Laptop und Musik-Backup nicht erst am ersten Kurstag. Plane dafür einen vollständigen Techniktest mit allen Kabeln und Kabelmatten spätestens am Vortag ein.
Schicke Teilnehmerinformationen mit Lageplan, Laufwegen, Beginnzeiten und Namensschilder-Hinweis mindestens 3 Tage vorher. Viele Rückfragen entstehen, wenn Anreise, Garderobe oder Raumaufteilung erst am Veranstaltungstag geklärt werden.
Öffne die Location früh genug für die Kontrolle von Böden und Tanzfläche. Rechne für Tische, Stühle, Garderobenständer, Kühlboxen und die Getränkestation mindestens 60 bis 90 Minuten Aufbauzeit ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Tanzwochenende organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Tanzlehrern und dem zweitägigen Programm. Einladungen und Anmeldungen sollten spätestens 6 Wochen vor dem Wochenende laufen, damit Reservierungen und Verpflegung planbar werden.
Wann sollte man die Tanzlehrer für ein Tanzwochenende anfragen?: Frage die Tanzlehrer 8 bis 12 Wochen vor dem Termin an und bestätige den konkreten Lehrerplan spätestens 7 Tage vorher. Kläre dabei auch Tanzstufen, Unterrichtszeiten und benötigte Technik.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Tanzwochenende?: Plane mindestens 60 bis 90 Minuten für den Aufbau ein. Dazu gehören Boden- und Raumkontrolle, Freiräumen der Tanzfläche, Aufstellen von Tischen und Stühlen, Garderobe sowie ein kompletter Techniktest.
Wann müssen die Teilnehmerinformationen verschickt werden?: Verschicke die Informationen mindestens 3 Tage vor Beginn. Darin sollten Startzeiten für beide Tage, Lageplan, Laufwege, Hinweise zur Garderobe und gegebenenfalls Ernährungs- oder Anmeldeangaben enthalten sein.

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