Eine Tanz-Schnupperstunde Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Tanz-Schnupperstunde entscheidet die Reihenfolge: Erst stehen Tanzlehrer, Saal und Anmeldeformular fest, danach folgen Einladungen und die Abstimmung von Programm und Musik. Kurz vor Beginn brauchst du Zeit für Lüften, Aufbau, Techniktest und die Registrierung. Plane außerdem Getränke, Namensaufkleber und eine Anwesenheitsliste ein. Die häufigsten Probleme entstehen, wenn Musikdateien, Mikrofon oder Verlängerungskabel erst vor Ort geprüft werden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Einladungen verschicken
- 2
Anmeldeformular öffnen
- 3
Tanzlehrer bestätigen
- 4
Saalreservierung vornehmen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Programm und Zeiten teilen
- 8
Musik und Unterricht abstimmen
2 Personen
- 9
Musikdateien sammeln
- 10
Anwesenheitsliste drucken
- 11
Einkaufen gehen
2 Personen
- 12
Materialien prüfen
2 Personen
- 13
Getränke kühlen
Event
- 14
Location öffnen
2 Personen
- 15
Saal lüften
- 16
Tanzfläche kontrollieren
2 Personen
- 17
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 18
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 19
Musik testen
2 Personen
- 20
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
- 21
Willkommenstisch vorbereiten
2 Personen
- 22
Teilnehmer registrieren
2 Personen
- 23
Teilnehmer in den Saal begleiten
- 24
Begrüßungswort sprechen
- 25
Schnupper-Tanzunterricht begleiten
2 Personen
- 26
Wasser und Getränke bereitstellen
- 27
Pausensnacks servieren
2 Personen
- 28
Getränke nachfüllen
- 29
Zweite Tanzsession betreuen
2 Personen
- 30
Leichte Mahlzeit servieren
3 Personen
- 31
Freien Tanzmoment begleiten
2 Personen
- 32
Fragen der Teilnehmenden beantworten
- 33
Anmeldungen für Folgekursen notieren
2 Personen
- 34
Verabschiedung und Dankeswort organisieren
2 Personen
Nachbereitung
- 35
Übrig gebliebenes Essen verschließen
2 Personen
- 36
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 37
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 38
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 39
Saal reinigen
3 Personen
- 40
Abfall sammeln und entsorgen
2 Personen
- 41
Materialien einpacken
2 Personen
- 42
Geliehene Sachen zurückgeben
- 43
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- Anmeldetisch
- BuffetischeAnz. 2
- KlappstühleAnz. 12
- TischdeckenAnz. 3
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- Laptop
- Mikrofon
- Mikrofonständer
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- Ersatzbatterien
Geschirr
- TrinkgläserAnz. 40
- KaffeetassenAnz. 30
- TellerAnz. 40
- BestecksetsAnz. 40
- ServierschalenAnz. 6
- ServierzangenAnz. 4
Küche
- WasserkannenAnz. 4
- Kaffeemaschine
- WasserkocherAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- KühlboxenAnz. 2
Dekoration
- Willkommensschild
- NamensaufkleberAnz. 40
- StifteAnz. 10
- TischdekorationAnz. 4
Beleuchtung
- StimmungsleuchtenAnz. 4
Reinigung
- Besen
- Wischmopp
- EimerAnz. 2
- MikrofasertücherAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Tanzlehrer und Saal, bevor du Einladungen verschickst. Öffne das Anmeldeformular mindestens 10 bis 14 Tage vorher und teile direkt Programm, Beginn und voraussichtliche Dauer mit.
- Bearbeite Anmeldungen laufend statt erst am Veranstaltungstag. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 3 Tage vorher, damit Getränke und Verpflegung passend vorbereitet werden können.
- Sammle die Musikdateien spätestens 2 Tage vorher und stimme sie mit dem Unterricht ab. Teste Laptop, Mischpult, aktive Lautsprecher und Mikrofon am selben Tag vor dem Eintreffen der Teilnehmenden.
- Öffne die Location mindestens 90 Minuten vor Beginn. Lüfte den Saal, kontrolliere die Tanzfläche und stelle Anmeldetisch, Stühle, Kleiderständer sowie Willkommens- und Getränketisch auf.
- Plane für die Registrierung 15 bis 20 Minuten ein. Lege Anwesenheitsliste, Namensaufkleber und Stifte bereit und begleite die angemeldeten Personen anschließend gesammelt in den Saal.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Tanz-Schnupperstunde planen?
- Beginne idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher mit der Reservierung des Saals und der Bestätigung des Tanzlehrers. Einladungen und Anmeldungen können dann etwa 10 bis 14 Tage vor dem Termin starten.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Tanz-Schnupperstunde?
- Plane mindestens 90 Minuten für das Öffnen der Location, Lüften, Bestuhlung, Tischaufbau und die Kontrolle der Tanzfläche ein. Für den Musik- und Mikrofontest solltest du zusätzlich 20 bis 30 Minuten vorsehen.
- Wann sollte man Musik und Technik für eine Tanz-Schnupperstunde testen?
- Sammle die Musikdateien spätestens 2 Tage vorher und prüfe die Abspielbarkeit auf dem Laptop. Vor Ort sollte ein vollständiger Test von Lautsprechern, Mischpult und Mikrofon mindestens 30 Minuten vor Beginn erfolgen.
- Wie lange dauert die Anmeldung vor einer Tanz-Schnupperstunde?
- Rechne bei einer kleinen Gruppe mit 15 bis 20 Minuten für Anwesenheitsliste, Namensaufkleber und Begrüßung. Bei mehr als 20 Teilnehmenden ist ein zweiter Helfer am Anmeldetisch sinnvoll, damit der Unterricht pünktlich starten kann.
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