Tag der Freiwilligen organisieren: Schritt für Schritt

Ein Tag der Freiwilligen gelingt, wenn Zusagen, Verpflegung und Aufbau früh genug zusammenpassen. Beginne mit Termin und Location, verschicke danach die Einladungen und erfasse Anmeldungen sowie Ernährungswünsche. Erst mit einer belastbaren Personenzahl bestellst du das Catering und planst Geschirr, Sitzplätze und Getränke. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem einen klaren Aufbauplan: Zugang, Buffet, Kaffee, Infotisch, Beschilderung und Technik sollten vor dem Eintreffen der Freiwilligen fertig sein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Einladungen verschicken
2
Anmeldungen bearbeiten
3
Ernährungswünsche erfassen
4
Programm an Teilnehmer senden
5
Location reservieren
6
Zugang und Schlüssel abholen
7
Cateringbestellung aufgeben
8
Benötigtes Material prüfen
2 Personen
9
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
10
Willkommensschild erstellen
11
Musik zusammenstellen
12
Einkaufen gehen
3 Personen
13
Getränke kühlen
2 Personen
14
Gemüse und Obst vorbereiten
3 Personen
15
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
16
Partyzelte aufbauen
4 Personen
17
Tische eindecken
3 Personen
18
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
19
Buffet aufbauen
4 Personen
20
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
21
Dekoration aufhängen
3 Personen
22
Beleuchtung anschließen
2 Personen
23
Beschallungsanlage testen
24
Infotisch einrichten
2 Personen

Event

25
Freiwillige empfangen
3 Personen
26
Namensschilder verteilen
2 Personen
27
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
28
Begrüßungswort übernehmen
29
Aktivitäten begleiten
6 Personen
30
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
31
Snacks servieren
3 Personen
32
Getränke nachfüllen
2 Personen
33
Buffet ausgeben
5 Personen
34
Diätmahlzeiten separat servieren
2 Personen
35
Geschirr abholen
3 Personen
36
Mülleimer leeren
2 Personen
37
Abschied und Dankesmoment gestalten
2 Personen

Nachbereitung

38
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
39
Mobiliar abbauen
4 Personen
40
Partyzelte abbauen
4 Personen
41
Geschirr abwaschen
3 Personen
42
Location reinigen
4 Personen
43
Dekoration entfernen
2 Personen
44
Geräte ausschalten
2 Personen
45
Schlüssel zurückbringen
46
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
47
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
48
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
49
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
StühleAnz. 60
StehtischeAnz. 3
TischdeckenAnz. 8
BuffetischeAnz. 3

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 70
TellerAnz. 70
BestecksetsAnz. 70
KaffeetassenAnz. 60
ServierschalenAnz. 10

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermokannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
Tragbare LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 3

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8

Dekoration

WimpelkettenAnz. 6
BallonsAnz. 50
TischdekorationAnz. 8
WillkommensschilderAnz. 2

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 4
LED-ArbeitslampenAnz. 2

Reinigung

BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 2

Materialien

NamensschilderAnz. 60
Wasserfeste StifteAnz. 10
Rolle MalerkreppAnz. 6
KlapptafelnAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Verschicke die Einladungen mindestens drei bis vier Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist von etwa zehn Tagen. So bleibt Zeit, Nachmeldungen und Ernährungswünsche in die Cateringbestellung einzubauen.
Plane den Aufbau rückwärts vom Empfang: Tische und Stühle, Zelte, Tischdecken und Buffet zuerst; Dekoration, Beschilderung und Infotisch danach. Rechne für den kompletten Aufbau mindestens zwei Stunden mit mehreren Helfenden ein.
Kühle Getränke nicht erst kurz vor Beginn. Stelle Kühlboxen am Vorabend bereit und fülle sie am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten vor dem Empfang, damit die ersten Getränke wirklich kalt sind.
Teste tragbare Lautsprecher, Beleuchtung und Verlängerungskabel mindestens 30 Minuten vor dem Start. Prüfe dabei nicht nur den Ton, sondern auch Steckdosen, Kabelwege und die Verständlichkeit am hintersten Sitzplatz.
Richte den Kaffee- und Teebereich getrennt vom Buffet ein und stelle Tassen, Thermokannen, Kaffeemaschinen und Wasserkocher gemeinsam bereit. So entstehen beim Essen weniger Warteschlangen und die Ausgabe bleibt übersichtlich.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tag der Freiwilligen planen?: Beginne sechs bis acht Wochen vorher mit Termin und Location. Vier Wochen vor dem Termin sollten die Einladungen verschickt sein, damit du ungefähr zehn Tage später mit einer verlässlichen Personenzahl weiterplanen kannst.
Wann muss die Cateringbestellung für einen Tag der Freiwilligen raus?: Gib die Bestellung etwa zwei bis drei Wochen vorher auf, sobald die Rückmeldefrist abgelaufen ist. Plane dabei eine kleine Reserve ein und übermittle besondere Ernährungswünsche spätestens sieben Tage vor der Veranstaltung.
Wie lange dauert der Aufbau bei einem Tag der Freiwilligen?: Für Zelte, Mobiliar, Buffet, Kaffee, Dekoration und Technik solltest du mindestens zwei Stunden einplanen. Wenn Zugang und Schlüssel erst am selben Tag verfügbar sind, rechne zusätzlich 30 Minuten Puffer ein.
Wann sollte man Getränke und Technik vorbereiten?: Kühle die Getränke am Vorabend oder mindestens 60 Minuten vor Beginn. Lautsprecher, Beleuchtung und Verlängerungskabel testest du spätestens 30 Minuten vor dem Empfang, bevor die ersten Freiwilligen eintreffen.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.