Studentenkongress organisieren: Der Ablauf von der Planung bis zum Einlass
Ein Studentenkongress steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Erst müssen Programm, Raum und Referenten feststehen, danach folgen Anmeldung, Technik und Catering. Plane die wichtigsten Entscheidungen nicht erst in den letzten Wochen, denn Präsentationen, Namensschilder und Sonderwünsche sammeln sich kurz vor dem Termin. Mit 72 vorbereiteten Aufgaben und 59 benötigten Gegenständen behältst du Zuständigkeiten, Fristen und Material an einem Ort im Blick.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Programm finalisieren
2 Personen
- 2
Veranstaltungsort und Saal reservieren
- 3
Referenten ansprechen
2 Personen
- 4
Anmeldeformular erstellen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 7
Sprecherdaten sammeln
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Catering reservieren
- 10
Technik inventarisieren
2 Personen
- 11
Präsentationen sammeln
- 12
Ablaufplan ausarbeiten
2 Personen
- 13
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 14
Sprecherbriefing versenden
- 15
Anmeldungen bestätigen
2 Personen
- 16
Namensschilder entwerfen
- 17
Wegweiser entwerfen
- 18
Cateringmengen weitergeben
- 19
Programm drucken lassen
- 20
Namensschilder drucken lassen
- 21
Technik testen
2 Personen
- 22
Einkaufen gehen
2 Personen
- 23
Catering prüfen
2 Personen
- 24
Teilnehmerliste ausdrucken
- 25
Namensschilder sortieren
2 Personen
- 26
Materialien einpacken
2 Personen
- 27
Präsentationen der Sprecher bereitlegen
Event
- 28
Saal öffnen
2 Personen
- 29
Technik aufbauen
3 Personen
- 30
Projektionsleinwand aufstellen
2 Personen
- 31
Mikrofone testen
2 Personen
- 32
Stühle aufstellen
4 Personen
- 33
Registrierungstisch aufstellen
2 Personen
- 34
Pausentische aufstellen
2 Personen
- 35
Wegweiser aufstellen
2 Personen
- 36
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 37
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
- 38
Mittagsbuffet aufbauen
3 Personen
- 39
Diätmahlzeiten kennzeichnen
- 40
Infotisch auffüllen
2 Personen
- 41
Registrierungsteam einweisen
2 Personen
- 42
Teilnehmer registrieren
4 Personen
- 43
Namensschilder verteilen
3 Personen
- 44
Kaffee servieren
2 Personen
- 45
Eröffnung ankündigen
- 46
Redner betreuen
2 Personen
- 47
Präsentationen betreuen
- 48
Mikrofone verwalten
- 49
Zeit pro Sitzung überwachen
- 50
Fragen aus dem Publikum moderieren
- 51
Kaffeepause servieren
3 Personen
- 52
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 53
Benutzte Becher einsammeln
2 Personen
- 54
Abendbuffet servieren
4 Personen
- 55
Buffet zwischendurch auffüllen
2 Personen
- 56
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 57
Geschirr in die Küche bringen
2 Personen
- 58
Podiumsgespräch begleiten
2 Personen
- 59
Abschluss ankündigen
- 60
Abreise der Teilnehmer begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 61
Technik ausschalten
2 Personen
- 62
Dekoration entfernen
2 Personen
- 63
Abfall sammeln
3 Personen
- 64
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 65
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 66
Saal reinigen
3 Personen
- 67
Materialien prüfen
2 Personen
- 68
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 69
Teilnehmer verabschieden
- 70
Sprecher danken
- 71
Präsentationen archivieren
- 72
Ausgaben sammeln
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 110
- TischeAnz. 14
- RegistrierungstischAnz. 2
- Rednertisch
- HockerAnz. 6
- TischwäscheAnz. 14
Ausstattung
- BeamerAnz. 2
- ProjektionsleinwandAnz. 2
- PräsentationslaptopsAnz. 2
- HDMI-AdapterAnz. 4
- PräsentationsklickerAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 3
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- Gaffer TapeAnz. 4
- USB-SticksAnz. 4
- PowerbanksAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- GläserAnz. 120
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServierlöffelAnz. 12
- SuppenkellenAnz. 8
- KaffeekannenAnz. 6
- WasserkannenAnz. 8
Küche
- ThermoskannenAnz. 8
- KühlboxenAnz. 6
- BuffetschalenAnz. 12
- ServierschalenAnz. 12
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- WarmhaltebehälterAnz. 6
- ServierlöffelAnz. 12
- TablettsAnz. 8
- BrotkörbeAnz. 8
Dekoration
- KongressbannerAnz. 3
- TischschilderAnz. 14
- WegweiserAnz. 10
- WegweiserAnz. 12
- NamensschilderAnz. 120
- BadgehalterAnz. 120
- ArmbänderAnz. 120
- ProgrammhefteAnz. 120
- StifteAnz. 120
- NotizblöckeAnz. 120
- TischdekorationAnz. 14
- EinwegklebebandAnz. 6
- KlebestiftAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 10
- WischsetsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- SchwämmeAnz. 12
- SpülbürstenAnz. 4
- HandseifenspenderAnz. 6
- HandtuchspenderAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Programm und Veranstaltungsort zuerst fest. Reserviere den Saal, sobald der Termin steht, und verschicke die Einladungen erst, wenn Zeiten, Referenten und Anmeldeweg verbindlich sind.
- Sammle bei der Anmeldung direkt Ernährungswünsche und Sprecherdaten. Gib die endgültige Teilnehmerzahl und die Cateringmengen spätestens einige Tage vor der Veranstaltung weiter.
- Fordere Präsentationen vor dem Kongress an und teste jede Datei mit dem vorgesehenen Präsentationslaptop. Prüfe dabei auch Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Adapter, Klicker und Funkmikrofone.
- Plane die Registrierung für den Einlass mit ausgedruckter Teilnehmerliste und alphabetisch sortierten Namensschildern. Stelle den Registrierungstisch mindestens 30 Minuten vor Beginn vollständig auf.
- Schicke den Referenten ein Briefing mit Redezeit, Raum, Technik und Ansprechpartner. Halte USB-Sticks, Powerbanks, Verlängerungskabel und Gaffer Tape als Reserve bereit, statt bei einem Ausfall improvisieren zu müssen.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Studentenkongress organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. In den ersten 2 Wochen sollten Termin, Saal, Programm und die Ansprache der Referenten geklärt werden; danach folgen Anmeldung, Catering und Technik.
- Wann sollte man die Referenten für einen Studentenkongress anfragen?
- Frage die Referenten 8 bis 10 Wochen vor dem Termin an. Sammle ihre Sprecherdaten und bestätige den endgültigen Ablauf spätestens 2 Wochen vorher.
- Wie viele Getränke braucht man für einen Studentenkongress?
- Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Person und Stunde. Für Pausen solltest du zusätzlich Kaffee, Wasser, Kaffeetassen, Gläser und ausreichend Kannen einplanen.
- Wann muss die Technik für einen Studentenkongress getestet werden?
- Teste Beamer, Leinwand, Präsentationslaptops, Adapter, Mikrofone und Lautsprecher mindestens 1 bis 2 Tage vorher. Am Veranstaltungstag reicht eine kurze Funktionsprüfung, wenn sich seit dem Test nichts geändert hat.
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