Eine Straßenbenennung Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Straßenbenennung müssen Verwaltung, Gästeprogramm und der praktische Aufbau zusammenpassen. Beginne mit Datum, Ort und Genehmigung, bevor du Einladungen oder Catering festlegst. Danach folgen Gästeliste, Redner, Nachmittagsprogramm und die Vorbereitung des Enthüllungsmoments. Am Veranstaltungstag zählen ein klarer Ablauf, sichtbare Beschilderung und ein früher Aufbau von Zelten, Sitzplätzen, Tonanlage und Empfang.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Genehmigung der Location bestätigen
3
Nachmittagsprogramm erstellen
2 Personen
4
Redner und geladene Gäste kontaktieren
2 Personen
5
Einladungen erstellen
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Endgültige Gästeliste erstellen
2 Personen
10
Catering reservieren
11
Straßenschild kontrollieren
2 Personen
12
Befestigungsmaterial prüfen
2 Personen
13
Enthüllungsmoment vorbereiten
2 Personen
14
Route und Beschilderung festlegen
2 Personen
15
Wettervorhersage prüfen
16
Einkaufen gehen
2 Personen
17
Getränke kühlen
2 Personen
18
Snacks vorbereiten
3 Personen
19
Location reinigen
3 Personen
20
Zelte aufbauen
4 Personen
21
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
22
Tonanlage aufbauen
2 Personen
23
Dekoration aufhängen
3 Personen
24
Straßenschild abdecken
2 Personen
25
Buffet und Empfangstisch einrichten
3 Personen
26
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
27
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen

Event

28
Referenten empfangen
2 Personen
29
Gäste empfangen
3 Personen
30
Programm ankündigen
31
Reden begleiten
2 Personen
32
Straßenschild enthüllen
3 Personen
33
Gruppenfoto machen
2 Personen
34
Snacks servieren
3 Personen
35
Getränke nachfüllen
2 Personen
36
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
37
Gäste verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

38
Abfall sammeln
3 Personen
39
Geschirr abwaschen
3 Personen
40
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
41
Zelte abbauen
4 Personen
42
Location reinigen
4 Personen
43
Soundequipment aufräumen
2 Personen
44
Materialien prüfen und einlagern
2 Personen
45
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
46
Enthüllungsfotos archivieren
47
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappstühleAnz. 60
BuffetischeAnz. 4
StehtischeAnz. 6
Registrierungstisch
PartyzelteAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 60
GläserAnz. 80
TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80
ServierlöffelAnz. 8
ServierschalenAnz. 10
Servierplatten mit DeckelAnz. 4

Ausstattung

Akku-Lautsprecher
Kabelloses Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
Fotokamera

Küche

SchneidebretterAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
ServierlöffelAnz. 6
TablettsAnz. 6

Dekoration

Enthüllungstuch
BänderAnz. 4
BannerAnz. 4
FahnenAnz. 6
BlumenarrangementsAnz. 4
WegweiserAnz. 8
ScherenAnz. 3
KabelbinderAnz. 50
BefestigungstapeAnz. 4

Reinigung

EimerAnz. 3
BodenabzieherAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
PutzlappenAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre Datum, Ort und die Genehmigung der Location zuerst. Plane erst danach Einladungen und Catering, damit du keine falschen Angaben zu Uhrzeit oder Veranstaltungsort verschickst.
Lege das Nachmittagsprogramm mit festen Uhrzeiten fest und kontaktiere Redner sowie geladene Gäste frühzeitig. Für den Enthüllungsmoment sollte eine verantwortliche Person das Tuch, das Straßenschild und den genauen Ablauf prüfen.
Bearbeite Anmeldungen laufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor der Veranstaltung. Erstelle anschließend die endgültige Gästeliste und gib die Zahl an das Catering weiter.
Prüfe das Straßenschild und das Befestigungsmaterial nicht erst beim Aufbau. Kontrolliere beides mindestens 2 bis 3 Tage vorher und lege Route, Beschilderung sowie den abgesperrten oder abgedeckten Enthüllungsbereich fest.
Plane den Aufbau mit mindestens 2 Stunden Vorlauf: Zelte, Tische, Stühle, Empfangstisch und Buffet zuerst, Tonanlage und Dekoration danach. Getränke sollten vor Beginn gekühlt sein; Snacks, Kaffee und Geschirr gehören an klar markierte Ausgabestellen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Straßenbenennung planen?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort und Genehmigung. Einladungen sollten etwa 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen.
Wann verschickt man die Einladungen zur Straßenbenennung?: Verschicke die Einladungen ungefähr 4 Wochen vor der Veranstaltung. Setze den Anmeldeschluss auf 10 bis 14 Tage vorher, damit du die endgültige Gästeliste und das Catering anpassen kannst.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau am Tag der Straßenbenennung?: Rechne mit mindestens 2 Stunden für Zelte, Sitzplätze, Buffet, Empfangstisch, Dekoration und Tonanlage. Plane zusätzlich 30 Minuten für einen Funktionstest von Mikrofon und Lautsprecher sowie für die letzte Kontrolle des Straßenschilds ein.
Was muss man bei einer Straßenbenennung am häufigsten vorbereiten?: Neben Programm und Gästen werden das Befestigungsmaterial, die Enthüllung und die Beschilderung häufig zu spät geprüft. Kontrolliere diese Punkte spätestens 2 bis 3 Tage vorher und bestimme eine Person, die den Enthüllungsmoment vor Ort koordiniert.

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