LizztLIZZT
deLanguage — Deutsch

Checkliste für die Stadtteil-Sicherheitsversammlung

Eine Stadtteil-Sicherheitsversammlung braucht mehr Vorbereitung als nur einen reservierten Raum und ein Mikrofon. Du koordinierst Programm, Referenten, Anmeldungen, Genehmigungen und Informationen zur Anlaufstelle. Gleichzeitig müssen Präsentationen, Laufwege, Namensschilder und die Technik vor Ort zusammenpassen. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Planung – von der Terminwahl bis zum Aufbau von Tischen, Sitzplätzen, Empfang und Verpflegung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Programm und Themen festlegen

    3 Personen

  • Referenten und Partner ansprechen

    2 Personen

  • Raum reservieren

  • Genehmigungen und Meldungen prüfen

  • Einladungstext schreiben

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Quartierpartner informieren

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Fragen der Teilnehmenden beantworten

    2 Personen

  • Bestätigungen an Teilnehmer senden

    2 Personen

  • Sprecherprogramm bestätigen

    2 Personen

  • Präsentationen sammeln

    2 Personen

  • Gesprächsfragen vorbereiten

    3 Personen

  • Informationen zur Anlaufstelle zusammenstellen

    2 Personen

  • Lageplan und Laufwege erstellen

  • Namensschilder und Teilnehmerliste erstellen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    3 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Empfangstheke einrichten

    2 Personen

  • Cateringtisch einrichten

    2 Personen

  • Präsentationstechnik anschließen

    2 Personen

  • Präsentationen technisch testen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

  • Teambriefing durchführen

    5 Personen

Event

  • Empfangstheke besetzen

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    2 Personen

  • Namensschilder ausgeben

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Teilnehmende zum Saal begleiten

    2 Personen

  • Eröffnung ankündigen

  • Redner betreuen

    2 Personen

  • Präsentationen betreuen

  • Fragen aus dem Publikum sammeln

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Tische zwischendurch abräumen

    2 Personen

  • Gesprächstische begleiten

    5 Personen

  • Aktionspunkte pro Tisch notieren

    5 Personen

  • Informationspunkte besetzen

    4 Personen

  • Meldungen und Hinweise notieren

    2 Personen

  • Pause ankündigen

  • Abendprogramm betreuen

    2 Personen

  • Abschluss ankündigen

  • Teilnehmende zum Ausgang begleiten

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

    2 Personen

Nachbereitung

  • Übrig gebliebenes Catering verpacken

    2 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    3 Personen

  • Geschirr und Materialien einsammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle zurückstellen

    4 Personen

  • Präsentationstechnik abbauen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    4 Personen

  • Beschilderung entfernen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Anwesenheitsliste bearbeiten

  • Fragen der Teilnehmenden beantworten

    2 Personen

  • Bericht über Signale ausarbeiten

    2 Personen

  • Dankesnachricht an die Teilnehmer senden

    2 Personen

  • Informationen und Fotos archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 12
  • StühleAnz. 110
  • Empfangstisch
  • InformationstischeAnz. 4
  • HockerAnz. 8

Ausstattung

  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Tragbarer LautsprecherAnz. 2
  • Kabelloses MikrofonAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • Präsentationsklicker

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 150
  • KaffeetassenAnz. 120
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • Koch- und BrotmesserAnz. 4
  • ServierplattenAnz. 8
  • KüchenzangenAnz. 6

Dekoration

  • Willkommensschild
  • TischdeckeAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 120
  • Stifte für NamensschilderAnz. 20
  • StadtteilkartenAnz. 20
  • WegweiserAnz. 12
  • TischnummernAnz. 8

Büromaterial

  • RegistrierungsformulareAnz. 120
  • KlemmbretterAnz. 8
  • KugelschreiberAnz. 40
  • NotizblöckeAnz. 120
  • Flipchart-BlöckeAnz. 4
  • MarkerAnz. 12
  • KlebezettelAnz. 12
  • KlebebandrollenAnz. 6
  • ScherenAnz. 4
  • TackerAnz. 2
  • DokumentenmappenAnz. 12

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • HandfegerAnz. 2
  • MüllgreiferAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-TischlampenAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Termin und Ort früh fest und prüfe danach sofort Genehmigungen, Meldungen und die gewünschte Raumaufteilung. Für Empfang, Informationstische, Sitzplätze und Laufwege brauchst du konkrete Flächen, nicht nur eine ungefähre Zusage.
  • Schicke die Einladungen erst raus, wenn Programm, Themen und Referenten weitgehend bestätigt sind. Plane mindestens 7 Tage vor der Versammlung für Rückfragen, Anmeldungen, Ernährungswünsche und eine aktualisierte Teilnehmerliste ein.
  • Fordere Präsentationen und technische Anforderungen spätestens 3 Tage vorher an. Teste Laptop, Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel, Lautsprecher und kabelloses Mikrofon gemeinsam, statt einzelne Geräte erst beim Aufbau zu prüfen.
  • Bereite Informationen zur Anlaufstelle, Lageplan und Laufwege als gut sichtbare Unterlagen vor. Ein Willkommensschild am Empfang und Namensschilder für die angemeldeten Teilnehmenden vermeiden Nachfragen direkt zu Beginn.
  • Plane die Verpflegung mit einem festen Vorbereitungszeitpunkt am Veranstaltungstag: Kaffee und Tee, Thermoskannen, Wasserkocher, Kühlboxen, Becher, Tassen, Teller und Besteck müssen vor dem Einlass bereitstehen. Bringe Materialien und Einkäufe so früh zum Veranstaltungsort, dass der Aufbau mindestens 60 Minuten vor Beginn abgeschlossen werden kann.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Stadtteil-Sicherheitsversammlung organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Termin, Ort, Programm und Referenten. In der letzten Woche bearbeitest du Anmeldungen, Ernährungswünsche, Präsentationen und offene Fragen.
Was muss bei einer Stadtteil-Sicherheitsversammlung technisch vorhanden sein?
Für Präsentationen brauchst du mindestens Laptop, Beamer, Projektionsleinwand und HDMI-Kabel. Bei größeren Räumen kommen tragbarer Lautsprecher und kabelloses Mikrofon dazu; teste die gesamte Verbindung spätestens 3 Tage vor dem Termin.
Wann sollten Einladungen zur Sicherheitsversammlung verschickt werden?
Verschicke die Einladungen, sobald Ort, Themen und Sprecherprogramm belastbar feststehen, möglichst 3 bis 4 Wochen vor der Veranstaltung. Setze den Anmeldeschluss etwa 7 Tage vor dem Termin, damit Teilnehmerliste, Namensschilder und Verpflegung planbar sind.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einer Stadtteil-Sicherheitsversammlung?
Plane mindestens 60 Minuten für Tische, Stühle, Empfangstisch, Informationstische, Technik und Beschilderung ein. Für Kaffee, Tee, Snacks und das Prüfen der Laufwege sind zusätzlich 30 Minuten sinnvoll, besonders bei mehreren Gesprächsbereichen.

Ähnliche Pläne

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Kostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!