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Stadt-Fahrradtour organisieren: die komplette Checkliste

Bei einer Stadt-Fahrradtour entscheidet nicht nur die Strecke über den Ablauf. Du brauchst eine getestete Route, klare Gruppen, erreichbare Betreuung und einen Plan für Pannen, Wetter und Verkehr. Auch Start- und Endort, Anmeldungen, Verpflegung und Material müssen zeitlich zusammenpassen. Diese Checkliste führt dich von den ersten Absprachen bis zur Ausgabe der Routenpläne und dem gemeinsamen Abschluss.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Route und Entfernung festlegen

    2 Personen

  • Alternative Route ausarbeiten

    2 Personen

  • Startort reservieren

  • Endlocation reservieren

  • Route mit der Gemeinde abstimmen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Routeninformationen versenden

  • Teilnehmergruppen einteilen

    2 Personen

  • Betreuer zuweisen

  • Strecke vollständig erkunden

    2 Personen

  • Verkehrsprobleme notieren

    2 Personen

  • Notrufnummern sammeln

  • Wettervorhersage prüfen

  • Teilnehmerzahl bestätigen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien abholen

    2 Personen

  • Routenkarten ausdrucken

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Fahrradpumpen prüfen

  • Reparaturmaterial sortieren

  • Erste-Hilfe-Kästen prüfen

  • Geräte aufladen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    4 Personen

  • Fahrradständer einrichten

    3 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Streckenkarten bereitlegen

  • Betreuer einweisen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    4 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Fahrräder und Reifen prüfen

    3 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    2 Personen

  • Route und Sicherheitsregeln erklären

    2 Personen

  • Fahrradgruppen starten lassen

    3 Personen

  • Vordergruppe begleiten

    2 Personen

  • Hintere Gruppe betreuen

    2 Personen

  • Ruhebereich einrichten

    3 Personen

  • Wasser und Obst ausgeben

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Ankunftsgruppen empfangen

    3 Personen

  • Snacks und Brötchen servieren

    4 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Fahrradständer bewachen

    2 Personen

  • Routenkarten einsammeln

  • Letzte Teilnehmer verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Essensreste sicher verpacken

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Fahrradständer abbauen

    3 Personen

  • Abfall sammeln und trennen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Materialien prüfen und einpacken

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Verlorene Gegenstände erfassen

  • Fundsachen zurückbringen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 60
  • BiertischeAnz. 4
  • PartyzelteAnz. 2
  • FahrradständerAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 70
  • TellerAnz. 70
  • BestecksetsAnz. 70
  • KaffeetassenAnz. 30
  • ServierschalenAnz. 10
  • ServierzangenAnz. 8
  • WasserkannenAnz. 8

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 6
  • Tragbarer Lautsprecher
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Sportmaterial

  • FahrradpumpenAnz. 4
  • FahrradreparatursetsAnz. 4
  • ErsatzschläucheAnz. 12
  • ReifenheberAnz. 8
  • WarnwestenAnz. 10
  • RoutenpläneAnz. 70
  • WasserflaschenAnz. 20

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • NotfalldeckenAnz. 6
  • TaschenlampenAnz. 6

Beleuchtung

  • FahrradlichterAnz. 12

Verwaltung

  • NamensschilderAnz. 70
  • StifteAnz. 20
  • KlemmbretterAnz. 6
  • DruckpapierAnz. 100

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Route, Entfernung und eine alternative Strecke früh fest. Fahre die vollständige Strecke spätestens 7 bis 10 Tage vorher ab und notiere Baustellen, gefährliche Kreuzungen und andere Verkehrsprobleme.
  • Schließe die Anmeldung nicht erst am Veranstaltungstag ab. Bestätige die Teilnehmerzahl spätestens 3 Tage vorher, teile die Gruppen ein und weise jeder Gruppe eine Betreuungsperson zu.
  • Plane für jede Gruppe eine eigene Routeninformation und drucke Teilnehmerliste, Namensschilder und Routenpläne zusätzlich als Reserve aus. Eine gedruckte Version pro Betreuungsperson verhindert Verzögerungen bei leerem Akku oder schlechtem Empfang.
  • Prüfe Pumpen, Reparatursets, Ersatzschläuche und Reifenheber spätestens am Vortag gemeinsam. Packe außerdem Erste-Hilfe-Koffer, Notfalldecken, Warnwesten, Fahrradlichter und Taschenlampen an einen schnell erreichbaren Platz.
  • Kontrolliere die Wettervorhersage 24 Stunden vor dem Start und verschicke die endgültigen Routeninformationen erst danach. Kläre dabei auch Trinkwasser, Ernährungswünsche, Treffpunkt, Endlocation und eine erreichbare Notfallnummer.

Häufige Fragen

Wie lange vorher muss ich eine Stadt-Fahrradtour planen?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Route, Startort, Endlocation und der Abstimmung mit der Gemeinde. Die Strecke sollte spätestens 7 bis 10 Tage vor dem Termin vollständig erkundet sein.
Wie viele Betreuer brauche ich für eine Stadt-Fahrradtour?
Teile die Teilnehmer in überschaubare Gruppen ein und ordne jeder Gruppe mindestens eine Betreuungsperson zu. Bestätige die Gruppengrößen spätestens 3 Tage vorher, damit niemand am Start nachorganisiert werden muss.
Was muss ich für Fahrradpannen einpacken?
Plane pro Betreuungsgruppe mindestens eine geprüfte Fahrradpumpe und ein Reparaturset mit Reifenhebern ein. Nimm zusätzlich passende Ersatzschläuche mit und sortiere alles am Vortag, damit es während der Tour sofort auffindbar ist.
Wann soll ich die Teilnehmerzahl und Essenswünsche abfragen?
Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche während der Anmeldephase und schließe die Abfrage spätestens 3 Tage vor der Tour ab. So kannst du Einkauf, Geschirr, Wasser und die Verpflegung für die Endlocation passend vorbereiten.

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