Sportreise organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Sportreise braucht mehr als eine gebuchte Sportstätte und einen Bus. Du koordinierst Anmeldungen, Ernährungswünsche, medizinische Hinweise, Notfallkontakte und die genaue Abfahrtszeit. Gleichzeitig müssen Sportmaterial, Verpflegung und Kühlboxen bereitstehen. Arbeite die 54 Aufgaben in der vorgesehenen Reihenfolge durch, damit am Reisetag weder wichtige Teilnehmerdaten noch Ersatzmaterial oder ein Plan für schlechtes Wetter fehlen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Sportstätte auswählen
2 Personen
Transport reservieren
Sportprogramm festlegen
2 Personen
Teilnehmerliste erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Medizinische Hinweise sammeln
Notfallkontakte festhalten
Teilnehmer bestätigen
Route und Fahrzeit prüfen
2 Personen
Abfahrtszeit mitteilen
Sportmaterial inventarisieren
2 Personen
Material nachfüllen
Sportbekleidungsvorschriften mitteilen
Mittagessen und Snacks bestellen
Wettervorhersage prüfen
Alternatives Programm festlegen
2 Personen
Teilnehmerdaten prüfen
2 Personen
Programm endgültig teilen
Einkaufen gehen
2 Personen
Sportmaterial bereitstellen
2 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Reisedokumente drucken
Teilnehmer erinnern
Sammelpunkt kontrollieren
2 Personen
Transport prüfen
2 Personen
Material einladen
3 Personen

Event

Anwesenheit erfassen
2 Personen
Gepäck kennzeichnen
2 Personen
Sicherheitsanweisungen geben
2 Personen
Anreise begleiten
3 Personen
Ort und Umkleideräume zuweisen
2 Personen
Sportmaterial ausladen
3 Personen
Aufwärmen betreuen
2 Personen
Sportaktivität begleiten
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mittagessen und Snacks servieren
3 Personen
Sportgeräte sammeln
3 Personen
Umkleideräume kontrollieren
2 Personen
Rückreise begleiten
3 Personen
Abwesenheiten prüfen
2 Personen
Abendessen ausgeben
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Teilnehmer auschecken
2 Personen

Nachbereitung

Transport ausladen
3 Personen
Fundgegenstände registrieren
Sportmaterial reinigen
2 Personen
Kühlboxen reinigen
Mehrweggeschirr abwaschen
2 Personen
Müll entsorgen
Geliehenes Material zurückgeben
2 Personen
Ausgaben sammeln
Teilnehmer über Fundgegenstände informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Sportmaterial

SportbälleAnz. 6
KegelAnz. 20
WarnwestenAnz. 30
SpringseileAnz. 10
WiderstandsbänderAnz. 10
SportmattenAnz. 15
SportpfeifenAnz. 4
AnzeigetafelnAnz. 2
StoppuhrenAnz. 4
Ersatzpumpe
BallnadelnAnz. 6
TrainingsbänderAnz. 10

Mobiliar

KlappischeAnz. 4
KlappstühleAnz. 6

Ausstattung

KühlboxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 3
PowerbanksAnz. 4
MobiltelefoneAnz. 2
Tragbarer Lautsprecher
Megafon

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 40
Mehrweg-TellerAnz. 40
Wiederverwendbares BesteckAnz. 40
ServierschalenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
ServierlöffelAnz. 6
KühlelementeAnz. 12
AufbewahrungsboxenAnz. 12
WasserkannenAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
RettungsdeckenAnz. 4
SicherheitswestenAnz. 6
SonnencremeAnz. 4
KabelbinderAnz. 2

Organisation

TeilnehmerausweiseAnz. 35
GepäckanhängerAnz. 35
ProgrammhefteAnz. 35
StifteAnz. 10
KlemmbretterAnz. 4
MarkerAnz. 6
Wasserfestes KlebebandAnz. 4
SeilAnz. 2
Plastik-AufbewahrungsboxenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre Transport und Fahrzeit spätestens zwei bis drei Wochen vor der Reise. Teile allen Teilnehmern danach eine feste Abfahrtszeit, den Treffpunkt und die erwartete Rückkehr mit.
Sammle Ernährungswünsche, medizinische Hinweise und Notfallkontakte bereits bei der Anmeldung. Prüfe die Teilnehmerdaten nochmals drei bis fünf Tage vor der Abfahrt.
Erstelle für das Sportmaterial eine Inventarliste und prüfe sie spätestens eine Woche vorher. Ersatzpumpe, Ballnadeln, Stoppuhren und zusätzliche Trainings- oder Widerstandsbänder werden häufig erst vor Ort vermisst.
Plane pro Person mindestens eine Hauptmahlzeit und zwei Snacks ein und fülle die Kühlboxen am Abreisetag. Wiederverwendbare Becher, Teller und Besteck sollten mit der Verpflegung gemeinsam bereitliegen.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und teile das endgültige Programm spätestens am Vortag. Lege für Regen oder unbespielbare Flächen ein alternatives Programm fest, statt erst unterwegs zu improvisieren.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Sportreise organisieren?: Beginne idealerweise vier bis sechs Wochen vorher mit Sportstätte, Transport und Teilnehmerliste. Die endgültige Programmplanung, Verpflegung und Materialprüfung sollten spätestens sieben Tage vor der Reise feststehen.
Was muss man bei einer Sportreise für die Teilnehmer abfragen?: Erfasse Namen und Kontaktdaten sowie Ernährungswünsche, medizinische Hinweise und Notfallkontakte. Prüfe diese Angaben drei bis fünf Tage vor der Abfahrt erneut und bestätige danach die endgültige Teilnehmerzahl.
Wann sollte man das Sportmaterial für eine Sportreise prüfen?: Führe die Inventur etwa eine Woche vor der Reise durch und fülle fehlendes Material rechtzeitig nach. Eine zweite Kontrolle am Vortag verhindert, dass Bälle, Ballnadeln, Ersatzpumpe oder Stoppuhren fehlen.
Wann verschickt man die letzten Informationen zur Sportreise?: Schicke Treffpunkt, Abfahrtszeit, Route, Fahrzeit, Kleidungsvorschriften und Programm spätestens 24 Stunden vorher. Eine kurze Erinnerung am Morgen der Reise hilft zusätzlich, Verspätungen und vergessene Ausrüstung zu vermeiden.

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