Eine Sponsor-Schwimmaktion Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Sponsor-Schwimmaktion müssen Strecke, Sicherheit, Sponsoren und Teilnehmerverwaltung früh zusammenpassen. Beginne mit dem Schwimmort und kläre zuerst Genehmigungen, Aufsicht und Start- und Endzeiten. Danach legst du Sponsorbedingungen fest, veröffentlichst die Anmeldung und sprichst Schulen, Vereine und Unterstützer an. Am Veranstaltungstag entscheidet ein genauer Aufsichtsplan darüber, ob Registrierung, Schwimmablauf und Notfallkommunikation ruhig funktionieren.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Schwimmort reservieren
2
Schwimmstrecke festlegen
2 Personen
3
Genehmigungsanforderungen prüfen
4
Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
5
Aufsichtspersonen reservieren
6
Start- und Endzeiten bestätigen
7
Sponsorbedingungen festlegen
2 Personen
8
Sponsorformulare erstellen
2 Personen
9
Anmeldeformular veröffentlichen
10
Einladungen verschicken
2 Personen
11
Schulen und Vereine ansprechen
2 Personen
12
Sponsoren ansprechen
2 Personen
13
Werbepublikationen aufstellen
2 Personen
14
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
15
Teilnehmerliste aktualisieren
16
Ernährungswünsche erfassen
17
Freiwillige einteilen
2 Personen
18
Aufsichtsplan erstellen
2 Personen
19
Erste-Hilfe-Kontakt bestätigen
20
Musik und Durchsagen organisieren
21
Fotograf informieren
22
Startnummern entwerfen
2 Personen
23
Sponsorenschilder gestalten
2 Personen
24
Wegweiser erstellen
2 Personen
25
Teilnehmerinformationen versenden
26
Sponsorenbeiträge prüfen
2 Personen
27
Preise und Medaillen bestellen
28
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
29
Einkaufen gehen
3 Personen
30
Materialien zusammenstellen
3 Personen
31
Teilnehmerpakete zusammenstellen
3 Personen
32
Startnummern sortieren
2 Personen
33
Getränke kalt stellen
2 Personen
34
Snacks vorbereiten
3 Personen

Event

35
Location inspizieren
2 Personen
36
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
37
Partyzelte aufbauen
4 Personen
38
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
39
Ausgabestelle einrichten
3 Personen
40
Sponsorenschilder aufstellen
3 Personen
41
Wegweiser aufstellen
3 Personen
42
Sicherheitsmaterialien bereitlegen
2 Personen
43
Beschallungsanlage testen
2 Personen
44
Erste-Hilfe-Tisch einrichten
2 Personen
45
Teilnehmer registrieren
4 Personen
46
Startnummern ausgeben
3 Personen
47
Sponsorenformulare einsammeln
2 Personen
48
Umkleidebereiche ausweisen
2 Personen
49
Sicherheitsanweisung geben
2 Personen
50
Schwimmausflug starten
3 Personen
51
Schwimmer begleiten
6 Personen
52
Runden und Zeiten erfassen
3 Personen
53
Aufsicht an der Schwimmroute halten
5 Personen
54
Wasser und Obst ausgeben
3 Personen
55
Getränke nachfüllen
2 Personen
56
Snacks servieren
3 Personen
57
Spenden erfassen
2 Personen
58
Fotos machen
59
Sponsoren empfangen
2 Personen
60
Medaillen verteilen
3 Personen
61
Ergebnis bekanntgeben
62
Abendessen servieren
4 Personen
63
Geschirr abwaschen
3 Personen
64
Mülleimer leeren
2 Personen
65
Teilnehmer auschecken
2 Personen
66
Anlage ausschalten
67
Schwimmmaterialien sammeln
4 Personen

Nachbereitung

68
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
69
Partyzelte abbauen
4 Personen
70
Location reinigen
4 Personen
71
Abfall entsorgen
2 Personen
72
Materialien einladen
4 Personen
73
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
74
Einnahmen abrechnen
2 Personen
75
Sponsorendankesbriefe versenden
2 Personen
76
Teilnehmerfotos teilen
77
Ergebnisse veröffentlichen
78
Teilnehmende bei Fragen zurückrufen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 60
AnmeldetischAnz. 2
StehtischeAnz. 6
KleiderständerAnz. 4

Sportmaterial

StartnummernAnz. 150
ArmbänderAnz. 150
BadekappenAnz. 150
RettungsringeAnz. 4
RettungsleinenAnz. 4
SchwimmlinienAnz. 6
KegelAnz. 20
StoppuhrenAnz. 4
ZähltafelnAnz. 6
HandtücherAnz. 20

Ausstattung

Mobiles Soundsystem
FunkmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4

Dekoration

SponsorenschilderAnz. 20
WegweiserAnz. 12
WegweiserAnz. 10
BannerAnz. 4
FahnenAnz. 12
BallonsAnz. 100

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 180
Mehrweg-TellerAnz. 160
Wiederverwendbares BesteckAnz. 180
KaffeetassenAnz. 100
ServiertablettsAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8
ZangenAnz. 6
WasserkannenAnz. 8
KaffeemaschinenAnz. 2
SpülwannenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
HandfegerAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4

Catering

Einkäufe

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SchwimmwestenAnz. 8
SicherheitswestenAnz. 20
TaschenlampenAnz. 6

Registrierung

KlemmbretterAnz. 8
KugelschreiberAnz. 40
Papier-TeilnehmerlistenAnz. 20
SponsorformulareAnz. 180
NamensaufkleberAnz. 200
KassenboxenAnz. 2
Bargeld-Wechselgeld

Kommunikation

FunkgeräteAnz. 8
PowerbanksAnz. 4
A4-InfotafelnAnz. 12

Tipps

Reserviere den Schwimmort und prüfe die Genehmigungsanforderungen mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Bestätige dabei auch Strecke, Start- und Endzeit sowie die verfügbaren Aufsichtspersonen.
Lege die Sponsorbedingungen vor dem Versand der Einladungen schriftlich fest. Das Sponsorformular sollte klären, wie Spenden gezählt werden, bis wann sie eingereicht werden und welche Angaben Teilnehmer machen müssen.
Plane die Anmeldung mit einer laufend aktualisierten Teilnehmerliste. Erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor der Aktion und teile Freiwillige, Aufsicht und Erste-Hilfe-Kontakt anschließend einem festen Zeitplan zu.
Schicke Teilnehmerinformationen nicht erst am Vorabend, sondern 5 bis 7 Tage vorher. Nenne darin Ankunftszeit, Startnummern, Armbänder oder Badekappen, Schwimmstrecke, Sammelpunkt und das Vorgehen bei Änderungen.
Teste Soundsystem, Funkmikrofone, Stoppuhren und Beleuchtung mindestens 60 Minuten vor Beginn. Häufig fehlen außerdem Wegweiser am Anmeldetisch, Ersatzstrom durch Powerbanks oder ein trockener Platz für Handtücher und Kleidung.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Sponsor-Schwimmaktion planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. In dieser Zeit lassen sich Schwimmort, Genehmigungen, Sicherheitsplan, Sponsoren, Anmeldung und Aufsicht ohne Zeitdruck koordinieren.
Wie viele Aufsichtspersonen braucht eine Sponsor-Schwimmaktion?: Das hängt von Schwimmort, Strecke und Teilnehmerzahl ab; verbindlich ist der Sicherheitsplan des Veranstaltungsorts. Teile die Aufsicht in feste Bereiche und Schichten ein und bestätige alle Personen spätestens 2 Wochen vorher.
Wann sollte die Anmeldung für eine Sponsor-Schwimmaktion starten?: Veröffentliche das Anmeldeformular etwa 4 bis 6 Wochen vor der Aktion. Aktualisiere die Teilnehmerliste laufend und schließe die Erfassung von Ernährungswünschen mindestens 7 Tage vorher ab.
Was muss man den Teilnehmern vor der Schwimmaktion mitteilen?: Sende die Informationen 5 bis 7 Tage vorher. Dazu gehören Ankunfts- und Startzeit, Strecke, Sammelpunkt, Startnummern, benötigte Armbänder oder Badekappen, Sicherheitsregeln und ein Kontakt für kurzfristige Änderungen.

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