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Songwriting-Workshop organisieren: die komplette Checkliste

Ein Songwriting-Workshop braucht mehr als Schreibaufgaben und gute Ideen. Raumzugang, Tontechnik, Arbeitsplätze, Anmeldungen und Verpflegung müssen rechtzeitig zusammenpassen. Plane die wichtigsten Vorbereitungen mindestens zwei bis drei Wochen vorher und prüfe den Raum spätestens am Vortag. Am Veranstaltungstag bleibt dann Zeit, Teilnehmende zu begrüßen und den Ablauf ohne hektische Improvisation zu erklären.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Workshopraum reservieren

  • Zugang zum Raum organisieren

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Programm erstellen

  • Schreibaufgaben vorbereiten

  • Musikbeispiele auswählen

  • Arbeitsblätter ausdrucken

  • Namensschilder vorbereiten

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Geräte aufladen

  • Materialien einpacken

    2 Personen

  • Raum im Voraus kontrollieren

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Geräte anschließen

    2 Personen

  • Arbeitsplätze einrichten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee zubereiten

    2 Personen

  • Mittagessen bereitstellen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Anwesenheit erfassen

  • Programm und Absprachen erläutern

  • Schreibaufwärmung begleiten

  • Songstruktur erklären

  • Erste Schreibaufgabe begleiten

  • Kaffeepause organisieren

    2 Personen

  • Zweite Schreibaufgabe begleiten

  • Mittagessen servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Feedbackrunde moderieren

  • Melodien ausarbeiten

  • Pausengetränke bereitstellen

  • Songideen präsentieren

  • Abschlussfragen bearbeiten

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Reste sicher verstauen

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Tische und Stühle zurückstellen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

  • Geliehene Sachen zurückgeben

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • ArbeitstischeAnz. 6
  • StühleAnz. 24
  • TischdeckenAnz. 6

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • MikrofonAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • AudiokabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • Laptop
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • Akustische GitarreAnz. 2
  • Keyboard
  • Metronom
  • Audio-Aufnahmegerät

Küche

  • Kaffeemaschine
  • Wasserkocher
  • ThermoskannenAnz. 3

Geschirr

  • TassenAnz. 24
  • GläserAnz. 24
  • TellerAnz. 24
  • BestecksetsAnz. 24
  • ServierplattenAnz. 4

Dekoration

  • NamensschildhalterAnz. 24
  • TischdekorationAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 3
  • MüllbeutelhalterAnz. 3
  • SpülbeckenAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Kläre den Raumzugang spätestens 48 Stunden vor Beginn: Wer hat den Schlüssel, wann kannst du aufbauen und wo stehen Tische, Stühle und Projektionsfläche?
  • Teste die komplette Audiokette am Vortag – Laptop, Mischpult, aktive Lautsprecher, Mikrofon und Kabel. Lade Aufnahmegerät und Laptop vollständig und packe ein Ersatz-Verlängerungskabel ein.
  • Plane pro Person mindestens zwei Arbeitsblätter und einen Stift ein. Lege Namensschilder vor dem Empfang aus, damit die erste Schreibaufwärmung nicht durch organisatorische Fragen verzögert wird.
  • Erfasse Ernährungswünsche mit der Anmeldung und bestelle oder kaufe das Mittagessen spätestens drei Tage vorher. Rechne bei einer Kaffeepause mit etwa zwei Tassen pro Person und stelle zusätzlich Wasser bereit.
  • Schicke Programm, Startzeit, Raumadresse und Hinweise zur Anreise zwei bis drei Tage vor dem Workshop. Beginne am Veranstaltungstag etwa 60 Minuten vorher mit Aufbau, Techniktest und dem Einrichten der Arbeitsplätze.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich einen Songwriting-Workshop organisieren?
Beginne idealerweise drei bis vier Wochen vorher mit der Raumreservierung und den Einladungen. Die Anmeldefrist und Ernährungswünsche sollten spätestens fünf Tage vor dem Workshop feststehen.
Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau eines Songwriting-Workshops?
Plane mindestens 60 Minuten für Tische, Stühle, Arbeitsplätze, Projektor und Audiotechnik ein. Wenn die Geräte zum ersten Mal im Raum genutzt werden, sind 90 Minuten realistischer.
Welche Technik brauche ich für einen Songwriting-Workshop?
Für Musikbeispiele und Erklärungen brauchst du in der Regel Laptop, Projektor, Lautsprecher und passende Audiokabel. Für gemeinsames Musizieren kommen je nach Ablauf Mikrofon, Mischpult, Gitarre, Keyboard und ein Aufnahmegerät hinzu.
Wie viel Verpflegung brauche ich pro Teilnehmer?
Rechne für eine Kaffeepause mit etwa zwei Tassen Kaffee oder Tee pro Person und stelle zusätzlich mindestens ein Glas Wasser pro Person bereit. Für das Mittagessen brauchst du die endgültige Anzahl inklusive Sonderkost spätestens drei Tage vorher.

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