Songwritingworkshop organiseren: checklist
Een songwritingworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen een ruimte en instrumenten. Je regelt deelnemersinformatie, schrijfopdrachten, werkbladen en een programma waarin uitleg, schrijven en delen elkaar afwisselen. Controleer vooraf ook alle audioapparatuur, kabels en stroompunten. Op de dag zelf moeten werkplekken, koffie, lunch en ontvangst klaarstaan voordat de eerste deelnemer binnenkomt. Gebruik de checklist hieronder om de voorbereiding per onderdeel af te werken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Workshopruimte reserveren
Toegang tot ruimte regelen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
Programma opstellen
Schrijfopdrachten voorbereiden
Muziekvoorbeelden selecteren
Werkbladen printen
Naamkaartjes voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Apparatuur opladen
Materialen inpakken
2 personen
Ruimte vooraf controleren
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Apparatuur aansluiten
2 personen
Werkplekken inrichten
2 personen
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
Lunch klaarzetten
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
Programma en afspraken toelichten
Schrijfopwarming begeleiden
Songstructuur uitleggen
Eerste schrijfopdracht begeleiden
Koffiepauze verzorgen
2 personen
Tweede schrijfopdracht begeleiden
Lunch serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Feedbackronde begeleiden
Melodieën uitwerken
Pauzedrankjes klaarzetten
Songideeën presenteren
Afsluitende vragen behandelen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Restanten veilig opbergen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Materialen inventariseren
Geleende spullen retourneren
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Werktafelsaantal 6
- Stoelenaantal 24
- Tafelkledenaantal 6
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 2
- Mengpaneel
- Microfoonaantal 2
- Microfoonstatievenaantal 2
- Audiokabelsaantal 4
- Verlengsnoerenaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Laptop
- Projector
- Projectiescherm
- Akoestische gitaaraantal 2
- Keyboard
- Metronoom
- Audio-opnamerecorder
Keuken
- Koffiezetapparaat
- Waterkoker
- Thermoskannenaantal 3
Servies
- Mokkenaantal 24
- Glazenaantal 24
- Bordenaantal 24
- Besteksetsaantal 24
- Serveerplateausaantal 4
Decoratie
- Naamkaartjeshoudersaantal 24
- Tafeldecoratieaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 3
- Afvalzakhoudersaantal 3
- Afwasbakkenaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan het programma in blokken van 45 tot 60 minuten en houd per schrijfopdracht minimaal 20 minuten ongestoorde schrijftijd vrij. Zo blijft er ruimte voor uitleg, feedback en het uitwerken van songstructuur.
- Controleer de ruimte uiterlijk één dag vooraf: tel werktafels en stoelen, test de projector en speakers en leg verlengsnoeren en stekkerdozen klaar. Een ontbrekende audiokabel kost op de workshopdag snel 15 tot 30 minuten.
- Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen voor de workshop. Vermeld het programma, de starttijd, wat deelnemers zelf meenemen en vraag dieetwensen uiterlijk 48 uur vooraf op.
- Laad laptop, recorder en andere apparatuur de avond ervoor volledig op en neem audiokabels, microfoonstatieven en een reserve-verlengsnoer mee. Test een geluidsopname van 30 seconden voordat de deelnemers arriveren.
- Zet naamkaartjes, werkbladen en schrijfmateriaal per werkplek klaar voordat je koffie en thee maakt. Richt de lunch zo in dat deelnemers binnen 10 minuten kunnen pakken en weer aan het programma kunnen deelnemen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang duurt een songwritingworkshop?
- Reken voor een complete workshop op 3 tot 5 uur, afhankelijk van het aantal schrijfopdrachten en feedbackrondes. Plan naast de inhoud minstens 30 minuten voor ontvangst en pauzes.
- Hoeveel deelnemers zijn geschikt voor een songwritingworkshop?
- Een groep van 8 tot 16 deelnemers is praktisch voor persoonlijke feedback en gezamenlijke oefeningen. Bij meer dan 16 deelnemers heb je extra begeleiding of kleinere subgroepen nodig.
- Wanneer moet ik de ruimte en apparatuur controleren?
- Controleer de ruimte en alle apparatuur uiterlijk één dag vooraf en doe op de workshopdag nog een korte test voordat de deelnemers binnenkomen. Reserveer minimaal 45 minuten voor opstellen, aansluiten en geluidscontrole.
- Wat moet ik voor deelnemers van een songwritingworkshop regelen?
- Regel per deelnemer een stoel, werkplek, naamkaartje en werkbladen, plus toegang tot koffie, thee en water. Verzamel dieetwensen uiterlijk 48 uur vooraf en zet lunch klaar volgens het programma.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!