Sommerempfang: Was du einkaufen und mitbringen solltest
Für einen Sommerempfang brauchst du mehr als Getränke und Essen: Im Außenbereich zählen Schatten, Kühlung, Sitzplätze und eine funktionierende Getränkestation. Plane die Mengen erst, wenn die Anmeldungen feststehen, und rechne bei warmem Wetter mit zusätzlichem Wasser und Eis. Prüfe außerdem früh, ob Zelte, Tische, Stühle und Gläser verfügbar sind. Diese Einkaufsliste deckt Buffet, Getränke, Ausstattung, Küche und Reinigung für die Vorbereitung und den Empfang ab.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- KlappischeAnz. 8
- KlappstühleAnz. 60
- StehtischeAnz. 4
- BiertischeAnz. 4
Geschirr
- WassergläserAnz. 100
- WeingläserAnz. 80
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- SchälchenAnz. 12
- ServierbretterAnz. 8
- ServierschalenAnz. 10
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 6
- TischdeckenAnz. 12
- SpeisekartenAnz. 8
Ausstattung
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- GetränkespenderAnz. 2
- EisbehälterAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 8
- KaffeethermoskannenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
Reinigung
- EimerAnz. 3
- BesensetsAnz. 2
- SpülwanneAnz. 2
- MikrofasertücherAnz. 12
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 4
- LED-AußenleuchtenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
- Bier - 120 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rosé - 8 Flaschen
- Rotwein - 4 Flaschen
- Prosecco - 6 Flaschen
- Cola - 12 Liter
- Cola Zero - 12 Liter
- Orangenlimonade - 8 Liter
- Tonic - 6 Liter
- Ingwerbier - 4 Liter
- Apfelsaft - 8 Liter
- Orangensaft - 8 Liter
- Spa Blauw - 48 Flaschen
- Spa Rood - 24 Flaschen
- Kaffee - 2 Packungen
- Tee - 4 Kartons
- Zucker - 2 Packungen
- Milch - 6 Liter
- Hafermilch - 3 liter
- Zitronen - 2 Kilo
- Minze - 6 Bundel
- Baguettes - 20 Stück
- Mini-Brötchen - 80 Stück
- Frischkäse - 2 Kilo
- Hummus - 2 Kilo
- Kräuterbutter - 1,5 Kilo
- Junger Käse - 2 Kilo
- Brie - 1,5 Kilo
- Grillwurst - 1,5 Kilo
- Geräucherte Hähnchenbrust - 1,5 kilo
- Geräucherter Lachs - 1 Kilo
- Falafel - 2 Kilo
- Eier - 30 Stück
- Drillinge - 5 Kilo
- Pastasalat - 4 Kilo
- Gemischter Salat - 3 Kilo
- Gurken - 12 Stück
- Cherrytomaten - 3 Kilo
- Paprika - 12 Stück
- Rote Zwiebeln - 1 Kilo
- Trauben - 4 Kilo
- Erdbeeren - 3 Kilo
- Melonen - 4 Stück
- Äpfel - 40 Stück
- Chips natur - 8 Tüten
- Paprikachips - 8 Tüten
- Tortilla-Chips - 8 Tüten
- Salsa - 6 Gläser
- Oliven - 3 Gläser
- Nussmix - 2 Kilo
- Mayonnaise - 2 Gläser
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Pesto - 4 Gläser
- Olivenöl - 2 Flaschen
- Salz - 1 Packung
- Schwarzer Pfeffer - 1 Dose
- Paprikapulver - 1 Dose
- Knoblauchpulver - 1 Dose
- Servietten - 300 Stück
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Müllsäcke - 50 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Schwämme - 6 Stück
- Handseife - 4 Spender
- Toilettenpapier - 24 Rollen
Tipps
- Plane pro erwachsene Person für die erste Stunde etwa zwei bis drei Getränke und danach ungefähr ein Getränk pro Stunde ein. Zusätzlich solltest du mindestens 0,5 Liter Wasser pro Person einrechnen, bei Hitze mehr.
- Kaufe verderbliche Zutaten wie Gemüse, Obst, Salate und Brötchen möglichst am Vortag oder am Veranstaltungstag. Wasche Gemüse und Obst erst kurz vor der Vorbereitung, damit es frisch bleibt.
- Rechne bei Geschirr und Gläsern mit mindestens einem Stück pro Person plus 10 Prozent Reserve. Besonders Wassergläser, Teller und Besteck werden am Buffet schneller knapp als erwartet.
- Stelle Kühlboxen, Getränkespender und Eisbehälter spätestens zwei Stunden vor Beginn bereit. Getränke brauchen je nach Ausgangstemperatur mehrere Stunden, bis sie vollständig kalt sind.
- Prüfe bei einem Empfang im Freien zwei bis drei Tage vorher die Wettervorhersage und den Strombedarf. Verlängerungskabel, Beleuchtung und Lautsprecher solltest du vor dem Eintreffen der Gäste anschließen und testen.
Häufige Fragen
- Wie viele Getränke brauche ich für einen Sommerempfang?
- Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und danach mit etwa einem Getränk pro Stunde. Plane zusätzlich mindestens 0,5 Liter Wasser pro Gast ein; bei großer Hitze eher 1 Liter.
- Wie viel Geschirr brauche ich pro Gast?
- Plane Teller, Wassergläser, Weingläser und Bestecksets jeweils für die endgültige Gästezahl plus 10 Prozent Reserve. Bei 30 Gästen sind das beispielsweise 33 Stück pro benötigter Kategorie.
- Wann muss ich Getränke für den Sommerempfang kalt stellen?
- Stelle die Getränke mindestens zwei bis drei Stunden vor Beginn kalt, bei großen Flaschen oder warmen Ausgangstemperaturen besser am Vorabend. Eis kommt erst kurz vor dem Empfang in Eisbehälter und Getränkespender.
- Was muss ich für einen Sommerempfang draußen zusätzlich einplanen?
- Prüfe spätestens zwei bis drei Tage vorher Zelte, Sitzplätze, Tische, Beleuchtung und Stromanschlüsse. Am Veranstaltungstag sollten Zelte und Möbel mindestens zwei Stunden vor dem Empfang aufgebaut sein.
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