Eine Schwimmstaffel Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Schwimmstaffel entscheidet nicht nur der Wettkampftag über den Ablauf, sondern vor allem die Vorbereitung im Schwimmbad. Kläre zuerst Becken, Bahnen, Format und Sicherheitsregeln, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldung, Teamaufteilung, Startreihenfolge und die Einweisung der Helfer. Plane außerdem Zeit für Drucksachen, Materialkontrolle und den Aufbau des Anmeldebereichs ein – diese Punkte werden besonders häufig erst kurz vor dem Start erledigt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Schwimmbad reservieren
- 2
Wettkampfformat festlegen
2 Personen
- 3
Sicherheitsregeln erstellen
2 Personen
- 4
Offizielle und Aufsichtspersonen festlegen
2 Personen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldeformular öffnen
- 7
Teilnehmerinformationen veröffentlichen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Teams einteilen
2 Personen
- 11
Startreihenfolge erstellen
2 Personen
- 12
Freiwillige einweisen
2 Personen
- 13
Poolregeln abstimmen
2 Personen
- 14
Cateringmengen festlegen
2 Personen
- 15
Einkaufsliste prüfen
- 16
Sportmaterial prüfen
2 Personen
- 17
Einkaufen gehen
3 Personen
- 18
Preise und Medaillen abholen
- 19
Wettkampfformulare drucken
- 20
Teilnehmerausweise bereitlegen
2 Personen
- 21
Catering vorbereiten
3 Personen
- 22
Volunteer-Briefing vorbereiten
- 23
Ort und Zugang bestätigen
- 24
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 25
Anmeldebereich einrichten
2 Personen
- 26
Cateringtisch einrichten
3 Personen
- 27
Wettkampfmaterialien bereitlegen
3 Personen
- 28
Bahnaufteilung kontrollieren
2 Personen
- 29
Sicherheitsmaterial prüfen
2 Personen
- 30
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 31
Ton und Mikrofon testen
2 Personen
- 32
Preise ausstellen
- 33
Volunteer-Briefing geben
3 Personen
Event
- 34
Teilnehmerregistrierung öffnen
3 Personen
- 35
Namensschilder ausgeben
2 Personen
- 36
Letzte Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 37
Teilnehmer zu den Umkleideräumen weisen
2 Personen
- 38
Eröffnungsbriefing geben
2 Personen
- 39
Aufwärmen betreuen
2 Personen
- 40
Erste Wettkampfrunde betreuen
8 Personen
- 41
Ergebnisse erfassen
3 Personen
- 42
Getränke und Snacks servieren
4 Personen
- 43
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 44
Umkleiden zwischendurch kontrollieren
2 Personen
- 45
Zweite Wettkampfrunde begleiten
8 Personen
- 46
Die dritte Wettkampfrunde begleiten
8 Personen
- 47
Pausenraum sauber halten
2 Personen
- 48
Finale vorbereiten
3 Personen
- 49
Finalen betreuen
8 Personen
- 50
Endergebnisse kontrollieren
3 Personen
- 51
Preisverleihung durchführen
3 Personen
- 52
Verabschiedung und Informationen geben
2 Personen
Nachbereitung
- 53
Catering abbauen
3 Personen
- 54
Sportgeräte sammeln
3 Personen
- 55
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 56
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
- 57
Bereich rund um den Pool reinigen
3 Personen
- 58
Umkleiden kontrollieren
2 Personen
- 59
Geräte ausschalten
2 Personen
- 60
Abschlusskontrolle am Veranstaltungsort durchführen
2 Personen
- 61
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
- 62
Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen
2 Personen
- 63
Ergebnisse digital versenden
- 64
Fundgegenstände bearbeiten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 30
- KlappischeAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 8
Sportmaterial
- StaffelstäbeAnz. 12
- BahnenAnz. 8
- WettkampfschwimmbrillenAnz. 6
- KegelAnz. 20
- StartnummernAnz. 80
- StartblöckeAnz. 8
- PfeifenAnz. 8
- StoppuhrenAnz. 8
- RettungsringeAnz. 2
- RettungsleinenAnz. 2
- Rutschfeste MattenAnz. 10
- HandtücherAnz. 30
Ausstattung
- Laptop
- Drucker
- Beschallungsanlage
- FunkmikrofoneAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- SteckdosensicherungAnz. 4
- Digitale Uhr
- FunkgeräteAnz. 6
- MegafoneAnz. 2
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 150
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 80
- ServierschalenAnz. 12
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ZangenAnz. 6
- ThermohandschuheAnz. 2
Catering
- Mülleimer-LabelsAnz. 12
- KaffeefilterAnz. 100
- ServiettenAnz. 300
- AluminiumfolieAnz. 2
- FrischhaltefolieAnz. 2
- KühlelementeAnz. 24
Dekoration
- Wettkampf-BannerAnz. 4
- WegweiserAnz. 12
- NamensschilderAnz. 100
- TischdeckenAnz. 10
- MedaillenAnz. 30
- Becher für GewinnerAnz. 6
Reinigung
- WischmopsAnz. 6
- EimerAnz. 4
- HandfegerAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 6
Einkäufe
- Einkäufe
Tipps
- Lege das Wettkampfformat fest, bevor du das Anmeldeformular öffnest. Definiere dabei Teamgröße, Strecken und Wechselregeln, damit du die Teilnehmer später ohne Rückfragen einteilen kannst.
- Bestätige Schwimmbad, Zugang und Poolregeln spätestens 14 Tage vor dem Termin. Kläre dabei auch, wer offiziell startet, wer die Aufsicht übernimmt und wie viele Bahnen gleichzeitig genutzt werden.
- Erstelle die Teams und die Startreihenfolge erst nach Ablauf der Anmeldefrist. Drucke Wettkampfformulare, Startnummern und Teilnehmerausweise mindestens 2 Tage vorher, statt diese am Veranstaltungstag zusammenzustellen.
- Plane für Helfer ein eigenes Briefing von 20 bis 30 Minuten ein. Erkläre dort Zuständigkeiten für Start, Zeitnahme, Wechsel, Sicherheit und Anmeldung; Funkgeräte oder Megafone sollten vorher getestet werden.
- Prüfe Sport- und Sicherheitsmaterial am Vortag vollständig. Neben Staffelstäben, Stoppuhren und Pfeifen werden besonders Rettungsringe, Rettungsleinen, rutschfeste Matten, Handtücher und Steckdosensicherungen leicht vergessen.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man eine Schwimmstaffel organisieren?
- Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit der Reservierung des Schwimmbads und der Festlegung des Wettkampfformats. Die Anmeldung sollte etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin starten, damit Teams und Startreihenfolge rechtzeitig erstellt werden können.
- Wie viele Helfer braucht man für eine Schwimmstaffel?
- Plane mindestens eine verantwortliche Person für Sicherheit und Aufsicht, eine Person für die Anmeldung, eine Person für die Zeitnahme und je nach Bahnen zusätzliche Helfer ein. Bei mehreren parallel genutzten Bahnen solltest du pro Bahn mindestens einen eingewiesenen Helfer vorsehen.
- Wann teilt man die Teams bei einer Schwimmstaffel ein?
- Teile die Teams nach Ende der Anmeldefrist ein, idealerweise 5 bis 7 Tage vor dem Wettkampf. So kannst du Ernährungswünsche, Leistungsunterschiede und fehlende Anmeldedaten noch berücksichtigen.
- Was muss man bei einer Schwimmstaffel für die Sicherheit vorbereiten?
- Lege Sicherheitsregeln schriftlich fest und stimme sie vorab mit dem Schwimmbad und der Aufsicht ab. Kontrolliere spätestens am Vortag Rettungsringe, Rettungsleinen, rutschfeste Matten, Pfeifen und den Zugang zu den benötigten Bereichen.
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