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Saatgut-Tauschmarkt organisieren: die Checkliste

Ein Saatgut-Tauschmarkt braucht mehr Vorbereitung als nur Saatgut und ein paar Tische. Du musst Beiträge registrieren, Saatgut sortieren, Etiketten vorbereiten und den Tauschbereich verständlich aufteilen. Plane außerdem Zeit für Anmeldung, Regeln und Teilnehmerinformationen ein. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung bis zum Empfang der Teilnehmenden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Datum und Zeiten bestätigen

  • Teilnehmer einladen

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Samenbeiträge registrieren

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Tauschregeln festlegen

    2 Personen

  • Saatgutetiketten vorbereiten

    2 Personen

  • Anmeldelisten ausdrucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Samen sortieren

    3 Personen

  • Ort überprüfen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tauschtafeln einteilen

    3 Personen

  • Anmeldebereich einrichten

    2 Personen

  • Samen auslegen

    4 Personen

  • Infotafeln aufstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Besucher registrieren

    2 Personen

  • Tauschregeln erläutern

  • Besucher orientieren

    2 Personen

  • Vorräte und Tische auffüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • Letzte Tauschrunde ankündigen

  • Samen und Materialien einpacken

    4 Personen

Nachbereitung

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Samen verteilen

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 40
  • Anmeldetisch
  • HockerAnz. 4
  • PartyzelteAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 8
  • KlapptafelnAnz. 6

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 40
  • GläserAnz. 50
  • TellerAnz. 50
  • BestecksetsAnz. 50
  • ServierschalenAnz. 8

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Küche

  • ThermoskannenAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2
  • ServierzangenAnz. 4

Dekoration

  • KreidetafelnAnz. 6
  • KreidestifteAnz. 12
  • WimpelkettenAnz. 6
  • BlumentöpfeAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 4
  • LED-LampenAnz. 6

Marktbedarf

  • PapiersaatbeutelAnz. 300
  • EtikettenAnz. 400
  • StifteAnz. 30
  • PermanentmarkerAnz. 12
  • KlemmbretterAnz. 6
  • TaschenrechnerAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • BesenAnz. 2
  • BlickfängerAnz. 2
  • WischsetsAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Tauschregeln spätestens eine Woche vorher fest und schicke sie zusammen mit Datum, Uhrzeit und Anmeldeinformationen an alle Teilnehmenden.
  • Registriere jeden Samenbeitrag vorab und bereite Etiketten sowie Papiersaatbeutel vor. So lassen sich Sorten, Aussaatjahr und wichtige Hinweise am Tauschtag eindeutig zuordnen.
  • Richte den Anmeldebereich mit einem eigenen Tisch ein und drucke die Anmeldelisten am Vortag aus. Plane dort mindestens eine Person für die ersten 30 Minuten ein.
  • Sortiere das Saatgut vor dem Einlass und teile die Tische oder Tauschtafeln nach nachvollziehbaren Kategorien ein. Das verhindert lange Suchzeiten und Staus am Anfang.
  • Kühle Getränke rechtzeitig und stelle Kaffee, Tee und Snacks vor dem Empfang bereit. Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und prüfe vorher Stromanschlüsse für Kaffeemaschinen und Wasserkocher.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich einen Saatgut-Tauschmarkt organisieren?
Beginne mindestens vier Wochen vorher mit der Reservierung des Ortes und der Einladung. Öffne das Anmeldeformular spätestens drei Wochen vor dem Termin, damit du Beiträge und besondere Wünsche erfassen kannst.
Wie viele Samenbeiträge sollte jede Person mitbringen?
Lege in den Tauschregeln eine konkrete Mindest- oder Höchstmenge fest, zum Beispiel fünf bis zehn beschriftete Portionen pro Person. Teile diese Vorgabe spätestens eine Woche vor dem Markt mit.
Wann sollte ich das Saatgut sortieren und etikettieren?
Sortiere die eingegangenen Beiträge idealerweise ein bis zwei Tage vorher und kontrolliere die Etiketten am Vorabend. Für den Aufbau solltest du zusätzlich mindestens 90 Minuten vor dem Einlass einplanen.
Wie viele Tische brauche ich für einen Saatgut-Tauschmarkt?
Plane mindestens einen Tisch für die Anmeldung, einen für Getränke und Snacks sowie mehrere Tauschtische nach Kategorien. Bei 20 Teilnehmenden sind meist vier bis sechs Tische sinnvoll, damit Saatgut, Infotafeln und Taschen übersichtlich bleiben.

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