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Rustikale Hochzeit organisieren: die vollständige Checkliste

Eine rustikale Hochzeit wirkt entspannt, braucht aber eine genaue Vorbereitung. Plane zuerst Gäste, Einladungen, Menü und Reservierungen; danach folgen Tischordnung, Musik und Lieferanten. In den letzten Tagen geht es um Drucksachen, Dekoration, Geschirr, Einkäufe und gekühlte Lebensmittel. Am Hochzeitstag selbst müssen Möbel, Zeremonieort, Buffet und Tische rechtzeitig stehen. Die Checkliste bündelt 74 Aufgaben und 61 benötigte Dinge in der passenden Reihenfolge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Gästeliste erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Tischordnung erstellen

    2 Personen

  • Menüoptionen festlegen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Musikliste zusammenstellen

    2 Personen

  • Lieferanten bestätigen

  • Programmhefte für die Zeremonie drucken

    2 Personen

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Willkommensschild bemalen

  • Dekoration überprüfen

    2 Personen

  • Geschirr inventarisieren

    2 Personen

  • Einkaufsliste abschließen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Kuchen gekühlt lagern

    2 Personen

  • Blumen abholen

    2 Personen

  • Frische Produkte bereitstellen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Zeremonieort einrichten

    3 Personen

  • Buffetische aufstellen

    3 Personen

  • Tischwäsche auflegen

    3 Personen

  • Geschirr auf den Tisch stellen

    3 Personen

  • Namensschilder platzieren

    2 Personen

  • Blumengestecke platzieren

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    4 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Buffetgerichte vorbereiten

    4 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Willkommenstisch einrichten

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Abschließende Reinigung durchführen

    3 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Zeremonie begleiten

    2 Personen

  • Gruppenfoto begleiten

    2 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Geschirr abräumen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Torte anschneiden

    2 Personen

  • Torte servieren

    3 Personen

  • Musik organisieren

  • Tanzfläche freihalten

  • Letzte Runde servieren

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Verderbliche Reste kühlen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Geschirr vorsortieren

    3 Personen

  • Tische abräumen

    4 Personen

  • Beleuchtung ausschalten

    2 Personen

  • Audioausrüstung abkoppeln

    2 Personen

  • Dekoration sicher verstauen

    3 Personen

  • Location fegen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Möbel abbauen

    4 Personen

  • Tischwäsche waschen

    2 Personen

  • Blumengestecke verarbeiten

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Sachen mitnehmen

    2 Personen

  • Den Veranstaltungsort gründlich reinigen

    4 Personen

  • Abfall zum Sammelpunkt bringen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückbringen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Einkäufe verstauen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • Lange TischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 90
  • BuffetischeAnz. 3
  • Geschenketisch
  • Willkommenstisch
  • Kaffeetafel
  • BarhockerAnz. 6
  • FestzeltAnz. 2
  • Holzzeremonie-Bogen
  • Kleiderständer

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 100
  • KuchenplattenAnz. 100
  • SchälchenAnz. 100
  • WeingläserAnz. 100
  • WassergläserAnz. 100
  • ChampagnergläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 100
  • GabelnAnz. 100
  • MesserAnz. 100
  • LöffelAnz. 100

Dekoration

  • Jute-TischläuferAnz. 8
  • Weiße TischdeckenAnz. 8
  • StoffserviettenAnz. 100
  • Holz-NamensschilderAnz. 90
  • Willkommensschild
  • ZeremonietellerAnz. 4
  • GlasvasenAnz. 30
  • KunstblumenAnz. 40
  • HolzkistenAnz. 8
  • Gläserne TöpfeAnz. 30
  • JutebandAnz. 4
  • WimpelgirlandenAnz. 6
  • TischnummernAnz. 8
  • FotorahmenAnz. 12
  • Gästebuch
  • Ringbox

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • Mischpult
  • Musikplayer
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • Tortenmesser

Küche

  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 3
  • BratpfannenAnz. 4

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 8
  • LaternenAnz. 12
  • StumpenkerzenAnz. 40
  • AußenlampenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • PutzeimerAnz. 3
  • BodenabzieherAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Schließe die Gästeliste und Einladungen früh ab: Für Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Tischordnung brauchst du mehrere Wochen Vorlauf. Aktualisiere die Liste, sobald Zu- oder Absagen eintreffen.
  • Bestätige Reservierungen und Lieferanten spätestens 7 Tage vor der Hochzeit. Kläre dabei Anlieferzeit, Aufbau, Abholung und eine erreichbare Kontaktperson – besonders für Festzelt, Möbel, Blumen und Catering.
  • Prüfe Dekoration und Geschirr nicht erst am Hochzeitstag. Inventarisiere Teller, Gläser, Besteck, Tischwäsche, Vasen und Namensschilder mindestens 3 Tage vorher und lege Fehlendes auf die Einkaufsliste.
  • Kühle Getränke rechtzeitig und plane den Platz dafür ein. Stelle Kuchen und andere empfindliche Lebensmittel bis zum Servieren gekühlt bereit; frische Produkte kommen erst kurz vor dem Aufbau an ihren vorgesehenen Platz.
  • Beginne den Aufbau mit Tischen, Stühlen und dem Zeremonieort. Richte danach Buffet-, Willkommens- und Geschenketisch ein, lege Tischwäsche auf und stelle Namensschilder, Programmhefte und Dekoration zuletzt bereit.

Häufige Fragen

Wann sollte man die Einladungen für eine rustikale Hochzeit verschicken?
Verschicke die Einladungen idealerweise 8 bis 12 Wochen vor der Hochzeit. Setze eine Antwortfrist etwa 4 Wochen vor dem Termin, damit Menüoptionen, Ernährungswünsche und Tischordnung rechtzeitig feststehen.
Wie viele Getränke braucht man für eine Hochzeit?
Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Plane zusätzlich Wasser für den gesamten Zeitraum sowie Champagner oder Sekt für den Empfang ein.
Wann sollte man die Tischordnung für eine Hochzeit erstellen?
Erstelle einen ersten Entwurf 4 bis 6 Wochen vorher. Finalisiere ihn nach Ablauf der Antwortfrist, spätestens 7 Tage vor der Hochzeit, und fertige danach Namensschilder und Tischplan an.
Was muss man am Hochzeitstag zuerst aufbauen?
Plane für Möbel und Grundaufbau mindestens 3 bis 4 Stunden ein. Stelle zuerst Festzelt, Tische und Stühle auf, richte danach Zeremonieort und Buffet ein und decke die Tische erst anschließend vollständig ein.

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