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Rugbyturnier organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Rugbyturnier steht und fällt mit einem klaren Zeitplan, vollständigen Teamanmeldungen und funktionierender Ausrüstung. Kläre zuerst Termin, Sportplatz, Umkleiden, Turnierformat und Schiedsrichter. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Helfer, Catering und Preise. In der letzten Woche zählen vor allem der endgültige Spielplan, die Wetterprognose und eine Kontrolle von Material, Stromversorgung und Erste-Hilfe-Besetzung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Turnierdatum bestätigen

    2 Personen

  • Sportplatz reservieren

  • Umkleideräume reservieren

  • Schiedsrichter festlegen

  • Turnierformat festlegen

    2 Personen

  • Wettkampfplan erstellen

    2 Personen

  • Teilnahmebedingungen festlegen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Kontaktdaten der Teams prüfen

  • Anmeldungen bestätigen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Flötisten anweisen

  • Erste-Hilfe-Besetzung organisieren

  • Catering reservieren

  • Preise und Pokale bestellen

  • Trikots organisieren

  • Parkinformationen versenden

  • Wettervorhersage prüfen

  • Endgültige Teams einteilen

    2 Personen

  • Endgültigen Spielplan versenden

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Materialbestand prüfen

    2 Personen

  • Fehlende Materialien bestellen

  • Wettkampfkarten drucken

  • Teamregistrierung drucken

  • Routenschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    3 Personen

  • Gelände kontrollieren

    2 Personen

  • Feld absperren

    3 Personen

  • Spielfelder abstecken

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Wettkampfmaterial bereitlegen

    2 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    3 Personen

  • Erste-Hilfe-Station einrichten

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

Event

  • Teamregistrierung öffnen

    3 Personen

  • Teams zu den Umkleiden weisen

    2 Personen

  • Schiedsrichterbriefing geben

    2 Personen

  • Eröffnungsinformationen geben

  • Wettkämpfe begleiten

    6 Personen

  • Ergebnisse erfassen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Verletzungen erfassen

    2 Personen

  • Finale betreuen

    5 Personen

  • Preisverleihung durchführen

    3 Personen

  • Letzte Getränkerunde servieren

    3 Personen

  • Besucher zum Ausgang begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Sportgeräte sammeln

    4 Personen

  • Feldmaterialien entfernen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Cateringreste entsorgen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Umkleiden reinigen

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • TischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 40
  • Registrierungstheke
  • UmkleidebänkeAnz. 12

Sportmaterial

  • RugbybälleAnz. 12
  • KegelAnz. 60
  • MarkierungshütchenAnz. 40
  • FeldflaggenAnz. 16
  • ToreAnz. 4
  • FeldmarkierungsfarbeAnz. 4
  • TeamwestenAnz. 40
  • PfeifenAnz. 8
  • StoppuhrenAnz. 4
  • AnzeigetafelnAnz. 4
  • WettkampfuhrAnz. 4
  • KlemmbretterAnz. 6
  • TeamshirtsAnz. 8
  • ErsatzschnürsenkelAnz. 20
  • TrainingsballnetzAnz. 2

Ausstattung

  • Beschallungsanlage
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Wiederaufladbare FunkgeräteAnz. 6
  • PowerbanksAnz. 4
  • Laminiergerät
  • Drucker

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 150
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 8

Catering

  • ThermoskannenAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 6
  • EiswürfelAnz. 12
  • ServiettenhalterAnz. 8
  • TischdeckenrollenAnz. 4
  • Einkäufe

Erste Hilfe

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • Coldpack-SetsAnz. 4
  • RettungsdeckenAnz. 6
  • NitrilhandschuheAnz. 4

Dekoration

  • TurnierbannerAnz. 2
  • WegweiserAnz. 10
  • TeamtischnummernAnz. 8
  • PokalpreiseAnz. 3
  • MedaillenAnz. 40

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 4
  • BatterielaternenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • PutzlappenAnz. 20
  • HandseifenspenderAnz. 6
  • ToilettenbürstenAnz. 4

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • PfannenAnz. 2
  • KüchenlöffelAnz. 4
  • KühlcontainerAnz. 4

Tipps

  • Lege das Turnierformat früh fest und verschicke den endgültigen Spielplan spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Termin. So können Teams Anreise, Umkleiden und Spielpausen planen.
  • Prüfe die Kontaktdaten und Ernährungswünsche jedes Teams spätestens eine Woche vorher. Gerade Sonderkost wird beim Catering sonst häufig zu spät berücksichtigt.
  • Plane für Anmeldung, Spielleitung und Erste Hilfe feste Personen mit Schichtzeiten ein. Eine Registrierungstheke, Klemmbretter, Funkgeräte und Powerbanks sollten am Turniertag ab 60 Minuten vor dem ersten Spiel bereitliegen.
  • Kontrolliere die Spielfeldmarkierung und das Sportmaterial am Vortag. Neben Toren, Rugbybällen und Markierungshütchen werden oft Pfeifen, Stoppuhren, Anzeigetafeln und Ersatzschnürsenkel vergessen.
  • Schicke die Parkinformationen zusammen mit den letzten Turnierdetails an alle Teams. Für Beschallungsanlage, Funkmikrofone und Verlängerungskabel solltest du vor dem Aufbau eine Stromquelle und einen Funktionstest einplanen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Rugbyturnier organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Platz, Umkleiden und Schiedsrichtern. Einladungen und Anmeldeformular sollten danach innerhalb von 1 bis 2 Wochen veröffentlicht werden.
Wann sollte der Spielplan für ein Rugbyturnier verschickt werden?
Verschicke den vorläufigen Plan nach Ende der Anmeldefrist und den endgültigen Spielplan 3 bis 5 Tage vor dem Turnier. Änderungen am Turniertag müssen zusätzlich an der Registrierung und über die Beschallungsanlage bekanntgegeben werden.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau bei einem Rugbyturnier?
Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für Spielfeldmarkierung, Tore, Feldflaggen, Registrierung, Zelte und Beschallung ein. Die Erste-Hilfe-Besetzung und die Schiedsrichter sollten spätestens 60 Minuten vor dem ersten Spiel vor Ort sein.
Was wird bei einem Rugbyturnier besonders oft vergessen?
Häufig fehlen Ersatzschnürsenkel, Powerbanks, Verlängerungskabel, Teamwesten oder eine zweite Möglichkeit zur Zeit- und Ergebniserfassung. Prüfe das Material deshalb spätestens am Vortag anhand der Einkaufsliste und des Bestands.

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