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Reste-Festival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Reste-Festival verbindet Lebensmittelrettung, gemeinsames Kochen und ein öffentliches Programm. Damit am Veranstaltungstag nicht Zutaten, Helfer oder geeignete Kühlung fehlen, solltest du die Planung in feste Phasen teilen. Kläre zuerst Ort, Genehmigungen und Lieferanten, öffne danach die Anmeldung und plane zuletzt Transport, Lagerung und Ausgabe. Die 77 Aufgaben und 57 benötigten Gegenstände dieser Checkliste führen dich vom ersten Termin bis zum gewaschenen Gemüse in der Küche.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Lebensmittelsicherheitsplan erstellen

    2 Personen

  • Lieferanten kontaktieren

    2 Personen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Lebensmittelsammlung bewerben

    2 Personen

  • Lokale Partner festlegen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Reservierungen vornehmen

  • Programm veröffentlichen

    2 Personen

  • Kochworkshops vorbereiten

    3 Personen

  • Rezeptkarten erstellen

    2 Personen

  • Lebensmitteltransport vereinbaren

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Wegbeschreibung versenden

  • Lagerraum kontrollieren

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Spenden einsammeln

    3 Personen

  • Spenden sortieren

    4 Personen

  • Lebensmittelqualität kontrollieren

    2 Personen

  • Gemüse waschen

    3 Personen

  • Zutaten portionieren

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Lieferungen annehmen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Standaufteilung festlegen

    3 Personen

  • Kochstationen einrichten

    4 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    4 Personen

  • Getränkepunkt einrichten

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Informationsschilder aufstellen

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Programm vorstellen

  • Verkostung eröffnen

    4 Personen

  • Kochworkshop begleiten

    3 Personen

  • Lebensmittelgeschichten erzählen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    4 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee ausschenken

    2 Personen

  • Kochworkshop begleiten

    3 Personen

  • Restquiz leiten

    2 Personen

  • Kinderaktivität betreuen

    2 Personen

  • Essensstand besetzen

    3 Personen

  • Allergeninformationen erklären

  • Abfallströme überprüfen

    2 Personen

  • Tische zwischendurch reinigen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Bestand im Blick behalten

  • Letzte Buffetrunde servieren

    3 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

  • Lebensmittel sicher verpacken

    3 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall trennen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Kochstationen reinigen

    3 Personen

  • Boden reinigen

    2 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Restessen verteilen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Abfall abholen lassen

  • Endkontrolle des Veranstaltungsortes

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Lieferantenmaterialien zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • KlappischeAnz. 12
  • KlappstühleAnz. 80
  • BuffetischeAnz. 4
  • StehtischeAnz. 6
  • MessetischeAnz. 6
  • HockerAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 18
  • TransportwagenAnz. 2

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 180
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 120
  • Wiederverwendbare GläserAnz. 180
  • TassenAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 180
  • ServierlöffelAnz. 12
  • SuppenkellenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 20
  • ServierzangenAnz. 12

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 6
  • InduktionskochplattenAnz. 6
  • KochtöpfeAnz. 8
  • PfannenAnz. 6
  • WasserkocherAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • HandmikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2

Küche

  • KochrührspatelAnz. 8
  • KüchenmesserAnz. 12
  • MessbecherAnz. 6
  • RührschüsselnAnz. 12
  • SiebAnz. 6
  • SchürzenAnz. 12
  • SchneidemattenAnz. 6
  • KühlthermometerAnz. 4
  • EtikettenrollenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • KompostbehälterAnz. 4
  • PutzeimerAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 4
  • MüllgreiferAnz. 4
  • SpülwannenAnz. 4
  • HandwaschspenderAnz. 6

Dekoration

  • Wiederverwendbare WimpelkettenAnz. 8
  • KreidetafelnAnz. 10
  • MenükartenständerAnz. 12
  • PflanzentöpfeAnz. 12
  • TischnummernAnz. 20

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • LED-LampenAnz. 8
  • BatterielaternenAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Beginne mit Datum, Ort und Genehmigungen, bevor du Einladungen verschickst. Für ein Festival mit Kochworkshops und öffentlicher Lebensmittelsammlung brauchst du außerdem früh einen Lebensmittelsicherheitsplan.
  • Öffne die Anmeldung erst, wenn Programm, Wegbeschreibung und Ernährungsabfragen vorbereitet sind. Lege danach feste Prüftermine fest, zum Beispiel zweimal pro Woche, damit Reservierungen und Sonderwünsche nicht liegen bleiben.
  • Plane Helfer nach Stationen statt nur nach Gesamtzahl ein: Empfang, Lebensmittelsammlung, Sortierung, Küche, Buffet und Abbau brauchen jeweils eine verantwortliche Person. Teile die Schichten spätestens 7 Tage vor dem Festival ein.
  • Regle den Lebensmitteltransport und den Lagerraum vor dem Einkauf. Kühlboxen, Warmhaltebehälter und Transportwagen sollten am Vortag kontrolliert werden, damit verderbliche Spenden nicht ungekühlt stehen.
  • Rechne bei Geschirr und Sitzplätzen nicht nur mit den angemeldeten Personen. Halte mindestens 10 Prozent Mehrweg-Teller, Gläser und Besteck zusätzlich bereit und prüfe vor dem Aufbau Stromanschlüsse, Verlängerungskabel und Kochplatten.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Reste-Festival organisieren?
Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In dieser Zeit lassen sich Ort, Genehmigungen, lokale Partner, Lieferanten, Helfer und das Programm klären; die letzte Woche bleibt für Anmeldungen, Einkauf und Logistik.
Was muss beim Lebensmittelsicherheitsplan für ein Reste-Festival stehen?
Halte mindestens Annahme, Qualitätskontrolle, Kühlung, Lagerung, Reinigung, Zubereitung und Ausgabe fest. Prüfe die Lebensmittel direkt bei der Sammlung und sortiere ungeeignete Spenden noch am selben Tag aus.
Wann sollte die Anmeldung für das Reste-Festival öffnen?
Öffne das Formular etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin, sobald Programm und Ort feststehen. Frage dabei direkt nach Ernährungswünschen und schließe die Anmeldung spätestens 3 bis 5 Tage vorher, damit Mengen und Reservierungen angepasst werden können.
Wie viele Helfer braucht man für ein Reste-Festival?
Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Bereich ein: Empfang, Sammlung, Sortierung, Küche, Buffet und Abbau. Bei mehreren Kochworkshops oder mehr als 50 Gästen solltest du zusätzlich pro Workshop und Ausgabestation eine eigene Person einteilen.

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