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Praxisworkshop organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Praxisworkshop braucht mehr Vorbereitung als nur einen Raum und ein Thema. Du musst Betreuung, Anmeldungen, Arbeitsblätter, Technik und einzelne Arbeitsstationen rechtzeitig zusammenbringen. Diese Checkliste führt dich von der ersten Reservierung bis zum Empfang der Teilnehmenden. Besonders leicht werden Ausdrucke, Kabel, Namensschilder und Verpflegung vergessen, obwohl sie am Veranstaltungstag sofort gebraucht werden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Programm ausarbeiten

    2 Personen

  • Praxis-Thema festlegen

    2 Personen

  • Betreuer bestätigen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Erinnerung senden

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Arbeitsblätter ausdrucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Geräte testen

    2 Personen

  • Catering kühlen

  • Namensschilder erstellen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Arbeitsstationen einrichten

    3 Personen

  • Präsentation vorbereiten

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks auslegen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Programm vorstellen

  • Praxisanleitung geben

    2 Personen

  • Teilnehmende betreuen

    4 Personen

  • Arbeitsstationen auffüllen

    2 Personen

  • Pausengetränke servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • Zweite Praxisrunde begleiten

    4 Personen

  • Ergebnisse präsentieren

    2 Personen

  • Networking begleiten

    2 Personen

  • Letzte Fragen beantworten

    2 Personen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Materialien verstauen

    2 Personen

  • Dankeschön an Teilnehmer versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 45
  • Registrierungstisch
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Tragbarer Lautsprecher

Arbeitsmaterial

  • FlipchartAnz. 2
  • Flipchart-PapierAnz. 4
  • Whiteboard
  • Whiteboard-RadiererAnz. 2
  • StifteAnz. 40
  • Post-itsAnz. 12
  • KugelschreiberAnz. 50
  • KlemmbretterAnz. 45
  • ArbeitsblätterAnz. 50
  • NamensschilderAnz. 50
  • BadgehalterAnz. 50
  • ScherenAnz. 10
  • KlebebandrollenAnz. 6
  • KlebestifteAnz. 10

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 50
  • GläserAnz. 50
  • TellerAnz. 50
  • BestecksetsAnz. 50

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • GirlandeAnz. 4
  • BlumenarrangementsAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Thema und Programm mindestens 3 bis 4 Wochen vorher fest. So können Betreuende zusagen und Einladungen mit einem klaren Ablauf verschickt werden.
  • Schließe die Anmeldeliste spätestens 3 Tage vor dem Workshop. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und drucke Teilnehmerliste, Namensschilder und Arbeitsblätter erst mit den aktuellen Daten aus.
  • Teste Beamer, Laptop, HDMI-Kabel, Lautsprecher und Verlängerungskabel am Vortag gemeinsam. Ein kurzer Funktionstest im Raum zeigt auch, ob die Projektionsleinwand und die Stromanschlüsse richtig stehen.
  • Richte die Arbeitsstationen vor dem Eintreffen der Gruppe ein. Lege Klemmbretter, Stifte, Post-its, Scheren, Klebestifte und Arbeitsblätter an jeder Station bereit, statt sie erst bei der Einführung zu verteilen.
  • Plane für den Empfang 20 bis 30 Minuten ein. Stelle Registrierungstisch, Namensschilder und Teilnehmerliste bereit und kühle Catering sowie Getränke früh genug, damit der Workshop pünktlich beginnen kann.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich einen Praxisworkshop organisieren?
Beginne mindestens 4 Wochen vorher mit Raum, Thema, Programm und Betreuung. Verschicke die Einladungen idealerweise 3 Wochen vor dem Termin und sende 2 bis 3 Tage vorher eine Erinnerung.
Wann muss ich die Teilnehmerliste für den Praxisworkshop drucken?
Bearbeite Anmeldungen bis spätestens 3 Tage vor dem Workshop und drucke die Liste am Vortag. So stimmen Namen, Ernährungswünsche und Namensschilder beim Empfang überein.
Welche Technik muss ich für einen Praxisworkshop testen?
Teste am Vortag Beamer, Projektionsleinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Lautsprecher und Verlängerungskabel. Plane dafür mindestens 30 Minuten ein, damit du bei fehlenden Anschlüssen noch reagieren kannst.
Wann soll ich die Arbeitsplätze für den Praxisworkshop aufbauen?
Stelle Tische, Stühle und Arbeitsstationen mindestens 60 Minuten vor dem Beginn auf. Lege Arbeitsblätter, Stifte, Klemmbretter und weiteres Material vor dem Einlass an die vorgesehenen Plätze.

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