Checkliste für ein Podiumsgespräch zu Gesundheit und Wohlbefinden
Ein Podiumsgespräch zu Gesundheit und Wohlbefinden braucht mehr Vorbereitung als nur eingeladene Panelgäste und gute Fragen. Du musst Themen, Moderation, Raum, Technik, Anmeldungen und Verpflegung aufeinander abstimmen. Besonders häufig werden Präsentationsdateien, Transportbedarf und Ernährungswünsche zu spät abgefragt. Diese Checkliste führt dich durch die Planung und hilft dir, am Veranstaltungstag Mikrofone, Projektion, Sitzordnung und Getränke rechtzeitig einsatzbereit zu haben.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Panelteilnehmer einladen
Gesprächsthemen festlegen
2 Personen
Moderator bestätigen
Location reservieren
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Transportbedarf abfragen
Programm veröffentlichen
Panelfragen vorbereiten
2 Personen
Biografien sammeln
Namensschilder erstellen
Anmeldeliste ausdrucken
Catering bestellen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Technik testen
2 Personen
Präsentationsdateien zusammentragen
Ort überprüfen
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Bühnenbereich einrichten
2 Personen
Technik anschließen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Präsentationen vorbereiten
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Kaffeestation vorbereiten
2 Personen
Catering bereitstellen
3 Personen
Event
Panelteilnehmer empfangen
2 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Podiumsgespräch begleiten
2 Personen
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
Mikrofone weitergeben
Pausensnacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Networking-Empfang betreuen
3 Personen
Dinnerbuffet vorbereiten
3 Personen
Abendbuffet auffüllen
2 Personen
Verabschiedung der Panelteilnehmer organisieren
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Technik ausschalten
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
Location reinigen
3 Personen
Materialien einpacken
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
Aufnahmedateien sichern
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 60
- TischeAnz. 8
- Paneltisch
- BarhockerAnz. 5
- UmkleidetischeAnz. 2
- Garderobenständer
Ausstattung
- FunkmikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- HDMI-KabelAnz. 2
- Laserpointer
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 60
- WassergläserAnz. 60
- TellerAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
- ServierlöffelAnz. 6
- KaraffenAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- WarmhalteschalenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- ServiertablettsAnz. 6
- SchälchenAnz. 10
- TeelöffelAnz. 30
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- NamensschilderAnz. 60
- Namensschild-PanelAnz. 5
- ProgrammschilderAnz. 3
- StifteAnz. 20
- NotizblöckeAnz. 20
- Wegweiser-SchilderAnz. 6
Beleuchtung
- StimmungsleuchtenAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lade die Panelteilnehmer möglichst 6 bis 8 Wochen vorher ein und lege Gesprächsthemen sowie das gewünschte Format spätestens 4 Wochen vor dem Termin fest. So bleibt Zeit, Absagen zu ersetzen und die Fragen an die Besetzung anzupassen.
- Bestätige die Moderation nicht erst kurz vor der Veranstaltung: Für die Vorbereitung von Panelfragen, Biografien und Übergängen solltest du mindestens 2 Wochen einplanen. Bitte die Gäste außerdem bis 10 Tage vorher um ihre aktuellen Kurzbiografien.
- Frage bei der Anmeldung nach Ernährungswünschen und Transportbedarf und schließe die Abfrage 7 Tage vor dem Gespräch. Bestelle das Catering danach, statt erst am Veranstaltungstag zu versuchen, Sonderkost zu organisieren.
- Plane für den Technikcheck mindestens 60 Minuten vor Einlass ein. Teste jedes Funkmikrofon, den Lautsprecher, das Mischpult, den Laptop, den Beamer, die Projektionsleinwand und die HDMI-Verbindung mit den tatsächlichen Präsentationsdateien.
- Stelle Sitzplätze, Paneltisch, Barhocker und Bühnenbereich vor dem Aufbau der Technik auf. Kühle Getränke frühzeitig und stelle Karaffen, Wassergläser sowie Kaffee- und Teezubehör spätestens 30 Minuten vor Beginn bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Podiumsgespräch zu Gesundheit organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit der Einladung der Panelteilnehmer und der Reservierung des Veranstaltungsorts. Spätestens 4 Wochen vorher sollten Themen, Moderation und Programm feststehen.
- Wie viele Mikrofone braucht ein Podiumsgespräch?
- Plane mindestens ein Mikrofon pro gleichzeitig sprechender Person und zusätzlich ein Mikrofon für Fragen aus dem Publikum ein. Bei drei Panelgästen und einer Moderation sind daher meist 5 Mikrofone sinnvoll, sofern das Publikum Fragen stellen soll.
- Wann sollte man das Catering für ein Podiumsgespräch bestellen?
- Bestelle das Catering etwa 7 Tage vorher, nachdem Anmeldungen, Ernährungswünsche und die erwartete Personenzahl geprüft wurden. Für verderbliche Getränke und Kühlbedarf solltest du den Einkauf spätestens am Vortag erledigen.
- Wie lange dauert der Technikcheck vor einem Podiumsgespräch?
- Plane mindestens 60 Minuten für den vollständigen Test ein, bei Präsentationen von mehreren Gästen besser 90 Minuten. Öffne jede Datei auf dem vorgesehenen Laptop und prüfe Bild, Ton, Kabel und Präsentationswechsel vor dem Einlass.
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