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Papierworkshop organisieren: die komplette Checkliste

Eine Papierworkshop-Checkliste hilft dir, Raum, Programm, Betreuung und Materialien rechtzeitig zusammenzubringen. Lege zuerst Datum, Ablauf und Zielgruppe fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach bearbeitest du Anmeldungen, Ernährungswünsche und praktische Informationen für die Teilnehmenden. In den letzten Tagen prüfst du Materialbestand, Technik und Raum und verteilst Papier, Scheren und weitere Werkzeuge pro Tisch.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Workshopraum reservieren

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Lehrkraft und Begleitpersonen festlegen

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste prüfen

  • Teilnehmer praktische Infos senden

  • Arbeitsformen und Beispiele auswählen

    2 Personen

  • Workshopanweisungen ausarbeiten

  • Vorlagen vorbereiten

    2 Personen

  • Arbeitsblätter ausdrucken

  • Materialbestand prüfen

  • Fehlende Materialien besorgen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien pro Tisch verteilen

    3 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Musik und Präsentation testen

  • Raum und Zugang prüfen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tische mit Papier abdecken

    2 Personen

  • Materialstationen einrichten

    3 Personen

  • Kaffee- und Teebereich einrichten

    2 Personen

  • Snacks und Getränke bereitstellen

    2 Personen

  • Technik- und Vorführtafel aufstellen

    2 Personen

Event

  • Einlass und Registrierung betreuen

    3 Personen

  • Workshop begrüßen

  • Sicheres Arbeiten erklären

  • Papierfalten demonstrieren

  • Erste Arbeitsrunde betreuen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Pausensnacks servieren

    2 Personen

  • Zweite Arbeitsrunde begleiten

    3 Personen

  • Abendessen servieren

    3 Personen

  • Geschirr und Abfall wegräumen

    2 Personen

  • Dritte Arbeitsrunde begleiten

    3 Personen

  • Arbeiten präsentieren

    2 Personen

  • Werkstücke sicher verpacken

    2 Personen

  • Letzte Getränke nachfüllen

Nachbereitung

  • Materialien sortieren und einpacken

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln und wegbringen

    2 Personen

  • Arbeitsbereich reinigen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten und verstauen

  • Übrig gebliebene Materialien inventarisieren

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Dankesnachricht an Teilnehmer senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 45
  • Tisch für CateringAnz. 2
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 45
  • GläserAnz. 45
  • TellerAnz. 50
  • BestecksetsAnz. 50
  • KaraffeAnz. 3
  • ServierschalenAnz. 6

Ausstattung

  • WasserkocherAnz. 2
  • KaffeemaschineAnz. 2
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Küche

  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • ServierlöffelAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4

Papiermaterial

  • Buntes BastelpapierAnz. 500
  • Weißes ZeichenpapierAnz. 300
  • Stabiler KartonAnz. 150
  • OrigamipapierAnz. 300
  • Alte ZeitschriftAnz. 40
  • AquarellpapierAnz. 100

Werkzeug

  • KinderschereAnz. 25
  • HobbyschereAnz. 10
  • CuttermesserAnz. 6
  • SchneidematteAnz. 6
  • MetalllinealAnz. 10
  • BleistiftAnz. 50
  • KaugummiAnz. 25

Materialien

  • KlebestiftAnz. 40
  • Flüssiger KleberAnz. 12
  • HeißklebepistoleAnz. 4
  • HeißklebestifteAnz. 80
  • AcrylstifteAnz. 12
  • BuntstifteAnz. 12
  • FilzstifteAnz. 12
  • Washi-TapeAnz. 30
  • Sticker- und DekobögenAnz. 50
  • LocherAnz. 8
  • TackerAnz. 6
  • KlammernAnz. 10
  • BüroklammernAnz. 200
  • WäscheklammernAnz. 100
  • SchwammpinselAnz. 30
  • SchürzenAnz. 20

Präsentation

  • BeispielarbeitenAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 50
  • Stifte für die RegistrierungAnz. 10
  • PräsentationsboardAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • EimerAnz. 3
  • BodenwischerAnz. 2
  • Handfeger und KehrschaufelnAnz. 3
  • SchwämmeAnz. 6

Catering

  • KühlboxenAnz. 3
  • Einkäufe

Tipps

  • Plane den Raum mindestens 60 Minuten vor Beginn für Tische, Stühle, Papierabdeckungen und Materialstationen ein. So bleiben die ersten 15 Minuten des Workshops für Begrüßung und Einweisung frei.
  • Prüfe den Materialbestand spätestens 7 Tage vorher. Rechne pro Person mit einem eigenen Arbeitsplatz und lege zusätzlich einige Ersatzblätter, Scheren und Stifte bereit, falls etwas beschädigt wird oder fehlt.
  • Verschicke praktische Informationen spätestens 3 Tage vor dem Termin. Nenne Beginn, Zugang zum Workshopraum, Dauer, benötigte Kleidung und ob eigene Materialien mitgebracht werden müssen.
  • Teste Beamer, Projektionsleinwand, Musik und Präsentation am Vortag einmal im aufgebauten Raum. Verlängerungskabel werden häufig vergessen oder reichen nicht bis zum vorgesehenen Tisch.
  • Richte Kaffee, Tee, Wasser und Snacks auf einem eigenen Tisch ein, bevor die Teilnehmenden eintreffen. Stelle Tassen, Gläser, Teller und Besteck bereit und erfasse Ernährungswünsche bereits bei der Anmeldung.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich einen Papierworkshop organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Raum, Datum, Programm und Lehrkraft. Verschicke die Einladungen spätestens 3 Wochen vor dem Workshop, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig bearbeiten kannst.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Papierworkshop-Raum?
Plane mindestens 60 Minuten für Tische, Stühle, Papierabdeckungen, Materialstationen und den Kaffee- und Teebereich ein. Für einen Raum mit vielen Tischen sind 90 Minuten sicherer, besonders wenn Technik getestet werden muss.
Welche Materialien brauche ich für einen Papierworkshop?
Je nach Übungen gehören buntes und weißes Zeichenpapier, stabiler Karton, Origamipapier, alte Zeitschriften und Aquarellpapier zur Grundausstattung. Plane pro Person einen Arbeitsplatz mit passender Schere und ergänze Ersatzmaterial für etwa 10 Prozent der Teilnehmenden.
Wann sollte ich die Teilnehmerliste für den Papierworkshop prüfen?
Prüfe die Liste 3 bis 5 Tage vor dem Termin und gleiche Namen, Anmeldungen und Ernährungswünsche ab. Eine letzte Kontrolle am Veranstaltungstag verhindert, dass angemeldete Personen, Namensschilder oder Arbeitsplätze fehlen.

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