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Checkliste für eine gut vorbereitete Paneldiskussion

Eine Paneldiskussion steht und fällt mit klaren Zuständigkeiten, funktionierender Technik und einem straffen Zeitplan. Lege zuerst Thema, Ziel, Teilnehmende und Moderation fest; danach folgen Ort, Einladungen und Anmeldungen. In der letzten Woche klärst du Fragen, Präsentationen, Logos, Catering und Anreise. Am Veranstaltungstag bleiben vor allem Saalaufbau, Mikrofone, Namensschilder und die Kontrolle des Eingangs. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Vorbereitung.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Panelthema und Ziel festlegen

    2 Personen

  • Panelteilnehmer ansprechen

  • Moderator festlegen

  • Veranstaltungsort und Saal reservieren

  • Datum und Programm bestätigen

    2 Personen

  • Einladungstext schreiben

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Technik und Mikrofone reservieren

  • Catering bestellen

  • Fragen für das Podium sammeln

    2 Personen

  • Programm und Zeitplan erstellen

  • Panelteilnehmer informieren

  • Präsentation und Logos sammeln

  • Route und Parkinformationen versenden

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Anmeldeliste ausdrucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Technik abholen

    2 Personen

  • Paneelmaterialien bereitstellen

    2 Personen

  • Saalboden und Eingang kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Paneltisch einrichten

    2 Personen

  • Bühnenhintergrund aufhängen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    2 Personen

  • Präsentationssystem anschließen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Beleuchtung einrichten

  • Catering vorbereiten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

Event

  • Panelteilnehmer empfangen

    2 Personen

  • Panelbriefing durchführen

    3 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Besucher zur Halle begleiten

    2 Personen

  • Eröffnung ankündigen

  • Podiumsdiskussion moderieren

    2 Personen

  • Publikumsfragen sammeln

    2 Personen

  • Pausengetränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Networking-Event betreuen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet und Tische im Blick behalten

    2 Personen

  • Panelmitglieder verabschieden

Nachbereitung

  • Anlage ausschalten

  • Reste sicher verpacken

    2 Personen

  • Geschirr und Gläser sammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Abfall sammeln und trennen

    2 Personen

  • Saal und Küche reinigen

    3 Personen

  • Toiletten überprüfen und reinigen

  • Technik einpacken

    2 Personen

  • Endkontrolle des Veranstaltungsortes

    2 Personen

  • Technik zurückbringen

    2 Personen

  • Anwesenheitsliste archivieren

  • Dankesnachricht versenden

  • Präsentationen mit Teilnehmern teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 70
  • TischeAnz. 8
  • Paneltisch
  • HockerAnz. 5
  • GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

  • WassergläserAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 70
  • ServierplattenAnz. 70
  • KaffeelöffelAnz. 70
  • TellerAnz. 80

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • AusgießkannenAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 4

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 5
  • MikrofonständerAnz. 5
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Dekoration

  • Hintergrundtuch
  • NamensschildhalterAnz. 5
  • BlumenarrangementsAnz. 4
  • TischdeckeAnz. 8
  • WegweiserAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 4
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmoppsAnz. 2
  • EimerAnz. 2

Catering

  • KühlboxenAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 10
  • SchälchenAnz. 12
  • ZangenAnz. 6
  • GetränkespenderAnz. 2
  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Thema und Ziel spätestens sechs Wochen vorher fest. So kannst du passende Panelteilnehmende ansprechen und ihnen genug Zeit für Zu- oder Absage geben.
  • Reserviere Saal und Technik nicht erst nach dem Versand der Einladungen. Für ein Panel brauchst du neben Lautsprechern und Funkmikrofonen auch Mischpult, Beamer, Leinwand, Laptop und passende Kabel.
  • Schließe die Anmeldung etwa eine Woche vor der Veranstaltung ab. Erfasse dabei Ernährungswünsche, drucke die Anmeldeliste und bereite Namensschilder in derselben Schreibweise wie die Anmeldung vor.
  • Sammle Fragen für das Podium vorab und verschicke Programm, Zeitplan sowie Route und Parkinformationen spätestens zwei bis drei Tage vorher. Präsentationen und Logos solltest du ebenfalls vor dem Veranstaltungstag zentral erhalten.
  • Plane am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten für Aufbau und Techniktest ein. Stelle Tische und Stühle auf, richte den Paneltisch ein, prüfe Mikrofone und Projektion und kontrolliere Eingang, Boden und Wegweiser vor dem Einlass.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Paneldiskussion organisieren?
Beginne mindestens sechs Wochen vorher mit Thema, Ziel, Ort, Moderation und Panelteilnehmenden. Die Einladungen sollten etwa vier Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit noch Zeit für Rückfragen und Anmeldungen bleibt.
Wie viele Mikrofone braucht eine Paneldiskussion?
Plane ein Mikrofon pro sprechender Person und zusätzlich mindestens ein Mikrofon für die Moderation. Bei vier Panelteilnehmenden sind daher in der Regel fünf Mikrofone sinnvoll; teste außerdem Mischpult, Lautsprecher und Ersatzbatterien vor dem Einlass.
Wann sollte man das Catering für eine Paneldiskussion bestellen?
Bestelle das Catering ungefähr 10 bis 14 Tage vorher und bestätige die Personenzahl nach Anmeldeschluss. Ernährungswünsche solltest du spätestens eine Woche vor der Veranstaltung an den Anbieter weitergeben.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Paneldiskussion?
Rechne mit mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Paneltisch, Namensschilder, Catering und Wegweiser. Für Technik, Präsentation und Mikrofontest solltest du zusätzlich 30 Minuten einplanen, besonders wenn Beamer und Mischpult zum Einsatz kommen.

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