Eine Opernaufführung Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Opernaufführung müssen künstlerische Planung, Saal, Technik und Publikum früh zusammenpassen. Lege zuerst Datum und Programm fest, reserviere Saal und Proberaum und bestätige Ensemble sowie Musiker. Danach folgen technische Anforderungen, Einladungen, Ticketverkauf und Programmheft. Kurz vor dem Termin entscheidest du Cateringmengen, prüfst Kostüme und Noten und gehst den Aufbau mit Bühne, Licht und Ton vollständig durch.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Veranstaltungsort und Saal reservieren
3
Proberaum reservieren
4
Cast und Musiker bestätigen
2 Personen
5
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
6
Einladungen gestalten
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Programmheft zusammenstellen
2 Personen
11
Ticketverkauf eröffnen
2 Personen
12
Besucherliste aktualisieren
13
Künstlermobilität abstimmen
2 Personen
14
Cateringmengen festlegen
2 Personen
15
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
16
Technische Aufstellung zeichnen
2 Personen
17
Bühnenaufteilung abstimmen
3 Personen
18
Kleidung und Kostüme prüfen
2 Personen
19
Notenblätter bereitlegen
2 Personen
20
Programme drucken lassen
21
Namensschilder vorbereiten
22
Beschilderung vorbereiten
2 Personen
23
Einkaufen gehen
3 Personen
24
Getränke kühlen
2 Personen
25
Snacks vorbereiten
3 Personen
26
Kostüme bereitlegen
2 Personen
27
Saalboden kontrollieren
2 Personen
28
Bühne aufbauen
5 Personen
29
Orchesteraufstellung platzieren
4 Personen
30
Stühle aufstellen
4 Personen
31
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
32
Garderobe einrichten
2 Personen
33
Dekoration aufstellen
4 Personen
34
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
35
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
36
Mikrofone testen
2 Personen
37
Lichtmodi testen
2 Personen
38
Musik und Cues testen
3 Personen
39
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
40
Programme auslegen
2 Personen
41
Umkleidekabinen einrichten
2 Personen

Event

42
Künstler empfangen
2 Personen
43
Cast zum Umkleiden schicken
2 Personen
44
Orchester einspielen lassen
2 Personen
45
Türen öffnen
3 Personen
46
Tickets kontrollieren
3 Personen
47
Besucher zu den Plätzen weisen
4 Personen
48
Programme ausgeben
2 Personen
49
Garderobe annehmen
3 Personen
50
Eröffnungsrede halten
51
Ersten Akt begleiten
4 Personen
52
Getränke servieren
4 Personen
53
Snacks servieren
4 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Saal neu herrichten
4 Personen
56
Zweiten Akt begleiten
4 Personen
57
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
58
Abendpause organisieren
4 Personen
59
Abendbuffet auffüllen
3 Personen
60
Publikum neu platzieren
3 Personen
61
Dritten Akt begleiten
4 Personen
62
Finale betreuen
4 Personen
63
Applaus und Blumen organisieren
2 Personen
64
Garderobe ausgeben
3 Personen
65
Nachsitzen und Getränke servieren
4 Personen
66
Künstler betreuen
2 Personen
67
Getränke nachfüllen
2 Personen
68
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

69
Geschirr sammeln
3 Personen
70
Abfall sammeln
3 Personen
71
Catering aufräumen
3 Personen
72
Dekoration abbauen
4 Personen
73
Bühne abbauen
5 Personen
74
Lichttechnik abbauen
3 Personen
75
Tonanlage abbauen
3 Personen
76
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
77
Geschirr abwaschen
3 Personen
78
Saal reinigen
4 Personen
79
Umkleiden reinigen
2 Personen
80
Kostüme einpacken
2 Personen
81
Materialien inventarisieren
2 Personen
82
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
83
Übriges Catering aufräumen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 12
BühnentreppenAnz. 2
OrchesterstühleAnz. 25
NotenpulteAnz. 25
PublikumssitzeAnz. 180
TischeAnz. 8
GarderobenständerAnz. 4
UmkleideracksAnz. 6
StehtischeAnz. 10

Ausstattung

BühnemikrofoneAnz. 6
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 6
Mischpult
LautsprecherAnz. 4
MonitorspeakerAnz. 2
KopfhörerAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8
Gaffer TapeAnz. 6
Laptop
NotenständerlampenAnz. 12
KleiderdampferAnz. 2
BügeleisenAnz. 2
KleiderbügelAnz. 80
HandspiegelAnz. 4
KleiderständerAnz. 6

Beleuchtung

TheaterscheinwerferAnz. 8
LED-ParspotsAnz. 6
LichtstativeAnz. 4
Lichtcontroller
StimmungsbeleuchtungAnz. 12

Dekoration

HintergrundvorhängeAnz. 3
DekorplattenAnz. 8
Eingangsschild
Wegweiser-SchilderAnz. 8
BlumensträußeAnz. 6
Blumen für KünstlerAnz. 8

Geschirr

WassergläserAnz. 220
WeingläserAnz. 220
KaffeetassenAnz. 120
ServierplattenAnz. 120
DesserttellerAnz. 220
GebäckgabelnAnz. 220
KaffeelöffelAnz. 120

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12
AusgießkannenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
Keks- und GebäckplattenAnz. 12
EtikettenhalterAnz. 20
AluminiumfolieAnz. 3
FrischhaltefolieAnz. 3

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
Besen und KehrblechAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 20
ReinigungshandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere Saal und Proberaum, bevor du Cast und Musiker endgültig bestätigst. Plane für Proben mehrere feste Zeitfenster ein und kläre, wann der Saal für Aufbau und Technik zugänglich ist.
Sammle technische Anforderungen nicht erst am Veranstaltungstag. Zeichne die Bühnenaufteilung mit Bühnenelementen, Orchesterstühlen, Notenpulten, Mikrofonen, Lautsprechern und Stromwegen mindestens 2 Wochen vorher.
Öffne den Ticketverkauf erst, wenn Sitzplätze, Einlass und Besucherliste feststehen. Aktualisiere die Liste bis 24 Stunden vor Beginn und erfasse dabei auch Ernährungswünsche für das Catering.
Lass Programmhefte und Beschilderung spätestens 3 bis 5 Tage vor der Aufführung drucken. Prüfe Namen, Rollen, Reihenfolge der Stücke und Wegweiser zweimal, weil Korrekturen am Aufführungstag kaum möglich sind.
Kühle Getränke erst nach der letzten Bestandsprüfung, aber früh genug für die benötigte Menge. Lege Noten, Kostüme, Namensschilder und Gaffer Tape am Vortag bereit und teste Licht, Mischpult sowie Funkmikrofone vor dem Einlass.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Opernaufführung organisieren?: Beginne mindestens 3 bis 6 Monate vorher, besonders wenn Saal, Ensemble und Musiker noch nicht feststehen. Technik, Ticketverkauf und Einladungen sollten spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin laufen.
Wann sollte der Saal für eine Opernaufführung reserviert werden?: Reserviere den Saal, sobald Datum und Programm grob feststehen, idealerweise 3 bis 6 Monate vorher. Kläre dabei sofort Probenzeiten, Aufbauzugang, Bestuhlung und die Nutzung von Bühne und Garderoben.
Wie viele Getränke braucht man für eine Opernaufführung?: Plane für den Empfang etwa 2 bis 3 Getränke pro Person in der ersten Stunde und zusätzlich Wasser für Ensemble, Musiker und Helfer ein. Die genaue Menge hängt von Veranstaltungsdauer, Pause und Catering ab; prüfe die Anmeldungen spätestens 3 Tage vorher.
Wann müssen Programmhefte und Tickets fertig sein?: Schließe den Inhalt des Programmhefts mindestens 7 Tage vor der Aufführung ab und gib den Druck 3 bis 5 Tage vorher frei. Der Ticketverkauf sollte spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin geöffnet werden, damit du Sitzplätze und Besucherliste planen kannst.

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