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Open-Air-Filmabend organisieren: die komplette Checkliste

Ein Open-Air-Filmabend braucht mehr Vorbereitung als eine normale Filmvorführung: Du musst Filmrechte und Genehmigungen klären, die Technik unter freiem Himmel testen und einen Ausweichplan für Regen haben. Beginne mehrere Wochen vorher mit Location, Film und Ausrüstung. In den letzten Tagen geht es um Anmeldungen, Einkauf und Wetter. Am Veranstaltungstag werden Gelände, Sitzplätze, Bild und Ton in einer festen Reihenfolge aufgebaut.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Filmrechte regeln

  • Genehmigung prüfen

  • Film auswählen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Schlechtwetterplan bestätigen

    2 Personen

  • Ausrüstung reservieren

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Filmdatei prüfen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Snacks portionieren

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Location inspizieren

    2 Personen

  • Gelände markieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Picknickdecken auslegen

    2 Personen

  • Bildschirm aufbauen

    2 Personen

  • Projektor anschließen

    2 Personen

  • Ton anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung anbringen

    2 Personen

  • Stromkabel sichern

    2 Personen

  • Cateringtisch einrichten

    2 Personen

  • Infotafel aufstellen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Testbild prüfen

    2 Personen

Event

  • Publikum empfangen

    3 Personen

  • Tickets kontrollieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Publikum zu den Sitzplätzen weisen

    2 Personen

  • Film ankündigen

  • Film starten

    2 Personen

  • Technik überwachen

  • Publikum verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Cateringtisch aufräumen

    2 Personen

  • Ausrüstung abbauen

    3 Personen

  • Stromkabel entfernen

    2 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Gelände reinigen

    3 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 6
  • StühleAnz. 50
  • PicknickdeckenAnz. 15
  • CateringtischAnz. 2
  • Klappstühle für das TeamAnz. 6

Ausstattung

  • Kinoleinwand
  • Beamer
  • Laptop
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • Mikrofon
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • KabelmattenAnz. 8

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4
  • LED-LaternenAnz. 8
  • TaschenlampenAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 70
  • TellerAnz. 70
  • BestecksetsAnz. 70
  • ServierschalenAnz. 10
  • AusgießkannenAnz. 4

Küche

  • KühlboxenAnz. 4
  • EisbehälterAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 2
  • ServierbesteckAnz. 10

Dekoration

  • Willkommensschild
  • WegweiserAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 8
  • FilmplakateAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • BesenAnz. 2
  • BlickfängerAnz. 2
  • Wischmopp

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere die Location und kläre die Filmrechte mindestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Prüfe außerdem, ob für die Vorführung eine Genehmigung nötig ist.
  • Teste Filmdatei, Laptop, Beamer, Leinwand und Lautsprecher spätestens am Vortag gemeinsam. Lege HDMI-Kabel, Verlängerungskabel und Kabelmatten bereit, damit die Technik abends nicht improvisiert werden muss.
  • Plane Sitzplätze nicht nur mit Stühlen: Lege zusätzlich Picknickdecken aus und rechne pro angemeldeter Person mit einem Sitzplatz. Für das Team brauchst du separate Klappstühle.
  • Kühle Getränke erst kurz vor Beginn und stelle Snacks portionsweise bereit. Kühlboxen, Eisbehälter, Becher, Teller und Servierbesteck werden häufig erst beim Aufbau vermisst.
  • Prüfe die Wettervorhersage 24 Stunden vorher und bestätige den Schlechtwetterplan. Kontrolliere am Veranstaltungstag zuerst den Untergrund, markiere das Gelände und baue danach Tische, Sitzplätze und Technik auf.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Open-Air-Filmabend organisieren?
Starte idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. In diesem Zeitraum lassen sich Location, Filmrechte, Genehmigungen und die benötigte Ausrüstung noch zuverlässig klären.
Wann sollte ich die Technik für einen Open-Air-Filmabend testen?
Teste die komplette Bild- und Tonstrecke spätestens 24 Stunden vorher und noch einmal beim Aufbau. Plane dafür mindestens 60 Minuten ein, einschließlich Kabeln, Stromversorgung und Lautstärke.
Wie viele Sitzplätze brauche ich für einen Open-Air-Filmabend?
Plane pro Anmeldung einen Sitzplatz und zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve. Kombiniere Stühle und Picknickdecken, damit auch Gruppen bequem zusammensitzen können.
Wann muss ich den Schlechtwetterplan festlegen?
Lege den Ausweichplan spätestens 24 Stunden vor Beginn fest und teile ihn den Angemeldeten mit. Eine letzte Wetterprüfung am Veranstaltungstag sollte mindestens 6 Stunden vor dem Start erfolgen.

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