Einen nachhaltigen Weihnachtsmarkt Schritt für Schritt organisieren

Ein nachhaltiger Weihnachtsmarkt steht und fällt mit einer frühen, klaren Planung. Lege zuerst Datum, Öffnungszeiten, Geländeaufteilung und die nötigen Anschlüsse fest, bevor du Standbetreiber einlädst. Danach folgen Genehmigungen, Anmeldungen, Programm, Helferplan und die Beschaffung von Mehrwegmaterial. Besonders oft werden Spülmöglichkeiten, Strom, Informationen für Aussteller und ein Schlechtwetterplan zu spät geregelt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Öffnungszeiten bestätigen
2 Personen
2
Standort und Geländeaufteilung festlegen
2 Personen
3
Genehmigungen und Sicherheitsvorschriften prüfen
2 Personen
4
Stromanschlüsse und Wasseranschluss reservieren
5
Standbetreiber einladen
2 Personen
6
Lokale Kreative und Wohltätigkeitsorganisationen ansprechen
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Standplätze zuweisen
2 Personen
9
Essenswünsche der Mitarbeitenden erfassen
10
Cateringmengen berechnen
2 Personen
11
Lieferanten und Einkäufe planen
2 Personen
12
Wiederverwendbare Materialien inventarisieren
2 Personen
13
Fehlende Materialien reservieren
14
Werbetext und Programm erstellen
2 Personen
15
Veranstaltung online veröffentlichen
16
Einladungen verschicken
2 Personen
17
Besucheranmeldungen bearbeiten
2 Personen
18
Route und Parkinformationen veröffentlichen
19
Informationen für Aussteller senden
20
Freiwillige einteilen
2 Personen
21
Dienstplan bestätigen
22
Wettervorhersage prüfen
23
Wettereinsatzplan an die Standbetreiber senden
24
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
25
Einkaufen gehen
3 Personen
26
Getränke und haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
27
Snacks vorbereiten
4 Personen
28
Gelände freimachen
4 Personen
29
Strom und Wasser anschließen
2 Personen
30
Partyzelte aufbauen
6 Personen
31
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
32
Standplätze markieren
2 Personen
33
Beleuchtung montieren
3 Personen
34
Dekoration aufhängen
3 Personen
35
Stand- und Wegweiser aufstellen
2 Personen
36
Kassen- und Zahlungsstelle einrichten
2 Personen
37
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
38
Getränke kalt stellen
2 Personen
39
Warmhaltegeräte testen
2 Personen
40
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
41
Mülltrennung einrichten
2 Personen
42
Toiletten kontrollieren und auffüllen
2 Personen

Event

43
Aussteller empfangen
3 Personen
44
Standbetreiber zu ihren Plätzen begleiten
3 Personen
45
Letzte Sicherheitsrunde durchführen
2 Personen
46
Besucher begrüßen
3 Personen
47
Programm und Lageplan verteilen
2 Personen
48
Heiße Getränke servieren
3 Personen
49
Snacks servieren
3 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Bestand und Kühlung kontrollieren
52
Mülleimer leeren
2 Personen
53
Benutztes Geschirr einsammeln
2 Personen
54
Geschirr abwaschen
2 Personen
55
Toiletten zwischendurch reinigen
56
Licht und Strom kontrollieren
57
Programmpunkte ankündigen
58
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
59
Letzte Besucher informieren
2 Personen
60
Aussteller ausladen lassen
3 Personen

Nachbereitung

61
Lebensmittel sicher verpacken
2 Personen
62
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
63
Geschirr und Materialien einsammeln
4 Personen
64
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
65
Partyzelte abbauen
6 Personen
66
Abfall getrennt entsorgen
3 Personen
67
Gelände reinigen
4 Personen
68
Toiletten endreinigen
2 Personen
69
Strom und Wasser abschalten
2 Personen
70
Materialien trocken lagern
3 Personen
71
Mehrweggeschirr abwaschen
3 Personen
72
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
73
Restbestand verstauen
2 Personen
74
Übergabe des Geländes prüfen
2 Personen
75
Fundgegenstände registrieren
76
Dankesnachricht an Standbetreiber senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 6
MessetischeAnz. 12
BiertischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 40
HockerAnz. 12
TischdeckenAnz. 12
KleiderständerAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
Wiederverwendbare BecherAnz. 180
Mehrweg-TellerAnz. 180
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 120
Wiederverwendbares BesteckAnz. 200
ServierlöffelAnz. 8
Zangen für HäppchenAnz. 6
SpülwanneAnz. 4

Dekoration

Hölzerne WegweiserAnz. 12
PreisschilderAnz. 80
KreidetafelnAnz. 10
KreidestifteAnz. 12
WeihnachtsbäumeAnz. 4
Holz-WeihnachtsdekorationAnz. 40
StoffgirlandenAnz. 12
Holz-WeihnachtssterneAnz. 20
WeihnachtskränzeAnz. 6
TischdekorationenAnz. 12

Ausstattung

HeißwasserkesselAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
SuppenkesselAnz. 3
WarmhalteplattenAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 12
Akku-LampenAnz. 8
KartenterminalsAnz. 3
PowerbanksAnz. 4

Küche

KochmesserAnz. 4
SchneidebretterAnz. 6
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 3
KellenAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
Aluminiumfreie BackblecheAnz. 4

Reinigung

Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 20
EimerAnz. 6
BesensetsAnz. 4
BodenabzieherAnz. 3

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 12
LED-LaternenAnz. 16
Wiederaufladbare KerzenAnz. 30
LeuchtpfeileAnz. 6
ErsatzbatterienAnz. 24

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Standort, Öffnungszeiten und Genehmigungen. Strom- und Wasseranschlüsse solltest du gleichzeitig reservieren, weil verfügbare Kapazitäten am Veranstaltungsort schnell vergeben sind.
Lade Standbetreiber, lokale Kreative und Wohltätigkeitsorganisationen frühzeitig ein und setze eine verbindliche Anmeldefrist, etwa 4 Wochen vor dem Markt. Erst danach lassen sich Standplätze und die Geländeaufteilung zuverlässig festlegen.
Plane Mehrwegbecher, Teller, Schüsseln und Besteck zusammen mit der Spülwanne. Rechne pro erwarteter Ausgabe mindestens einen Becher und Teller ein und kläre, wer während der Öffnungszeiten spült und sauberes Geschirr nachlegt.
Bereite Informationen für Aussteller spätestens 7 Tage vor dem Termin vor: Zufahrt, Parkroute, Standplatz, Aufbauzeit, Strombedarf und Wetterregelung. So kommen Rückfragen nicht erst beim Aufbau und fehlende Anschlüsse fallen noch rechtzeitig auf.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und verschicke dann den Wettereinsatzplan. Für warme Getränke und Speisen müssen Heißwasserkessel, Thermoskannen, Suppenkessel und Warmhalteplatten bereits beim Einkauf berücksichtigt sein.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen nachhaltigen Weihnachtsmarkt planen?: Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Genehmigungen, Anschlüsse und Standanmeldungen brauchen oft mehrere Abstimmungen; in der letzten Woche sollten nur noch Einkauf, Dienstplan und Aufbauinformationen offen sein.
Wie viele Mehrwegbecher braucht man für einen Weihnachtsmarkt?: Plane mindestens einen Becher pro erwarteter Ausgabe und zusätzlich etwa 20 Prozent Reserve ein. Bei 150 erwarteten Ausgaben sind das mindestens 180 Becher, sofern nicht laufend gespült wird.
Wann sollte man die Standplätze für den Weihnachtsmarkt vergeben?: Vergib die Standplätze etwa 4 Wochen vor dem Markt, sobald die wichtigsten Anmeldungen vorliegen. Schicke die endgültige Standübersicht zusammen mit Zufahrt, Aufbauzeit und Strominformationen spätestens 7 Tage vorher.
Was braucht ein nachhaltiger Weihnachtsmarkt bei schlechtem Wetter?: Lege spätestens 48 Stunden vorher fest, welche Stände unter Partyzelte wechseln, wie Wege gesichert werden und ob Öffnungszeiten angepasst werden. Informiere alle Standbetreiber danach sofort über denselben Wettereinsatzplan.

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