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Musikvortrag organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Musikvortrag steht und fällt mit zwei Dingen: einem klaren Ablauf und einer Technik, die vor Beginn getestet wurde. Plane zuerst Raum, Referent und Programm, danach Einladungen, Anmeldungen und Catering. In den letzten Tagen prüfst du Präsentation, Musikclips, Lizenzen und Sprecherinformationen. Am Veranstaltungstag bleiben Aufbau, Soundcheck, Anwesenheitsliste und die Orientierung vor Ort. Die Checkliste darunter führt dich durch alle 54 Aufgaben und 34 benötigten Gegenstände.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Datum und Uhrzeit bestätigen

  • Referent festlegen

  • Vortragsprogramm erstellen

    2 Personen

  • Präsentation und Musikclips sammeln

  • Musiklizenzen prüfen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Erinnerung an Besucher senden

  • Catering bestellen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Sprecherinformationen abstimmen

  • Präsentation technisch prüfen

    2 Personen

  • Musikdateien testen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Programme ausdrucken

  • Anwesenheitsliste drucken

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum lüften

  • Tische aufstellen

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Sprecherbereich einrichten

    2 Personen

  • Projektor und Leinwand aufstellen

    2 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Mikrofon testen

    2 Personen

  • Beleuchtung einrichten

  • Infotisch einrichten

    2 Personen

  • Kaffeestation vorbereiten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

  • Snacks vorbereiten

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

Event

  • Besucher empfangen

    2 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Programme ausgeben

  • Sprecher vorstellen

  • Musikstücke abspielen

  • Fragen aus dem Publikum moderieren

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Snacks auffüllen

  • Pause ankündigen

  • Abschluss ankündigen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geräte abbauen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Materialien inventarisieren

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 60
  • Rednertisch
  • Rednerpult
  • Infotisch

Ausstattung

  • Laptop
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • Kabelloses Mikrofon
  • Mikrofonständer
  • Audiomischpult
  • AudiokabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 60
  • GläserAnz. 60
  • TortenplattenAnz. 60
  • KaffeelöffelAnz. 60
  • ServierplattenAnz. 6

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • EiswürfelbehälterAnz. 2

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 6
  • NamensschildhalterAnz. 60
  • WegweiserAnz. 6
  • Rednerpult

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • Handfeger und Kehrblech
  • Besen
  • Wischmopp und Eimer

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Programm und Musikclips spätestens 14 Tage vor dem Termin fest. So bleibt Zeit, fehlende Dateien zu ersetzen, Sprecherinformationen abzustimmen und die Musiklizenzen zu prüfen.
  • Teste Laptop, Projektor, Leinwand, Lautsprecher, Mikrofon und Audiokabel nicht erst beim Einlass. Plane am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten für Aufbau und Soundcheck ein.
  • Schicke die Einladung etwa 3 bis 4 Wochen vorher und eine Erinnerung 2 bis 3 Tage vor dem Musikvortrag. Frage bei der Anmeldung direkt nach Ernährungswünschen, damit das Catering passend bestellt wird.
  • Drucke Anwesenheitsliste, Programme und Namensschilder am Vortag aus. Bereite außerdem Wegweiser und Namensschildhalter vor – beides wird bei kleineren Vorträgen leicht vergessen.
  • Stelle Wasser, Kaffeetassen, Gläser und Serviergeschirr vor dem Einlass bereit. Rechne bei einer zweistündigen Veranstaltung mit mindestens einer Trinkmöglichkeit pro Person und halte Thermoskannen für Nachschub bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Musikvortrag organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. In diesem Zeitraum lassen sich Location, Referent, Programm, Einladungen, Anmeldungen und Catering ohne Zeitdruck koordinieren.
Wann sollte die Technik für einen Musikvortrag getestet werden?
Teste Präsentation und Musikdateien spätestens am Vortag vollständig. Zusätzlich solltest du am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten für den Aufbau, den Anschluss der Audiotechnik und einen kurzen Soundcheck einplanen.
Wie viele Personen passen in den Raum für einen Musikvortrag?
Plane pro Person ungefähr 1,2 bis 1,5 Quadratmeter ein, wenn Sitzplätze, Tische und ein Sprecherbereich benötigt werden. Bei 40 Gästen brauchst du damit etwa 48 bis 60 Quadratmeter nutzbare Fläche.
Wann soll ich die Einladungen zum Musikvortrag verschicken?
Verschicke die Einladungen 3 bis 4 Wochen vor dem Termin und setze einen Anmeldeschluss etwa 7 Tage vorher. Eine Erinnerung 2 bis 3 Tage vor der Veranstaltung reduziert vergessene Zusagen und Absagen.

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