Musicalcamp organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Musicalcamp braucht mehr als einen Probenplan. Vor dem Start müssen Anmeldungen, Einverständniserklärungen, Notfallkontakte und Ernährungswünsche vollständig vorliegen. Gleichzeitig brauchen die Gruppen passende Proberäume, Skripte, Musik, Kostüme und Requisiten. Plane außerdem Zeit für einen Techniktest und den Aufbau ein: Mikrofone, Mischpult, Beleuchtung und Bühnenbereich sind am ersten Camp-Tag sonst schnell ein Engpass.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Location reservieren
Proberäume reservieren
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Einverständniserklärungen einsammeln
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Notfallkontakte überprüfen
2 Personen
Teilnehmerlisten ausdrucken
Skripte drucken
2 Personen
Rollenverteilung vorbereiten
2 Personen
Musikdateien sammeln
Probenplan drucken
Kostüme auswählen
3 Personen
Requisiten sammeln
3 Personen
Technik testen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Kostüme waschen und sortieren
2 Personen
Dekoration vorbereiten
3 Personen
Materialien einpacken
2 Personen

Event

Räume öffnen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Proberäume einrichten
3 Personen
Bühnenbereich freimachen
3 Personen
Tonanlage und Mikrofone aufstellen
3 Personen
Licht und Strom testen
2 Personen
Empfangstisch bereitstellen
2 Personen
Teilnehmende empfangen
3 Personen
Namensaufkleber verteilen
2 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Campregeln erläutern
2 Personen
Stimm- und Bewegungsaufwärmung anleiten
3 Personen
Rollen und Skripte verteilen
2 Personen
Szenen proben
6 Personen
Pausengetränke bereitstellen
2 Personen
Pausensnacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kostüme anprobieren
4 Personen
Requisiten bereitlegen
3 Personen
Mahlzeit servieren
4 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Vorführungsraum vorbereiten
4 Personen
Technik-Durchlauf durchführen
6 Personen
Publikum empfangen
3 Personen
Musicalaufführung durchführen
8 Personen
Applausmoment begleiten
2 Personen
Kleidung und Requisiten zurückbringen
4 Personen
Letzte Getränkerunde servieren
2 Personen
Teilnehmer sicher abreisen lassen
3 Personen

Nachbereitung

Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Räume reinigen
4 Personen
Technik abbauen
3 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Materialien prüfen und einpacken
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Kostüme waschen und verstauen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 45
KleiderständerAnz. 4
KlappischeAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 50
TellerAnz. 45
BestecksetsAnz. 45
ServierschalenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 6

Küche

KühlboxenAnz. 3
WasserkannenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 3
SchneidebretterAnz. 3
KochmesserAnz. 3
MessbecherAnz. 2
Kaffeemaschine
WasserkocherAnz. 2

Ausstattung

Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
Mischpult
Laptop
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 5
Gaffer TapeAnz. 4
NotenständerAnz. 6
USB-SticksAnz. 3

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 4
LichterkettenAnz. 3

Dekoration

HintergrundtücherAnz. 3
GirlandenAnz. 8
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
BühnenschilderAnz. 6
Dekorative BoxenAnz. 8
RequisitenkistenAnz. 4
HandspiegelAnz. 6
KostümaccessoiresAnz. 30
KleiderbügelAnz. 50
NamensaufkleberAnz. 50
Wasserfeste StifteAnz. 12
PapiertischdeckenAnz. 8

Reinigung

SpülbeckenAnz. 2
PutzeimerAnz. 3
BesenAnz. 2
BodenabzieherAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Programm zuerst fest und reserviere danach sofort die Location und die Proberäume. Für mehrere Gruppen brauchst du mindestens einen klar benannten Raum je paralleler Probe.
Fordere Einverständniserklärungen, Notfallkontakte und Ernährungswünsche mit der Anmeldung an. Prüfe die Angaben spätestens 7 Tage vor Beginn und drucke die Teilnehmerlisten zusätzlich aus.
Bereite Rollenverteilung, Skripte, Musikdateien und den Probenplan vor dem Camp vor. Drucke pro Teilnehmer ein Skript und halte einige zusätzliche Exemplare für Änderungen bereit.
Teste Tonanlage, Funkmikrofone, Mischpult, Laptop und Lautsprecher mindestens 1 Tag vorher gemeinsam. Klebe Verlängerungskabel mit Gaffer Tape ab und lege Ersatzbatterien für die Mikrofone zurück.
Sortiere Kostüme und Requisiten nach Rollen und verpacke sie getrennt. Stelle am ersten Tag zuerst Tische, Stühle, Kleiderständer und den Bühnenbereich auf, bevor die Dekoration beginnt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Musicalcamp organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Reserviere die Proberäume direkt danach, damit der Probenplan nicht von verfügbaren Räumen abhängt.
Was muss vor einem Musicalcamp von den Teilnehmern vorliegen?: Sammle mit der Anmeldung die Einverständniserklärung, Notfallkontakte und Ernährungswünsche ein. Prüfe alle Angaben spätestens 7 Tage vor dem Start und aktualisiere die Teilnehmerliste bei Änderungen.
Wann sollte die Technik für ein Musicalcamp getestet werden?: Führe den vollständigen Test von Mikrofonen, Mischpult, Laptop, Lautsprechern und Beleuchtung mindestens 24 Stunden vor Beginn durch. So bleibt Zeit, fehlende Kabel oder Batterien zu ersetzen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau am ersten Camp-Tag?: Plane mindestens 60 bis 90 Minuten für Räume, Tische, Stühle, Proberäume, Bühnenfläche und Technik ein. Kostüme und Requisiten sollten bereits sortiert und verpackt bereitstehen.

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