Museumsgarten-Picknick organisieren: die komplette Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Kläre die Reservierung des Museumsgartens und die Hausordnung möglichst 4 bis 6 Wochen vorher. Prüfe dabei auch Zugang, erlaubte Aufbauten und Vorgaben für Catering und Abfall.
• Verschicke die Einladungen früh und setze eine Anmeldefrist von etwa 10 bis 14 Tagen. Erfasse neben der Personenzahl auch Ernährungswünsche, damit Diätmahlzeiten separat verpackt werden können.
• Plane Getränke nicht nur nach der Gesamtzahl, sondern nach dem Ablauf: Für die erste Stunde rechnest du mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person, danach mit ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Kühlboxen und Getränke solltest du spätestens am Vortag kühlen.
• Prüfe die Wettervorhersage erneut 24 Stunden vor dem Picknick und bestätige dann den Schlechtwetterplan. Partyzelte, Picknickdecken und zusätzliche Sitzplätze müssen so eingeplant sein, dass der Aufbau bei wechselhaftem Wetter nicht improvisiert wird.
• Bereite Wegweiser, Eingangsschilder sowie Erste-Hilfe- und Kontaktdaten vor dem Aufbau vor. Stelle Geschirr, Besteck und Servierutensilien gesammelt an den Buffettischen bereit, damit die Ausgabe nicht durch Nachsuchen unterbrochen wird.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Museumsgarten für ein Picknick reservieren?

Am besten reservierst du den Museumsgarten 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Bei größeren Gruppen oder festen Aufbauten solltest du zusätzlich Genehmigung und Hausordnung früh prüfen.

Wann sollte ich die endgültige Gästeliste für das Museumsgarten-Picknick erstellen?

Setze die Anmeldefrist 10 bis 14 Tage vor dem Picknick und erstelle danach die endgültige Gästeliste. So kannst du Cateringmengen, Diätmahlzeiten und Sitzplätze verbindlich planen.

Wie viele Getränke brauche ich für ein Picknick im Museumsgarten?

Rechne im ersten Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und anschließend mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Kaufe die Getränke spätestens am Vortag und kühle sie rechtzeitig in Kühlboxen.

Wann sollte man die Wettervorhersage für das Picknick prüfen?

Prüfe die Vorhersage zunächst einige Tage vorher und erneut 24 Stunden vor dem Termin. Dann bestätigst du den Schlechtwetterplan und entscheidest, wie Partyzelte und Sitzplätze aufgebaut werden.

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